办公室职责及办公室各岗位说明书文档格式.docx
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4
印信管理
▪负责公司党政印章、法人章和有关证照管理
5
外事公关
▪负责公司与政府部门及相关机构的外联工作
▪负责公司对外公务访问安排和公务接待工作
▪协助公司相关部门负责对外重要活动的策划工作
▪负责公司因公出国（境）事务管理工作
6
信访维稳
▪负责公司信访管理工作
▪负责公司治安内保、维护稳定和应急管理工作
7
后勤管理
▪负责公司机关办公类固定资产的申报、采购、保管、维护、使用及报废管理工作
▪负责公司机关建构筑物的管理工作，监督指导司属单位建构筑物的管理工作
▪负责公司机关办公用品、低值易耗品的申报、采购、保管和发放管理工作
▪负责公司通讯、交通、招待、办公等费用的审核等管理工作
▪负责公司报刊、图书和杂志的分发管理工作
⏹负责公司员工生活后勤管理工作
⏹负责公司公务车辆管理工作
⏹负责协调公司机关物业管理工作
8
档案管理
▪负责公司档案管理工作
▪负责指导司属单位档案工作
部门基础管理
▪负责制定和落实部门工作计划
▪负责制定和执行部门年度费用预算
▪负责部门员工考勤及考核评定工作
▪负责部门员工教育培训工作
10
督察督办
▪负责公司督察制度建设，研究制定公司年度督察工作计划、专项督察方案及效能监察工作方案等，研究督察成果运用，提出分类处置意见
▪对贯彻公司重大决策部署、重点工作任务和执行公司规章制度的情况进行督察督办
▪负责对公司所属各单位生产经营目标、任务指标完成及管理水平提升等事项进行效能监察
▪对干部职工反映强烈的问题和公司党委交办的其他重要事项进行督察督办
▪负责督察工作的信息收集、调查研究，以及督察事项的总结、整理及资料的归档工作
▪定期向公司党委报告督察工作，跟踪各单位整改落实情况，研究处理督察工作中的其他重要事项
部门协作关系
内部协调关系
本公司机关各部室及所属单位
外部协调关系
政府部门、各类社会机构、集团及其所属单位
备注：
（二）岗位说明书
1、主任
基本信息
岗位名称
主任
所在部门
岗位序列
职能管理
岗位编码
汇报关系
直接下级
副主任及部门所属员工
岗位目的
全面负责部门管理工作
岗位职责
⏹组织贯彻落实公司的相关政策和重要工作部署，监督指导司属单位办公室工作
⏹组织制定行政管理规章制度，督促检查制度的贯彻执行
▪协调所属各单位、机关各部门之间的工作关系
▪负责实施公司重大决策和重要工作指令的下达，监督检查贯彻执行情况
▪负责为公司领导日常行政和事务提供工作服务
▪搜集整理公司所需信息资料，提供决策参考
▪负责公司保密管理工作
⏹负责部门相关安全教育、安全管理计划、实施安全工作责任制和安全事故问责制，消除办公室工作的安全隐患。
⏹负责公司会议的筹备和组织工作
⏹负责公司党政联席会、总经理办公会、党委会及有关重要会议组织工作
⏹负责指导员工做好会议后勤保障工作
⏹负责指导员工做好公司重要文件、讲稿等综合文字材料的起草和审核工作
⏹负责公司收文拟办意见及发文核稿工作，指导监督部门人员收发传阅各类文件
⏹按照公司发展要求，负责适时组织开展调查研究
⏹指导和监督员工妥善保管公司党政印章、法人章、有关证照；
严格印章、证照使用管理
⏹负责公司与政府部门及相关机构的外联工作
⏹负责指导员工做好对外公务访问安排和来访人员接待工作
⏹负责指导员工协助公司相关部门组织对外重要活动及企划、公关活动
⏹负责指导员工做好公司因公出入境事务管理工作
⏹指导员工受理来信和来电，接待来访，跟踪督促信访事项的处理
⏹负责公司防范、处置群体性事件等维护稳定工作
⏹负责指导员工做好公司机关办公固定资产的申报、采购、保管、维护、使用及报废等管理工作，建立台账和统计制度
⏹负责公司机关建构筑物的管理工作，监督指导司属单位建构筑物的管理工作
⏹负责指导员工做好公司机关办公用品、低值易耗品的申报、采购、保管和发放等管理工作，建立台账制度
⏹负责指导员工做好通讯、交通、招待、办公等费用的审核等管理工作
⏹负责指导员工做好公司各类办公设备协调配置管理及后勤保障工作
⏹负责指导员工做好来信、来件接收及分发，报刊、图书和杂志的分发
⏹负责指导员工做好公司机关食堂的管理工作
⏹负责指导员工做好公司公务车辆管理，做好关驾驶员的日常管理和安全教育
⏹负责指导员工做好公司机关保卫及物业方面的管理工作
⏹负责指导员工做好公司机关档案的收集、整理、归档、保存和使用等管理工作
⏹负责指导员工做好保密管理工作
⏹制定部门工作计划、目标和任务，并执行和落实
⏹制定部门年度费用预算，并做好费用支出的审核、监督等管理工作
⏹负责部门员工考勤及考核评定工作
⏹制定部门员工培训计划，落实员工培训工作
其他
⏹完成领导交办的其他工作
关键绩效指标
行政管理制度及流程完成情况、日常公务活动安排质量、行政事务差错次数、重大工作失误率等
任职资格
学历及专业
大学本科及以上学历，行政管理或经济类相关专业
资格认证
政工或经济类中级专业技术资格及以上
工作经验
▪10年及以上相关岗位工作经验
▪5年及以上部门管理经验
知识要求
▪熟悉国家法律法规及相关政策
▪具有企业管理、公共关系管理、行政管理等方面的知识
技能素质要求
▪具有良好的政治素质、道德品质和工作责任感
▪具备较强的组织、沟通、协调能力和强烈的敬业精神
▪有良好的公文写作及复杂事务处理能力
▪熟练应用办公软件
特殊工作环境
签字确认
任职者
日期
声明：
本说明书可作为员工劳动合同的一部分，旨在说明岗位目前的职责及对任职者的要求。
公司保留变更岗位工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
2、副主任
副主任
部门所属员工
协助主任负责部门管理工作
⏹负责协助主任组织贯彻落实集团公司的相关政策和重要工作部署
⏹负责协助主任组织制定行政管理规章制度，督促检查制度的贯彻执行
▪负责协助主任协调所属各单位、机关各部门之间的工作关系
▪负责协助主任实施公司重大决策和重要工作指令的下达，监督检查贯彻执行情况
▪负责搜集整理公司所需信息资料，提供决策参考
⏹协助主任负责公司保密管理工作
⏹协助主任负责相关安全教育、安全管理计划、实施安全工作责任制和安全事故问责制，消除办公室工作的安全隐患。
▪协助主任负责公司会议的筹备和组织工作
▪协助主任负责公司党政联席会、总经理办公会、党委会及有关重要会议组织工作，并做好会议记录，起草会议纪要
▪负责会议后勤保障工作
▪负责做好公司重要文件、讲稿等综合文字材料的起草和审核工作
负责文件的收发、传阅、督办工作
▪负责指导员工妥善保管公司党政印章、法人章、有关证照；
▪协助主任负责公司与政府部门及相关机构的外联工作
▪负责做好对外公务访问安排和来访人员接待工作
▪负责协助公司相关部门组织对外重要活动及企划、公关活动
▪负责公司因公出入境事务管理工作
▪负责受理来信和来电，接待来访，跟踪督促信访事项的处理
▪协助主任负责公司防范、处置群体性事件等维护稳定工作
▪协助主任负责做好公司机关办公性固定资产的申报、采购、保管、维护、使用及报废申请工作，建立台账和统计制度
▪协助主任负责公司机关建构筑物的管理工作，监督指导司属单位建构筑物的管理工作
▪协助主任负责做好公司机关办公用品、低值易耗品的申报、采购、保管和发放等管理工作，建立台账制度
▪协助主任负责做好通讯、交通、招待、办公等费用的审核等管理工作
▪协助主任负责做好公司各类办公设备协调配置管理及后勤保障工作
▪协助主任负责做好来信、来件接收及分发，报刊、图书和杂志的分发
⏹协助主任负责做好公司员工生活管理工作
⏹协助主任负责做好公司公务车辆管理，做好关驾驶员的日常管理和安全教育
⏹协助主任负责做好公司机关保卫及物业等方面的管理工作
▪协助主任负责做好公司机关档案的收集、整理、归档、保存和使用管理工作
▪协助主任负责做好保密管理工作
▪协助主任制定部门工作计划、目标和任务，并执行和落实
▪协助主任制定部门年度费用预算，并做好费用支出的审核、监督等管理工作
▪协助主任负责部门员工考勤及考核评定工作
▪协助主任制定部门员工培训计划，落实员工培训工作
▪完成领导交办的其他工作
行政管理制度及流程完成情况、日常公务活动安排质量、行政事务差错次数、部门协作满意度、重大工作失误率等
▪8年及以上相关岗位工作经验
3、秘书
秘书
主任/副主任
负责公司文件、讲稿等综合文字材料的起草、有关会议及领导的行程安排等事务。
联络与督办
▪配合部门负责人贯彻落实公司的相关政策和重要工作部署
▪配合部门负责人协调所属各单位、机关各部门之间的工作关系
▪配合部门负责人做好公司重大决策和重要工作指令的下达，监督检查贯彻执行情况
文件起草
▪负责公司重要文件的起草和审核工作
▪负责汇总、起草公司综合性资料及其他文稿
▪负责会同各职能部门，审核各类文件的文字和格式规范
⏹严格按照校长关于做好文件起草的要求，开展文件起草安全管理工作，禁止文件内容外泄，杜绝文件起草工作责任事故的发生。
支持与服务
▪搜集整理领导工作所需材料信息
▪合理安排公司领导的行程计划
▪为公司领导班子日常行政事务提供支持和服务
收发文件
▪负责公司往来公文的登记、传递、处理、催办及归档
▪负责公司文件的收发、传阅
▪负责公司发文的编号与审阅、印制工作
会议安排
与记录
▪负责收集和整理公司会议有关材料
▪配合部门负责人安排公司党政联席会、总经理办公会、专题会议、各种例会和年度工作会议
▪负责做好公司各种会议的会议记录
▪协助做好有关会议决议的督查落实工作
法定假日安排
▪负责协助做好法定节假日期间的工作衔接和值班安排
▪负责部门绩效考核的日常工作
文秘服务质量、各类会务服务质量、日常公务活动安排质量、部门协作满意度、行政事务差错次数等
大学本科及以上学历，中文等相关专业
▪5年及以上相关岗位工作经验
▪有文书写作、行政管理、档案管理等基本知识
▪有良好的文字表达能力，有一定英语基础
▪工作认真负责，积极主动，条理性强，有团队合作精神
▪保密和自律意识强
4、文书
文书
在部门负责人指导下，负责做好收发文、文件传阅、会议安排与记录、公司印章及证照管理等工作。
文书工作
⏹负责公司往来公文的传递和处理
⏹通过OA系统收发、传阅各类文件
⏹办理公司文件的传阅及指令的上传下达工作
⏹对公司发文进行初步审核、编号与印制下发
⏹负责公司当年重要文书保管、查阅
⏹负责文件的签收、处理、整理装订的安全管理、安全保护工作，禁止文件非行政程序上送下达。
⏹协助秘书收集和整理公司各种会议议题和有关材料，做好会议准备工作
⏹协调安排公司各类工作会议和例会
▪负责公司各类会议场所、设备的协调和配置，负责会议接待与服务。
公司印章、证照管理
▪严格公司党政印章、法人章的保管和使用管理，做好用印登记
▪严格公司营业执照、组织机构代码证书等证照的管理，严格使用程序和使用登记制度
▪负责公司电话、传真、介绍信的管理和使用
⏹严格按照相关规定做好印章保管，开展公章、证明出具的安全管理工作，杜绝公章加盖、证明出具、档案保存的责任事故发生。
综合管理
▪负责来信、来件接收及分发，报刊、图书和杂志的征订及分发
▪负责公司来访人员的接待、食宿安排
会务服务质量、部门协作满意度、行政事务差错次数、重大工作失误率
本科及以上学历，秘书、中文、行政管理等相关专业
—
⏹3年及以上相关岗位工作经验
⏹熟悉集团和公司的各类规章制度
⏹具有文书写作、档案管理等相关知识
⏹认真负责，积极主动执行交办工作
⏹工作效率高，条理性强，有团队合作精神
⏹保密意识强
▪熟练使用操作办公自动化设备和软件
本是员工劳动合同的一部分，旨在说明岗位目前的职责及对任职者的要求。
5、后勤管理
负责后勤管理，保障公司机关正常运转
低值易耗品
管理
⏹负责公司机关低值易耗品、办公用品计划的申报、采购、发放工作，建立相关物资管理台账
物品采购管理
⏹负责公司员工福利的采购工作
⏹负责公司办公性固定资产和设备的采购工作
⏹负责公司其他物品、物资的采购
机关库房管理
⏹负责公司机关库房管理工作
信件、报刊、图书杂志管理
⏹来信、来件接收及分发
⏹报纸、图书、刊物的分发
会议后勤
⏹负责公司各种会议的后勤保障工作
其他后勤事务
⏹负责公司业务接待工作
⏹负责办公设备的日常维护和保养
⏹负责公司清洁卫生等其他后勤事务的管理
⏹负责做好办公室及所管功能处室的硬件安全管理、安全保护，杜绝办公室及所管功能处室门窗水电等硬件方面的责任事故。
办公性固定资产管理
▪负责组织机关各部门编制年度办公性固定资产购置计划
▪负责所属单位限上办公性固定资产购置计划的审核工作
▪负责机关办公固定资产、设备设施的采购及入库验收
▪负责建立公司办公性固定资产实物台帐，并按要求定期编制有关统计报表
▪负责公司机关建构筑物的管理工作
▪监督指导司属单位建构筑物的管理工作
▪负责监督、检查公司办公性固定资产及设备的使用及管理建议
▪定期与财务部门、资产使用单位进行账实核对
▪负责收集整理公司办公性固定资产资料，及时归档
服务工作的满意度、服务质量、劳动纪律、重大工作失误等
大学本科及以上学历，中文、行政管理、经济类等相关专业
经济类初级专业技术资格及以上
⏹具备后勤管理、财务管理等相关知识
⏹人品端正，爱岗敬业，廉洁自律
⏹具有良好的沟通协调能力、组织安排能力
⏹熟练应用办公软件
6、档案管理
负责公司各类档案的接收、整理、分类、保管、利用等工作
公司文件管理
▪负责公司文件的存档和使用等管理工作
▪负责公司会议记录、会议资料的保管
▪起草公司档案管理制度
▪根据档案归档范围及保管期限的规定，对档案及时收集、整理、立卷、归档、销毁
▪根据档案管理要求，对档案的保管、销毁登记、造册，做到账、物、卡相符
▪根据档案管理要求，指导、检查下属公司的档案的收集、整理、鉴定、分类、立卷、保管、利用工作，并督促其按规定归档
▪根据档案管理要求，办理档案的接收、移交手续
▪根据档案管理要求，搞好档案的借阅、利用工作
▪严格执行案管理制度，负责档案保管的安全和保密工作
▪严格执行《档案库房管理制度》，做到库房“八防”，确保档案管理安全
⏹负责建立健全各项档案安全管理制度。
各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料等严防丢失、严防泄密事件的发生。
⏹负责档案室防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘的管理，以维护珍贵档案资料的安全。
管理制度及流程完成情况、行政事务差错次数、重大工作失误、档案安全可靠性等
大学本科及以上学历，文秘、档案管理等专业
档案中级专业技术资格及以上
▪有文书写作、档案管理基本知识等
▪有良好的文字表达能力
▪工作认真负责，积极主动
▪工作效率高，条理性强，有团队合作精神
▪保密意识强
7、督察员
督察员（副处级）
对公司重大决策部署落实、规章制度执行、工作效能提高及干部作风改进进行督察督办。
督察制度建设
督察督办事项
⏹对干部职工反映强烈的问题和公司党委交办的其他重要事项进行督察督办
督察督办反馈
各类事项督察督办力度、督察督办事项处理时效是否提高、督察督办事项汇报反馈情况
▪3年及以上部门管理经验
8、治安维稳
治安维稳
负责公司治安保卫、信访维稳和应急管理工作。
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