精编范文梅花集团费用管理制度Word格式.docx
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2.4.1落实执行梅花集团费用管理制度;
2.4.2编制部门费用预决算,经部门领导审核后上报集团行政中心或基地办公室。
3.管理原则
按需分配原则
节约开支原则
预算控制原则
4.费用标准
办公用品及办公设备
4.1.1配备标准
具体办公用品及办公设备配备标准见附件1
通讯费
4.2.1标准:
具体通讯费报销标准见附件2,营销人员通讯费单独核算,计入营业费用。
差旅费
4.3.1交通工具报销标准
级 别
飞机
轮船
火车(8小时以上)
集团董事
头等舱
软卧
公司G8-G9层级
经济舱
公司G6-G7层级
-
二等舱
硬卧
公司G1-G5层级
三等舱
注:
若低层级人员与高层级人员一同出差,标准参照高层级。
火车乘车时间8小时以内的须买坐票。
机票按照归口由集团行政中心、基地办公室、营销公司行政人事组提前预定。
4.3.2住宿费用报销标准
住宿标准
限额
省会城市
一般城市
G8层级及以上
四星级
实报(上限不超过800)
G4至G7层级
三星级
300
250
200
G1至G3层级
连锁酒店
150
100
同性别两人出差,住宿按单人标准。
酒店按照归口由集团行政中心、基地办公室、营销公司行政人事组提前预订。
4.3.3出差(外地)伙食补助报销标准
外地工作餐:
30元/餐/人
当日往返的每餐:
15元/餐/人
4.3.4市内交通补助标准
北京、上海、
广州、深圳
实报
G5至G7层级
60
40
30
G1至G4层级
公交车,特殊情况可乘坐出租车标准于G5一致
市区内G5及以上可打车,每天有限额,并在报销时发票背面说明原因
招待费
4.4.1内部招待
在公司内部招待客人,按客人层级(陪同的公司领导级别)限定酒的规格
档次
市级以上政府部门、公司战略投资者、重要客户(国内和国际)、协会、银行
高档酒
县级以上政府部门、营销客户、采购客户
中档酒
公司内部人员、参观人员等上述不包括的人员
低档酒
招待用酒分类以食堂招待用酒分类为准
4.4.2外部招待
在外请客,注明宴请的客人及要求。
车辆费
按照现行标准,具体见附件,如需调整,则变更附件
车辆管理费用管理参照《车辆管理办法》
书报费
每年11月份由集团行政中心进行统一制定次年标准;
印刷费
印刷品种类及标准见附件4
检测费用
检测费用种类及标准见附件5
协会费用
4.9.1协会费用种类
现有协会费用种类见附件6;
咨询费
咨询费按照项目管理的方式,根据与咨询单位订立合同,须交纳咨询费时,由承办单位申报,经项目所属部门分管副总签批后办理。
招聘培训费
见人力资源部相关办法
其他费用
临时发生的,无法归集的,按实际情况支付。
5.费用预算管理
原则
5.1.1集团所属涉及管理费用的单位均须编制预算。
5.1.2预算目标的确定、预算的编制均应本着实事求是的态度,与预算单位的实际情况相结合,不夸大、不缩水。
5.1.3管理费用预算下发后,集团行政中心或基地办公室、各单位需对管理费用实际进行监督、控制。
范围、职责
5.2.1集团行政中心:
负责根据基地及职能部门上报预算编制集团管理费用预算。
5.2.2基地办公室、营销公司
负责下属部门预算的统一管理、核算、汇总;
5.2.3集团和基地各职能部门
负责提交本部门管理费用预算。
预算管理程序
5.3.1集团和基地各职能部门按管理费用标准做本部门的预算,经部门领导审核后,于每月22日前按归属提交集团行政中心或基地办公室。
5.3.2基地办公室、营销公司负责下属部门管理费用预算的统一核算、汇总,经主管领导审核后,于每月23日前上报集团行政中心。
5.3.3集团行政中心于25日前将集团管理费用预算提交部门领导审核后,提交分管副总审批,将签批件报给财务结算中心,集团行政中心将确定的各部门管理费用预算进行下发。
预算控制
5.4.1预算总额的设定
根据公司董事会每年9月下达的下年度预算的经营目标,基地各部门结合本单位实际及预测的执行条件,按照统一格式和分工,编制本部门年度管理费用预算申请,并于9月5日前上报基地办公室,基地办公室于9月10日前审核完基地管理费用并汇总上报集团行政中心。
集团各部门编制的年度管理费用预算需于9月5日前上报集团行政中心,集团行政中心需于9月15日前审核汇总完整个集团管理预算上报财务部,经财务部审核后汇入集团整体预算提请总经理,总经理审批完成交董事会讨论通过并下发执行。
5.4.2各部门每月25日将本部门下月预算归口上报集团行政中心、基地办公室审核,集团行政中心、基地办公室审核后将其汇总上报给财务部门,经经财务部门审核后执行。
5.4.3各部门要严格控制预算资金的支付。
对于预算内的资金拨付,按照授权审批程序执行,各部门超出预算3%后应按照归口向集团行政中心、基地办公室提出预算变更办法,经分管副总审批后报财务部审核实行,如部门预算超出5%仍未提出预算变更的,集团行政中心、基地办公室不再批准报其销部门费用。
5.4.4各预算执行部门要建立健全工作底稿,以便与预算消耗定额、定率比较;
要及时发现预算执行中出现的异常情况,查明原因,提出解决办法。
5.4.5集团行政中心和基地办公室监控预算的执行情况,及时向预算执行单位、预算管理组和总经理提供预算的执行进度、执行差异及其对公司预算目标的影响等各种信息,促进公司完成预算目标。
6.费用报销管理
6.1.1费用支出实行预算管理,各部门按照年初制定的标准,每月编制费用预算,所有费用开支按照费用预算控制;
6.1.2严格借款及报销审批手续,严格执行审批程序;
6.1.3各项费用报销应符合相关法律、法规、财务制度。
借款管理
6.2.1出差人员借款,需要填写借款单,经分管副总审批后,到财务部审核,财务部审核通过后方予以借支;
前次出差人员返回时,超过三天无故未报销者,部门领导不再批准其借款申请。
6.2.2试用期内员工借支差旅费或临时借款,须由正式员工出具担保书或签字担保方能办理,若借款人未能偿还借款,所借款项由担保人偿还。
6.2.3借款金额超过5000元以上的需报请总经理审批
6.2.4借款出差人员回公司后,3天内应按照规定到财务部报销并结清金额,3天内无故不办理报销手续的人员,财务部门有权在其当月工资中扣除借款。
6.2.5员工公务出差借款凭据,必须附在记账凭证之后。
收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。
发票整理
6.3.1报销发票要求填写完全,内容包括:
发票名称,填写日期,本单位名称,本单位税务登记代码,报销内容包括货物单价、数量、总金额、开票单位印章、开票单位税务登记代码、开票人签名或印章等。
6.3.2发票必须开票单位盖章,且发票不允许超过使用年限。
6.3.3发票所盖印章须清晰,否则不予报销。
6.3.4如发票开具错误,报销人须到开票单位重开或修改,修改处需要盖开票单位印章,否则不予报销。
6.3.5采购发票报销,须有收货单位验货证明;
缴纳费用发票须有收款单位和收款人证明。
6.3.6费用报销使用集团统一印制的报销单。
同类发票使用一张报销单,不同类发票不能贴在同一张报销单上,如:
不可将招待费与交通费贴在一起。
6.3.7需报销发票应按一定顺序、层次贴在费用粘贴单后面,在粘贴单据上注明费用内容,不能把票据贴在同一位置。
报销单需签上报销人的姓名(如果是他人代办,还需填写代办人姓名),按审批程序请有关人员在报销单上签批,任何人不可在发票上签批。
6.3.8报销时须详细注明费用产生原因,否则不予报销。
6.3.9对于须特殊说明的发票,将批准文件或复印件作为发票的附件。
各种修理费、书籍费、办公用品费等,报销时须附明细,修理费须填列修理的详细内容、修理用备件等。
报销审批程序
6.4.1集团行政中心及基地办公室将费用支出按各部门进行登记,并随时监控费用预算执行情况
6.4.2费用报销程序
报销人填写财务部门的《费用申报单》或《差旅申报单》,填写完成后交部门领导审批、签字;
部门领导审核通过后,交基地办公室或集团行政中心审核、登记,经过总经理签字(超预算或标准须总经理签字),转结算中心结算。
基地办公室或集团行政中心审核费用是否在预算范围内,同时审核标准并记录;
报销单内“报销人”必须为本人,决不允许其他人代替。
费用报销时间
原则上费用报销时间要求不得跨月。
如有特殊原因,以报告的形式予以说明,经部门经理签批后方可报销。
7.月度结算
费用月度决算程序
7.1.1集团和基地各职能部门根据本部门的预算与费用实际发生情况,汇总、提交部门费用决算及情况分析。
经部门领导审核后,于每月2日前按归属提交集团行政中心或基地办公室;
7.1.2基地办公室、营销公司负责下属部门决算的统一核算、汇总,经主管领导审核后,于每月3日前上报集团行政中心;
7.1.3集团行政中心于每月5日前将集团管理费用决算提交部门领导审核后,提交总经理审批,将签批件报给财务中心。
差异分析
每月集团行政中心对管理费用按部门和费用项目进行分析,主要与预算、和同期数据进行对比分析,找出差异原因,并针对分析结果提出建议,上报集团总经理。
超预算部门的整改
超预算职能部门月底要对月度结算报表进行分析,确认超出部分是否为合理增加,并提出缩减开支的方案,经部门领导审核后,按照归口上报集团行政中心、基地办公室并记入下月预算执行计划。
如本部门月底超出预算部分不属于合理增加,则记入部门当月绩效考核内容。
对于连续三月超预算5%以上的部门,超出预算部分需要连同月末决算分析提交主管领导审批,如超出部分为合理超额,经主管副总审批后,可调整预算定额;
如超出部分为非合理超额,则按照部门绩效考核“高压线”原则处理。
8.附则
本制度由集团行政中心、财务部负责解释。
本制度自下发之日起执行,原有制度即行废止。
附件1办公用品、办公设备配备管理办法
办公用品和办公设备配备管理办法
1.办公用品和办公设备配备原则
办公用品按各部门工作内容与工作需要实行定额,
办公设备按统一岗位配置标准
2.部门职责
负责汇总办公用品采购种类及标准核定;
负责集团各部门办公用品、设备的日常实物保管领用管理;
负责对选择供应商审核建议;
监督供应商,提出供应商变更;
负责集团各部门办公用品、设备的购买
负责日常实物保管领用管理;
物资供应部、基地物资供应处
负责组织备选供应商招标;
集团信息中心
负责办公设备、配件类规格的确定及审核。
按照标准自行领用