档案管理方案Word文档格式.docx

档案管理方案Word文档格式.docx

《档案管理方案Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理方案Word文档格式.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案保管的身份标识，一般由全宗号、保管期限、分类号、件号组合而成。

四、职责

1、总经办

1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案的收集、管理和上交；

1.2严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》进行档案的立卷、归档和保管；

1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

2、各职能部门

2.1主管人员负责本部门文件或合同等资料的日常收集、贮存、保管和移交；

2.2财务部负责按国家财政制度规定和档案管理规定独立建档保管财务档案资料。

五、档案管理程序

档案管理流程图

交总经办

送达

N

Y总经办填写《文件归档登记表》，

归档部门人员签字确认。

形成档案

借阅档案，填写《档案借阅审批单》

办理借阅手续

借阅人签字

归还、总经办清点查收

1、档案资料的收集

各部门主管人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。

2、档案的移交和移交时间

2.1各部门编制《文件移交目录》，每季度向总经办移交，总经办检查、清点文件资料是否完整，并对文件价值进行鉴定，填写《文件归档登记表》；

2.2总经办及时督促各部门编制《文件移交目录》，及时向总经办移交。

3、档案资料的标识

总经办负责对保管的档案资料编号，编号规则见《档案分类代号》。

4、档案资料的日常管理

4.1文件资料、合同要登记详细信息，以便检索利用；

4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中；

5、档案借阅

5.1借阅权限：

填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

a）机密类：

机密档案需经总经理批准；

b）普通类：

普通档案借阅需由总经办主任批准；

5.2经同意借阅后，借阅人持《档案借阅审批单》，办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》。

5.2借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，机密档案需经总经理批准，普通档案需经总经办主任批准；

5.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续，如借阅人员未按时归还，档案管理人员填写“阅档催还单”催借阅人限期归还。

5.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；

5.6外单位摘抄档案的（机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查。

6、档案销毁

6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁清册，报总经理批准，方可销毁。

6.2执行销毁任务时，必须有监销人员监销，并在销毁清册上签字。

最后，把销毁清册存档永久保存。

六、档案管理细则

1、档案资料的归档范围

1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

1.3本公司与其他单位来往的文书等；

1.4公司领导的批示、指示等；

1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

1.7公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表及简报；

1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件原件及过程材料；

1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

2.0本公司发布的各类广告、宣传材料；

2.1本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

2.2员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

2.3财务凭证、账本、固定资产卡片、财务报表等财务档案资料；

2.4各种实物档案；

2.5其他具有利用和保存价值的文件资料。

2、档案资料的归档要求

2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全；

2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份存档。

经办部门根据实际需要可留存复印件或影印本；

2.3电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

重要的纸质文件也要扫描成电子文件，与纸质文件双道保存；

2.4各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3、归档保存期限

分永久和定期，定期分为30年和10年。

不同档案的保存期限见附件《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

4、档案的立卷和归档

4.1建档立卷

4.1.1档案分类

a）档案分类按照内容、业务项目、保存期限分类。

不同立档单位给予不同的全宗号，每个分类给予不同的代码；

b）同一类的档案以放在同一档案盒为原则，如档案较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案装订，档案盒上标明档案号。

档案号由全宗号、保存期限、类别代号、件号组成；

c）每一档案盒封面内首页应设《归档文件目录》，文件归档时依序编号，并以每一件一个编号为原则；

d）编制《案卷备考表》，放置在档案盒封皮内页，对档案进行说明；

e）编制《档案目录表》，放在档案柜内，以便于检索。

4.1.2档案盒样式

档案盒一律采用无酸牛皮纸档案盒

4.2案卷清理

a）档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。

每季度对档案柜清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表备注栏内注明销毁日期；

b）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，应重新立卷归档。

4.3安全措施

a）科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁；

b）严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾；

c）定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，对破损或褪变档案应及时进行抢救；

d）档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室；

5、罚则

5.1经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，给予经办人和部门负责人罚款50元/次；

5.2档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚100－500元。

附件：

《文件移交目录》

《档案借阅审批单》

《档案借阅登记表》

《归档文件目录》

《档案催还单》

《档案销毁清册》

《案卷备考表》

《档案目录表》

《档案分类代号》

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

文件移交目录

编号：

序号

标题名称

概要

页数

原/复

备注

移交单位

移交人

日期

注：

本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。

档案借阅审批单

编号:

年月日

申请人

经办人

拟申请种类:

（借阅/复印）

档案名称

事由

部门负责人签名

总经办签名

总经理签名

预归还时间

归还时间

归还情况

确认签名

档案借阅登记表

文件名

档案借阅审批单编号

归档档号

借阅人

借阅时间

备注

归档文件目录

档号：

目录号：

文件序号

文件标题

责任者

卷内张数

页码

阅档催还单

同事：

您所借阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案借阅规则于月日前送还。

总经办

年月日

档号

标题

借期

送还期

数量

档案销毁清册

文件标题

归档日期

档案级别

保管期限

到期

时间

总经办审核

总经理

审批