最新版环境职业健康安全管理体系程序文件文档格式.docx
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记录控制程序
3
法律、法规及其他要求控制程序
4
信息交流与协商控制程序
5
管理评审控制程序
6
人力资源控制程序
7
外部提供过程、产品和服务控制程序
8
环境因素识别与评价控制程序
9
危险源辨识、风险评价和控制程序
10
环境运行控制程序
11
职业健康安全运行控制程序
12
应急准备与响应控制程序
13
环境、安全绩效监视与测量控制程序
14
合规性评价控制程序
15
内部审核控制程序
16
环境和安全不符合控制程序
17
纠正措施控制程序
18
对相关方施加影响控制程序
19
风险和机遇的应对措施控制程序
20
事件管理控制程序
修改页
版/次
文件编号
修改内容
修改人
批准/日期
文件控制程序
JJ/CX01
1.目的
为了实现文件的科学管理,做到有章可循,提高工作效率,特制定本程序文件。
2.适用范围
本文件适用于与管理体系运行有关的所有文件和资料的控制和管理（包括外来的文件和资料）。
3.职责、权限
3.1公司领导
3.1.1总经理负责制定管理体系方针和目标,负责管理体系文件和行政文件的审批、公布及外来文件的批阅，并有批阅记录。
3.1.2主管领导负责所主管部门的管理文件审报。
3.2职能部门
3.2.1行政部
A.负责文件的编号、打印、装订、登记、归档、发放、发布及外来文件的收发、登记、造册管理。
B.负责组织各部门编写相关管理体系文件。
C.负责建立管理体系文件总清单。
3.2.2其他职能部门：
负责编写和管理各部门的年度适用、有效文件清单。
4.工作程序
4.1文件的分类
4.1.1管理体系文件
A.管理方针、目标（包括环境、安全）B.管理手册C.程序文件D.管理方案
4.1.2管理性文件
A.管理制度、规定、办法等文件（红头文件）B:
上级主管部门文件（红头转发文件）
4.1.3行政性文件
A.有关内部通知性文件B:
申请文件及批示性文件
4.1.4技术性文件
产品设计组装及销售服务使用的作业指导书等资料
4.1.5外来文件
A.国家及上级机关颁发的有关法律法规、政策性文件
B.行业可直接引用或执行的规范和技术标准
C.客户提供的资料及有关文件
4.2文件的编写、审批、发放、评审、和归档。
4.2.1行政部负责组织编写《管理手册》，报总经理审批后，在公司内颁布；
此文件为受控文件，行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。
4.2.2管理体系运行过程职能主控部门编写程序文件，报各部门主管领导审阅，经管理者代表批准后发布；
《程序文件》为受控文件，由行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。
4.2.3管理性文件由主管部门负责编写，报主管领导审批后，由行政部统一编发文号、登记发放。
4.2.4各部门内部管理文件应依据相关文件原则编写，部门主管领导审批后由各部门资料员编号、登记、发放和使用。
4.2.5外来标准、规范等文件由行政部识别，填写《外来文件清单》，经编号、登记向相关部门或使用人发放。
4.2.6管理评审时或必要时对文件进行评审与更新,评审与更新时，执行本程序。
4.3文件编号
4.3.1管理手册编号JJ/SC-2020
JJ：
本公司名称的汉语拼音缩写
SC：
管理手册的缩写CX:
程序文件的缩写GL:
管理文件的缩写ZY:
作业指导书的缩写
2020：
表示2020年版的管理手册
4.3.2记录的编号：
JL-01
JL：
记录的中文缩写01：
记录的顺序号
4.4文件修订与换版
4.4.1文件有效期间，内容需作修订时，由原编写人员编写修订页，修订页执行原文件审批、发放程序。
4.4.2文件失效换版，执行4.3条款规定。
4.5文件使用、保管与归档
4.5.1文件发布后，行政部负责归档。
4.5.2各部门每年底对在用有效文件进行清理，制订系统有效文件清单，报行政部，行政部汇编后于次年一月在内公布。
4.5.3文件使用部门或人员，应对文件进行分类妥善保管；
每年一月份依据文件清单清理核对；
换版文件依据原文本号向发放部门更换有效版本文件。
4.5.4各部门专（兼）资料员接收文件后填写收文登记表；
专人使用文件要签名登记，调离工作岗位时，文件收回。
4.5.5文件丢失后，必须重新办理领用手续，并加以说明，补发文件；
补发文件要重新编号，并在文件原分发号处注明作废标识。
4.5.6部门相互间借阅文件时，要做借阅登记。
4.6作废文件处置
4.6.1文件失效或换版时，原有效文件即行作废；
工作需要，保留作废文件时，文件封面要做明显作废标识，单独存放。
4.6.2文件换版后，在短期内与新文件并行的原文件，文件封面要做明显留用标识，必要时标出留用期限。
4.6.3汇编文件中有效、作废、留用版本并存时，作废或留用文件目录旁与每页正文上方应做明显标识。
4.6.4归档文件应按发布的文件清单，对归档文件中的作废文件，做出作废标识。
4.7电子文件管理规定
管理体系文件的发放以电子版发放为主要方式，纸张版发放作为电子版的一种补充。
电子版文件及各种文件清单一般在内部网（Intranet）上发布，也可为光盘形式，所有管理体系文件及清单应以内部网（Intranet）上发布的为准。
为了保持管理体系文件的一致性，使其处于受控状态，发布的电子版管理体系文件应采用不可修改的文件格式（如：
PDF格式）。
内部网（Intranet）上发布的文件应设访问和修改权限。
行政部部负责对内部网（Intranet）上发布的管理体系文件进行维护和更新，确保其为最终版本。
当相关文件发生更改，在内联网上重新发布后，行政部应通知所有部门文档员及时进行更新，以免文件被误用。
各部门文档员负责将更改信息通知本部门的所有相关人员。
在内部网上发布管理体系文件可以使所有相关的人员可以随时访问最新的、相同的信息，并且发放快捷。
以光盘形式发放时，光盘应设为只读方式。
发放控制参照纸张版进行。
5.相关文件
5.1《记录控制程序》
6.记录
6.1《文件发放/回收登记表》
6.2《文件更改通知单》
6.3《受控文件清单》
6.4《外来文件记录》
6.5《文件借阅登记表》
6.6《文件销毁申请单》
记录控制程序
JJ/CX02
对环境、职业安全健康管理体系所要求的记录予以有效的控制，用以证明环境、职业安全健康符合规定要求，同时为兼容管理体系运行有效提供证据。
2、适用范围
适用于环境、职业安全健康兼容管理体系运行中所产生的全部记录及对记录的管理。
3、职责
行政部是本程序的主管部门；
各部门负责收集、整理、保管本部门的记录；
4、工作程序
4.1记录分类：
a）采购物资验证记录b）销售和服务提供过程有关的记录c）对和环境、职业安全健康管理体系运行的监视和测量结果记录。
4．2各部门要设立一位专（兼）职资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。
4．3记录的标识编号。
记录的标识编号按《文件控制程序》执行，标识明确，便于查询。
4．4记录填写
4.4.1记录一般以文字形式，也可为电子媒体或磁盘等。
记录表格采用程序文件及其他文件确定的记录格式，记录填写要及时准确，真实准确地反映记录对象的环境、职业安全健康状况；
内容完整清楚地概括了记录对象的全过程；
字迹清晰严禁潦草或使用铅笔；
不得随意涂改、不准用铅笔签名；
填写记录时要注明记录人、日期，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；
各相关栏目负责人签名不允许空白。
确保、服务、环境、职业安全健康记录的可追塑性。
4.4.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的内容,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.5记录的保存、保护
4.5.1保存期限：
记录由各部门资料员收集和保存，按程序文件规定，完成每项工作后立即做好记录，各部门的资料员把记录按类别，依日期顺序整理好，存放于通风、防火、防虫、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。
确保记录不被损坏，变质和丢失，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录每年年底移交行政部保存。
记录保存期限规定如下：
管理体系记录保存三年，环境职业健康安全事件记录长期保存。
4.5.2行政部编制《记录清单》，将公司所有与环境、职业安全健康管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录格式。
各部门应将本部门使用的记录清单作为本部门环境、职业安全健康职责的附录，并汇总本部门记录格式。
4.5.3行政部要定期检查各部门记录的使用、管理情况。
4.6记录发放、借阅和复制：
各部门填写《文件资料发放登记》，向行政部领用所需记录格式；
各部门保管的记录应便于检索，记录一般不宜借出，特殊情况需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由资料员登记备案，借阅人要妥善保管及时归还。
4.7记录的销毁处理
超过保存期且无参考价值的记录需销毁时，由部门负责人填写《记录销毁清单》交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
4.8记录格式
4.8.1各部门的记录格式，由各部门编制，部门经理审批，交行政部备案。
4.8.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》中文件更改的规定。
4．9记录的检查
管理者代表负责定期对公司记录进行监督检查，以便及时解决存在的问题
支持性文件
4.4.5《文件控制程序》
记录
JL-4.2.4-01《记录清单》
JL-4.2.4-02《记录借阅登记表》
JL-4.2.4-03《记录销毁清单》
编 号：
JJ/CX03
为了建立法律法规及其他获取的途径，确定识别、传达、更新的要求，保持环境、职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本程序。
本程序适用于对环境、职业健康安全管理体系相关的法律法规及其他要求的获取、识别、传达和更新的控制。
3.1本程序的主管部门：
行政部
3.2行政部负责收集与管理体系相关的法律法规及其他要求。
3.3其他相关部门也要收集与本部门相关的环境、职业健康安全及其他要求，对其进行识别、评价、更新并及时传递到行政部。
4.工作程序
4.1法律、法规及其他要求的识别、获取、确认
4.1.1识别范围
各部门依据销售服务等活动特点，为保证管理体系的正常运行，需对以下相关法律、法规及其他要求识别、评价并填写《法律、法规及其它要求清单》，经管理者代表批准后及时通知、下发到相关部门。
A.适用的国家法律、法规、规章、条例、制度、规范。
B.适用的行业产品标准、规范。
C.适用的地方政府法规、标准、细则管理通知等。
D.有关的国际公约、条例、制度、规范。
E.上级下发的有关管理办法、规定、通知等。
F.参加的或承诺遵守的国际、国内组织及行业协会的宣言或宪章。
G.行为准则。
H.其他与环境、安全管理运行控制有关的要求。
4.1.
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