Word使用技巧大全Word文档格式.docx

Word使用技巧大全Word文档格式.docx

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操作步骤如下：

1.在Word2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。

2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。

3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。

7、一次性完成文档中的所有样式设置

Word2007内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。

只要用户选择了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。

操作如下：

1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。

2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示在您的面前。

3.用鼠标指针滑过每个样式集，用户就可以直接在文档中预览其应用后的效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。

8、利用主题让文档焕然一新

Word中提供的全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。

1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。

2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。

3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。

9、眩目封面立即呈现

Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选择。

1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封面库”。

“封面库”以图示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。

2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的文档内容会自动后移。

3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。

10、利用文档部件实现内容的再利用

利用Word中提供的“文档部件”就可以将固定不变或不经常改变的内容作为一个单独部件存储并方便以后再次使用。

具体操作方法如下：

1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。

2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。

3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。

4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。

11、使用更快捷的方法为文档插入目录

1.将光标定位在要插入目录的位置。

2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”

3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

12、将文档共享给没有安装微软Office的用户

将Word2007文档以丝毫不变的风格发送给没有安装MicrosoftOffice程序的用户浏览，只要将该文档转换为PDF文件格式进行保存将。

1.在Word中打开要发布的文档。

2.在Word2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】——>

【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。

3.为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。

13、快速访问自己最常用的功能

“快速访问工具栏”。

1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？

通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。

2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。

3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。

这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。

14、轻松插入数学公式

在内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在你插入公式后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在你面前。

1.将光标定位在要插入公式的位置。

2.切换到“插入”选项卡，并在“符号”组中单击【公式】按钮，打开“公式库”。

3.浏览“公式库”中的内置公式，并选择一个要将其插入到文档中的公式。

4.当插入该公式后，公式的“设计”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，这时候可以利用该选项卡中的工具对当前公式进行随意编辑。

15、给文档加水印说明

Word2007内置的“水印库”已经为用户准备好了若干个现成的水印。

当然，你也可以利用水印来装裱文档，使之更加美观。

1.切换到“页面布局”选项卡，并在“页面背景”组中单击【水印】按钮，打开“水印库”。

2.“水印库”以图示的方式罗列了内置的水印效果，用户只需单击其中一个符合要求的水印，它就会立刻被应用到当前文档的所有页面之中。

16、让文档中的图片更加吸引眼球

在Word2007中，用户对图片最终效果的控制能力远不止这些，全新的三维效果可以让图片迅速变得更加吸引眼球。

1.切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击【图片】按钮，打开“插入图片”对话框，然后从中选择要插入的图片，并单击【插入】按钮，图片就会被插入到文档中，这一点大家应该都很熟悉。

2.图片插入后，针对图片处理的“格式”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，然后，你可以从“图片样式库”中选择一种内置的图片样式，每个图片样式都包含了图片的形状、边框和效果这3种属性，随意调整。

3.为了对该图片样式的三维效果进行修改，单击【图片效果】按钮，并在下拉菜单中将鼠标指针指向【三维旋转】，然后从“三维旋转库”中选择一种内置的三维旋转效果即可。

17、如何告知他人这是最终版本的文档

使用全新的“标记为最终状态”功能就能告知他人这是最终版本的文档。

1.打开或新建一个Word2007文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作为最终版本。

2.单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】——>

【标记为最终状态】命令。

3.执行该命令之后，Word2007会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。

只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标.

18、快速创建与格式化表格

1.在Word中插入表格，首先切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并在下拉菜单的“插入表格”区域中以滑动鼠标的方式指定表格的行列数目，确定后单击即可将指定行列数目的表格插入到文档中

2.完成自己的表格填充工作。

3.确保光标仍处于表格范围之内，并在表格的“设计”选项卡的“表样式”组中，通过实时预览方式为表格指定内置的样式，表格迅速变得美观很多。

19、保存常用的表格到“快速表格库”

Word中其实提供了一种更加快速创建常用表格的方法——“快速表格库”功能，该表格库现已包含了若干个创建好的表格模板，另外也可以将自己制作好的常用表格加入到该表格库中，以便随时快速调用。

1.在包含常用表格的文档中，单击该表格左上角来选中整个表格。

2.切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并从下拉菜单中执行【快速表格】——>

【将所选内容保存到快速表格库】命令。

3.在打开的“新建构建基块”对话框中，为该表格设置“名称”属性，并单击【确定】按钮，表格就迅速被添加到“快速表格库”中了。

4.每当需要插入该表格时，只需打开“快速表格库”并从中单击它即可。

20、在Word2007模板中修改样式

第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮；

　　第2步，在打开的“样式”窗格中右键单击需要修改的样式，并在打开的快捷菜单中选择“修改”命令；

　　第3步，打开“修改样式”对话框，根据实际需要对该样式的名称、格式等项目进行修改，然后选中“基于该模板的新文档”单选框，并单击“确定”。

21、在Word2007“管理样式”对话框中修改样式

第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮；

第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“编辑”选项卡。

在“选择要编辑的样式”列表中选择需要修改的样式，然后单击“修改”按钮；

　　第4步，在打开的“修改样式”对话框中根据实际需要重新设置该样式的格式，并单击“确定”按钮；

第5步，返回“管理样式”对话框，选中“基于该模板的新文档”单选框，并单击“确定”按钮，如图所示。

22、巧妙去除Word2007页眉中碍眼的横线

　使用Word2007编辑文档时，如果给文档加上页眉又去掉后，页眉中的那条横线却仍然存在着。

该如何将其去掉呢？

　　方法如下：

　　双击文档中的任意页面的页眉，使页眉处于编辑状态;

在“开始”选项卡，单击“样式”组的对话框启动器；

　　在“样式”窗口，指向“页眉”，并单击其后出现的三角箭头，再单击“修改”；

　　在“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，再单击“边框”；

在

　　“边框”选项卡的“设置”标题下，单击“无”；

两次单击“确定”按钮，依次关闭对话框。

23、内置工具帮你进行四则运算

　　一、请“计算”出山，方法如下：

　　1.右键单击快速访问工具栏，然后从快捷菜单中单击“自定义快速访问工具栏”。

　　2.在“从下列位置选择命令”框中，单击“不在功能区中的命令”，然后在下面的命令行表中，找到并单击“计算”，再单击“添加”按钮。

3.“确定”按钮。

至此，“计算”按钮就出现在快速访问工具栏中了。

　　二、“计算”的作用

　　在Word2007文档中，“计算”工具将所选内容看作一个数学表达式并计算其结果，然后在状态栏显示结果，同时将结果复制到“剪贴板”中。

“计算”工具仅能够进行简单的四则运行，提醒大家其支持的运行符按优先级别排列如下：

　　1.（）——括号，支持嵌套。

　　2.^——乘幂运算，如（3^2）。

　　3.*、/——乘法、除法运算，如3*3、3/3。

　　4.-、+——减法、加法运算，如3-1，3+1。

　　三、“计算”的使用

　　比如，可以在文档中键入算式“44^（2/3）+989*7-956”，然后选中这个算式，再单击快速访问工具栏中的“计算”按钮即可在状态栏左端看到计算结果。

由于该结果已经被复制到“剪贴板”中，所以你还可以使用“粘贴”命令将计算结果插入到文档中呢!

24、轻松删除首页页码

例如：

我们制作的文档首页（第一页）为封面，不希望首页上有页码，文档编号实际上从第二页开始的，下面我们就来看看Word2007中是如何解决这一问题的。

打开Word2007，切换选项卡为“插入”。

Word2007中一共内置了24套模版供选择。

点击“页脚”，系统会自动显示内置的“页脚”模版预览，任意选择所需即可，如图1。

图1

现在“页码”就成功插入了，文档首页被标记为1，这样的结果并不意外，接下来我们就来去除首页的页码。

不要关闭“页眉和页脚工具”（如果已经关闭，双击页眉、页脚即可打开），在“选项”中勾选“首页不同”，可以看到首页的页码编号已经不复存在了，如图2。

图2

设置到这里还没完，首页页码虽然删除了，但是Word文档第二页的页码依然标记为2，而我们需要它的编号为1，我们还需要做设置修改。

继续停留在“页眉和页脚工具”，鼠标点击“页码”，在下列菜单中选择“设置页码格式”，如图3。

图3

进入“页码格式”对话框，设置“页码编号”，将“起始页码”的值设置为0，点击“确定”完成，如图4。

图4

25、将Ribbon最小化

Office2007界面上最大的变化就是使用了它称为“Ribbon”。

它替代了传统的菜单和工具条，并将你所需要的所有东西都组织到了各个选项卡中。

在Word中所具备的选项卡包括：

开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅和视图。

所有的东西都被分散到这些选项卡中，这样你就能够更容易地找到它们。

将“Ribbon”最小化，只留下选项卡的选项。

方法：

在Ribbon中任何地方点击鼠标右键，勾选“功能区最小化”即可，如图2所示：

要返回原先的状态，同样只需要在上面点击右键并选择相同的选项即可。

26、显示标尺

查看标尺方法：

点击滚动条上方的一个小的标尺图标，只要点击它之后，标尺就会显现；

如果再一次点击，标尺则会消失。

要获得缩略图，先点击“视图”选项卡，接着在“显示/隐藏”这部分上面找到“缩略图”，将其之前的钩选框选中。

选中之后，新的窗格就会出现在屏幕的左边，里面会有文档中每页的缩略图。

这样就很方便你在其中进行导航，因为每个缩略图都是可点击的。

当你点击一个缩略图的时候，在主页面中就会显示出当页的文档。

27、在Word2007样式列表中排列样式顺序

通常情况下，Word2007中的样式会按照样式名称首字母的顺序进行排列，用户可以根据实际需要按推荐排列样式，操作步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮；

第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“推荐”选项卡。

在样式列表中可以看到每种样式左侧都有一种推荐等级。

选中需要改变推荐等级（即改变排列顺序）的样式，然后单击“上移”、“下移”、“置于最后”或“指定值”按钮改变推荐等级。

设置完毕单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“样式”窗格，单击“选项”按钮，如图所示。

第5步，在打开的“样式窗格选项”对话框中单击“选择列表的排序方式”下拉三角按钮，在打开的排序方式列表中选择“按推荐”选项，并单击“确定”按钮即可改变样式排列顺序，如图所示。

28、在Word2007中显示和隐藏样式

用户可以通过在Word2007中设置特定样式的显示和隐藏属性，以确定该样式是否出现在样式列表中。

在Word2007中显示和隐藏样式的步骤如下所述：

第1步，打开Word文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮；

　　第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，如图所示。

在样式列表中选中一种样式，然后单击“显示”、“使用前隐藏”或“隐藏”按钮设置样式的属性。

其中设置为“使用前隐藏”的样式会一直出现在应用了该样式的Word文档样式列表中。

完成设置单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“样式”窗格，单击“选项”按钮；

　　第5步，在打开的“样式窗格选项”对话框中，单击“选择要显示的样式”下拉三角按钮。

然后在打开的列表中选择“推荐的样式”，并单击“确定”按钮，如图所示。

29、更改MicrosoftOfficeWord2007默认保存格式为doc文档

MicrosoftOfficeWord2007默认保存格式为docx文档，不过低版本的Word（比如Word2003）却必须通过安装兼容补丁后才能识别，通过以下步骤可以实现默认保存格式更改为doc文档：

打开Word2007，新建一空白文档，不要输入任何内容，依次点击左上角的MicrosoftOffice2007徽标→“Word选项”→“保存”→“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档（*.doc）”（如图），“确定”后退出，再关闭该空白文档，以后所有新建文档默认保存格式即更改为.doc文档。

30、MicrosoftOfficeWord2007中添加快速打印按钮

通过自定义的方法在快速访问工具栏中添加“快速打印”按钮（如图），当然还可以根据需要添加“打印预览”等其它按钮。

31、在Word2007中使用“重复”功能

“重复”功能可以在Word2007中重复执行最后的编辑操作，例如重复输入文本、设置格式或重复插入图片、符号等。

用户可以单击“快速访问工具栏”中的“重复”按钮，也可以按下Ctrl+Y组合键执行“重复”操作，如图所示。

小提示：

“重复”按钮和“恢复”按钮位于“快速访问工具栏”的相同位置，会根据用户的操作自动转换。

其中“恢复”按钮是一个向下指向的弧形箭头，“重复”按钮是一个向上指向的弧形箭头。

“重复”和“恢复”功能的快捷键都是Ctrl+Y，两者不可同时使用。

32、在Word2007中拖动文本进行移动或复制

跟Word以前的版本一样，在Word2007中同样可以通过拖动的方式移动或复制文本，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007文档，选中想要移动或复制的文本；

　　第2步，将鼠标指针指向被选中的文本区域，按住左键拖动文本到目标位置；

　　小提示：

如果想要复制被选中的文本，则需要在按住Ctrl键的同时拖动文本；

第3步，将被选中的文本移动或复制到目标位置后松开鼠标左键即可（如果在拖动文本的同时按住Ctrl键，则需要同事释放Ctrl键）。

33、在Word2007文档中使用主题

在Word2007中打开Word97文档或Word2003文档，则无法使用主题，而必须将其另存为Word2007文档才可以使用主题。

在Word2007文档中使用主题的步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，切换到“页面布局”功能区，并在“主题”分组中单击“主题”下拉三角按钮；

　　第2步，在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。

当鼠标指向某一种主题时，会在Word文档中显示应用该主题后预览效果；

如果希望将主题恢复到Word模板默认的主题，可以在“主题”下拉列表中单击“重设为模板中的主题”按钮，如图所示。

34、在Word2007文档中显示或隐藏段落标记

默认情况下，Word2007文档中始终显示段落标记。

用户需要进行必要的设置才能在显示和隐藏段落标记两种状态间切换，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007文档窗口，依次单击Office按钮→“Word选项”按钮，如图所示。

第2步，在打开的“Word选项”对话框中切换到“显示”选项卡，在“始终在屏幕上显示这些格式标记”区域取消“段落标记”复选框，并单击“确定”按钮，如图所示。

　　第3步，返回Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“段落”分组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，从而在显示和隐藏段落标记两种状态间进行切换，如图所示。

35、为不同章节分别设置页眉

　需要用到分隔符，为了说明方便，我们需要先设置一下，让Word2007的“格式标记”显示出来。

点击左上角的Office2007按钮，选择底端的“Word选项”，如下图。

勾选“显示所有标记”。

　　现在我们在第一章（这里就是第一页）的结束部分点击“页面布局”－“分隔符”－“分节符下一页”。

　　因为刚才我们设置了所有标识可见，现在我们可以在页面上看到“分页符（下一页）”的标识。

36、调整表格列宽

　按下“Ctrl”后再用鼠标调整列边线：

结果是在不改变整体表格宽度的情况下，调整当前列宽。

当前列以后的其它各列，依次向后进行压缩，但表格的右边线是不变的，除非当前列以后的各列已经压缩至极限。

　　按下“Shift”后再用鼠标调整列边线：

效果是当前列宽发生变化但其它各列宽度不变，表格整体宽度会因此增加或减少。

　　而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠标调整边线：

效果是在不改变表格宽的情况下，调整当前列宽，并将当前列之后的所有列宽调整为相同。

但如果当前列之后的其它列的列宽往表格尾部压缩到极限时，表格会向右延。

37、快速添加单元格编号

　　选中要添加编号的各单元格（如果单元格不连续，可以按下“Ctrl”键进行选取），然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组“编号”按钮右侧的小三角形按钮，在弹出的列表中选择一种编号格式就可以为选中的单元格添加编号了，如图所示

也许您已经从上图中看到了。

新添加的编号即使我们点击“居中”按钮后也很难在单元格中水平居中。

不过不要紧。

选中这些单元格，点击“段落”功能组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框。

单击对话框左下角“制表位”按钮，在打开的“制表位”对话框中点击“全部清除”按钮，再将右上角“默认制表位”的数字调整为最小，确定后就可以轻松地将编号水平居中了，如下图所示

38、调整单元格内字符与边框距离

　　单元格内的字符与边框在默认情况下有一定的距离，这会增加表格的美感。

但有时它会妨碍我们在单元格内放下更多的文字，尤其是单元格的高度和宽度均被固定的情况下。

要想调整字符与边框的距离，只要如此这般：

　　选中要调整的单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中点击“单元