Excel表格实用技巧大全及全部快捷键Word格式文档下载.docx

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三.分数排行:

如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的那么按姓氏排序。

先选中所有的数据列，选择“数据→排序〞，然后在弹出“排序〞窗口的“主要关键字〞下拉列表中选择“总分〞，并选中“递减〞单项选择框，在“次要关键字〞下拉列表中选择“姓名〞，最后单击[确定]按钮

四、控制数据类型

　在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。

幸好Excel2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。

先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性〞，在“数据有效性〞对话框中，选择“设置〞选项卡，然后在“允许〞框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。

另外你可以选择“出错警告〞选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。

如果不设置就会以默认的方式翻开警告窗口。

怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。

1、如何在已有的单元格中批量参加一段固定字符？

　例如：

在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的方法，省时又省力：

　　1〕假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；

　　2〕在B2单元格写入：

="

13"

&

A2后回车；

　　3〕看到结果为

13xxxxxxxxxxxxx了吗？

鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。

当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

假设是在原证书号后面加13那么在B2单元格中写入：

=A2&

“13”后回车。

2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

　翻开“工具〞，选“选项〞，再选“常规〞，在“最近使用的文件清单〞下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。

假设不在菜单中显示最近使用的文件名，那么将“最近使用的文件清单〞前的复选框去掉即可。

3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式〞菜单，选“单元格〞，再在“数字〞菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了

4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

　　点击“工具〞菜单“自动保存〞项，设置自动保存文件夹的间隔时间。

如果在“工具〞菜单下没有“自动保存〞菜单项，那么执行“工具〞菜单下“加载宏...〞选上“自动保存〞，“确定〞。

然后进行设置即可。

5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行〔或几行〕是一样的。

但是不是用页眉来完成？

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；

可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即　可。

这样Excel就会自动在各页上加上你划定的局部作为表头。

6、在Excel中如何设置加权平均？

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值〔如金额〕除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值〔如单价〕平均后得到的那个单位值。

在Excel中可设置公式解决〔其实就是一个除法算式〕，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

　　7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？

如何才能一次打印多个工作表？

把鼠标移到工作表的名称处〔假设你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......〞〕，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表〞的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

　　8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分〞与“排名〞之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格〔数据清单〕的内容时就不会影响序号了。

　　9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头〔如编号、姓名、岗位工资.......〕，想输出成工资条的形式。

这个问题应该这样解决：

先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。

10、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

　　这是一个比拟特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。

在Ｗindows的控制面板中，点击“区域设置〞图标，在弹出的“区域设置属性〞对话面板上在“区域设置〞里选择“中文〔中国〕〞，在“区域设置属性〞对话面板上在“数字〞属性里把小数点改为“.〞〔未改前是“，〞〕，按“确定〞按钮结束。

这样再翻开Excel就一切都正常了。

11、如何快速选取特定区域？

使用F5键可以快速选取特定区域。

例如，要选取A2：

A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位〞窗口，在“引用〞栏内输入需选取的区域A2：

A1000。

12、如何快速返回选中区域？

按Ctr+BacksPae〔即退格键〕。

13、如何快速定位到单元格？

　　方法一：

按F5键，出现“定位〞对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定〞按钮即可。

　　方法二：

单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。

　　14、“Ctrl＋*〞的特殊功用

　　一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。

Ctfl＋*选定的区域是这样决定的：

根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

　　选定单元格区域，输入值，然后按Ctrl＋Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

　　17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

　　如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

　　具体方法是：

在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctr＋A键，Excel那么自动进入“函数指南——步骤2之2”。

当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。

　　18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

　　按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头〔空心箭头〕，然后按住鼠标左键进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工〞状标志，左右拖拉时会变为垂直“工〞状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

　　19、如何让屏幕上的工作空间变大？

　　可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图〞菜单中选择“全屏显示〞命令。

20、如何使用快显菜单？

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。

首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

　　21、如何使用快显菜单？

　　快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。

　22、如何防止Excel自动翻开太多文件？

　　当Excel启动时，它会自动翻开Xlstart目录下的所有文件。

当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。

解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。

另外，还要防止EXcel翻开替补启动目录下的文件：

选择“工具〞＼“选项〞＼“普通〞，将“替补启动目录〞一栏中的所有内容删除。

23、如何去掉网格线？

　　1〕除去编辑窗口中的表格线

　　单击“工具〞菜单中的“选项〞，再选中“视图〞，找到“网格线〞，使之失效；

　　2〕除去打印时的未定义表格线

　　有时会出现这样的情况：

你在编辑时未定义的表格线〔在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线〕，一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑〞VCD中编辑的Excel表格更是这样。

要除去这些表格线，只要在单击“文件〞、“页面设置〞、“工作表〞菜单，点击一下“网格线〞左边的选择框，取消选择“网格线〞就行了。

　　24、如何快速格式化报表？

　　为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。

有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。

方法是：

选定操作区域，选取“格式〞菜单中的“自动套用格式〞命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定〞按钮即可。

要注意的是，格式列表框下面有包括“数字〞、“边框线〞、“字体〞等6个“应用格式种类〞选项，假设某项前面的“x〞不出现，那么在套用表格样式时就不会用该项。

　　25、如何快速地复制单元格的格式？

　　要将某一格式化操作复制到另一局部数据上，可使用“格式刷〞按钮。

选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷〞按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

26、如何为表格添加斜线？

　　一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。

其实，我们可以使用绘图工具来实现：

单击“绘图〞按钮，选取“直线〞，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。

另外，使用“文字框〞按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式〞＼“图案〞，选择“无边框〞项即可。

　　27、如何快速地将数字作为文本输入？

　　在输入数字前加一个单引号“