商务信函的英文书写规则Word下载.docx
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如何付款（Howpaymentwillbemande）如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由－－为什么（Why）
实例解说：
"
CelluloseTape1/2"
x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"
x5yds,1,000doz."
这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。
中文意思是：
纤维素带（幅）宽半英寸，长3码，带塑料包装容器，700打；
同上，但（幅）宽宽半英寸，长5码，1000打。
主要问题是后半句不清楚。
"
ditto"
在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括"
带塑料包装容器"
，因此，幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。
所以最好改成：
x3yds,withplasticdispenser700doz.
CelluloseTape1/2"
x5yds，withplasticdispenser1000doz."
这样即完整，又清楚明确，不会引起误解。
（一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇
〈例一〉
AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
（从香港到旧金山有直达船）
但是bimonthly究竟是一个月两次，还是两个月一次呢？
不明确。
因此，最好清楚明白地说明“一个月两次”还是“两个月一次”：
（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.
（每月两次直达船）
（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.
（每半月一次直达船）
（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.
（每两个月一次直达船）
（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：
（a）Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible:
（b）Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.
以上两句中修饰的内容不同：
（a）你们要求我们尽快做些什么。
（b）请尽快告诉我们。
所以（a）可译成“请告诉你们要求我们为此尽快做些什么”；
（b）可译为“请尽快告知，你们要我们为此事做些什么”。
（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系
按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。
例句：
不好：
TheyinformedMessrs.John&
Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.
较好：
TheyinformedMessrs.John&
Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.
（四）注意前后一致和紧凑，连贯
不一致：
Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
一致：
Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.
or;
Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）
商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）。
现举例说明：
ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.
Yoursfaithfully,
以上这封信只有一段，供两句。
第一句39字，第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容，但读起来很舒服。
信的内容大体有三点：
1、伊朗中央银行因外汇原因，通知各商业银行从五月三日起停止开立信用证；
2、这临时措施，新的进口政策一订，这个措施就可能取消；
3、希望对方随时告之有关情况。
按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：
ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.
Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.
Yoursfaithfully
商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系，是各种商业单据的依据。
广义的说，商业书信的正确性表现在：
（一）运用正确的语言水平
（二）叙述得正确
（三）数字要正确
（四）正确理解和运用商业术语
（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个"
。
（一）正确的语言水平
（1）、正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：
formalinformal
terminate
domicile
deem
transpire
conflagration
edifice
endeavor
obtain;
procure
peruse
remunerate
utilize
subsequent
ascertain
contingentupon
anticipate
interrogateend
home
think（or:
believe）
happen
fire
building
try
get
readorstudy
pay
use
nextorfollowing
findout
dependingon
expect
ask
（2）、正式的和非正式的语言比较
Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold
Renderusmoredetail
WewillinstituteamailsearchSendusmoreinformation
Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.
WethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmannerWeshallappreciateyourhelpingus.Letusknowwhenwecanreturnthefavor.
InformmeofyourintentionsastotheliquidationofthisbalanceLetmeknowwhenyoucansettlethisaccount.
Giveconsiderationtoaplan.Consideraplan
Thisplanwilleffectasavingof$10,000.Thisplanwillsave$10,000.
ToeffectcertainmodificationsinaprocedurecontingentupontheconcurrenceofmanagementTomakecertainchangesifmanagementagrees.
Theconclusionsascertaindfromaperusalofthepertinentdataisthatalucrativemarketexistsfortheproductinthisvicinity.
Thedatastudiedshowthattheproductisingooddemandinthisarea.
（3）、避免使用不标准的语言
不要说 应该说
ain'
'
t
hadn'
tought
irregardless
nohow
inregardto
can'
thardly
betweenyouandI
where….atisn'
t,aren'
shoudn'
regardless
anyway
regarding
canhardly
betweenyouandme
where
下面的内容是用三种不同语言水平的比较参考：
Formal:
AlthoughItem12isenumeratedinthereport,thewriterhasascertainedthatitiscurrentlynotintheorganization'
sinventoryorinthewriter'
spossession.
Informal:
AlthoughItem12islistedinthereport,it'
snotinourstocknowandIdon'
thaveiteither.
Standard:
Irregardlessofthereportthatitemain'
tonourshelvesnow,andIhaven'
tgotiteither.
商业书信的内容要叙述得正确，既不能说得不够（Understatement），更不能说得过头（Overstatement）。
例一：
Thisstoveisabsolutelythebest（or:
theverybest）onthemarket.
（这种炉子是市场上绝对最好的炉子。
）
这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。
这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。
改写：
OurmodelA195isdesignedonmodernlinesandgives,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.
（我们的A195型炉子是按近代样式设计的，在不增加燃料消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高25%。
所以，你会同意，这是个优良的节约燃料的炉子。
（三）字要正确
做对外贸易离不开数字。
对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。
甚至引起不同的理解。
（a）“以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“从……到……”等的表达法。
$2or（and）above（over） 二美元和二美元以上
60dozenor（and）up（upward,upwards） 60打和60打以上
2%or（and）more 2%和2%以上
anorderfor50grossorupward 50罗或50罗以上的定单
anorderfornotlessthan50gross
不少于50罗的定单
5%upto10%inclusive
5%到10%
over5%upto10%inclusive 5%以上到10%
（b）
fromandincludingtoday（thisdate） 从今日起（包括今日）
onandfromNov.10;
从11月10日起
onandafterNov.10;
（包括11月10日）
asfromNov.10 从毁约之日起
asfromthedateofthebreach （包括毁约之日）
upto$40inclusive;
到40美元
uptothemaximumof$40 （包括40美元）止
uptoandincludingNov.20 到11月20日止
（包括11月20日）
asfromthe1sttothe15thofMarchinclusive;
从3月1日到15日
fromthe1stto15thofMarchbothinclusive （包括1日和15日）
duringtheperiodbeginningon 从3月1日起到3月30日止
March1andendingonMarch30, 这一期间（包括头尾两天）
bothdatesinclusive.
（四）理解和运用商业术语
一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷，如：
Youaskveryshortdeliveryforyourorder.
写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。
”
可是shortdelivery不是快点交货的意思，而是“短交”的意思，这就用错了商业术语。
因此，应该说：
Yourrequirequick（prompt）deliveryofyourorder.
（1）、非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写（spelling）每一个英文字。
拼写正确与否是一个很重要的问题。
有时，一不小心，拼写错了，会误大事或出笑话。
你想买靴子，英文应该是BOOTS，要是拼写成BOATS就变成你想买船了。
怎样才能正确地拼写？
最好的办法是读得仔细，注意每个字的正确拼法及字母排列。
要注意
音节（syllables）
字根（roots）
前缀（prefixes）
后缀（suffixes）
有人就此写了首打油诗做了个“总结”
IbeforeE
ExceptafterC
OrwhensoundedasA
Asinneighbororweigh.
其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei]之外，通常是I在E之前。
（a）ie[发音i:
]
achieve，grieve，retrieve
believe，niece，shield
brief，piece，shriek
chief，pier，siege
field，pierce，thief
fiend，relieve，wield
fierce，reprieve，yield
（b）ei[发音i:
ceiling,conceive,deceive,perceive,receive
（c）ei[发音ei]
feint,obeisance,sleigh
freight,reign,veil
inveigh,rein,weigh
neighbor,skein,weight
例外：
either,fiery,foreign,friend,heifer,height,inveigle,leisure,seize,sovereign,weird.
又如以ceed,cede,和sede结尾的动词中，只有三个普通的动词以ceed结尾，即：
exceed,proceed和succeed结尾的，如：
acced,concede,intercede,precede,recede.
名词的复数形式也得注意，否则也要出错。
不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。
（a）绝大部分的名词从单数变为复数时，只要在词尾加个"
就行了。
如：
hat,hats;
acrobat,acrobats;
banana,bananas.
（b）单数名词的字尾是s,ch,x或z的复数，通常是加es,如：
mass,masses;
patch,patches;
tax,taxes;
b
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