办公室7S管理手册.docx

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办公室7S管理手册

办公室7S管理手册

第一章7S管理的定义

1.17S管理的概念

7S：

是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsrke）、安全（Safety）、节约（Saving）七个词语的外国语缩写（其中前5个为日语罗马文；后2个为英语）。

1.27S管理的内容

⑴整理：

首先，对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；

⑵整顿：

对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使工作现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。

这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱；

⑶清扫：

对各自岗位周围、办公设施进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；

⑷清洁：

维护清扫后的整洁状态；

⑸修养：

将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯；

⑹安全：

上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：

安全第一；

⑺节约：

合理利用时间、空间和能源，发挥其最大效能。

第二章实行7S管理的目的

2.1实行7S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。

2.2将7S管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终结果：

提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境，也有一种美的感受。

2.3办公室代表公司的窗口，为了发挥窗口的作用，树立企业良好的对内对外形象。

第三章7S管理具体规定

3.1责任部门

行政部统一领导公司办公室7S的推动工作，对各部门7S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和公布。

从2月正式开始推行以后，每周指派专人进行抽查，月底进行公布。

3.2责任区

⑴个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周边的地面。

每个人均有责任做好个人责任区的7S工作；

⑵公共责任区是指走廊、公共通道、楼梯口、洗手间和未分配到部门的办公区域。

公共责任区的7S工作由人资行政部制定标准，并指定专人管理。

会议室使用的相关规定详见附表。

3.3个人7S操作规范

（1）员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。

桌面允许摆放的物品包括电脑（关闭主机和显示器电源）、电话、文具架、资料框和茶杯，其它物品一律不得保留；

（2）个人抽屉应每星期整理一次，对于用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉可用于存放私人物品；

（3）椅子需摆放整齐，员工不得将衣物、白大褂等挂在椅背上；

（4）公司内的植物有专人维护，不得用茶水或者纯净水进行浇灌；

（5）对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁；

（6）个人跟工作无关的物品必须放置到个人抽屉里，如饭盒、雨具、食品、化妆品等；

（7）实验用的实验器材必须在当天清洗干净各归其位，不得随意摆放；

（8）必须佩带工牌，工牌要保证干净，不得污面；

（9）人离开座位时，应保持电脑显示器处于关闭状态；

3.4张贴规定

⑴公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可，其张贴期限遵循下列规定：

一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天；

⑵每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。

3.5吸烟规定

⑴公司提倡禁烟，除总经理和会客室来客人外，任何人不得在办公室内吸烟。

⑵发现员工在禁烟区吸烟，每人每次罚款100元；

⑶遇客人来访，接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。

若发现客人在禁烟区吸烟，则处罚该客户的接待人员，每次罚款100元。

3.6其它规定

（1）员工应遵守公共责任区内的7S规定；

（2）接听电话及接待来访客人时言行应大方得体；接听电话，在听到电话铃响后的两声接听。

（3）工作时间提倡使用普通话；

（4）注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。

（5）一次性纸杯是为客户准备，员工喝水自备水杯，如违反此项每人每次罚款10元。

第四章附则

4.1本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。

4.2本规定的解释、修订及废止权归行政部。

4.3本规定自颁发之日起开始生效。

实施的五个阶段

第一阶段

截止1月12日

完成制度修订并公布

形成正式的书面材料，在公告栏上公布

第二阶段

截止1月20日

各部门执行过度期

帮助各部门按照规定执行，协调各部门在执行中的困难

第三阶段

截止到30

树立正反典型

总结过渡期中出现的各种问题，公布正反典型实例

第四阶段

从2月1日开始

全面严格执行

采用限期整改、严格执行等强制手段保证制度的落实

第五阶段

每月30日

内部评比，公布结果

为保证效果，每周抽查，形成书面月报告，月底公布

考评项目

内容

合格

不合格

1

桌面是否干净无杂物

2

文件框摆放位置正确度

3

电话位置是否在指定位置

4

电话是否畅通

5

白大褂及衣物是否在指定位置

6

个人座位下是否有垃圾

7

禁止自行向植物浇水

8

试验台是否干净整洁摆放整齐

9

椅子摆放是否规范（下班后）

10

下班后是否关闭电脑

11

地面是否干净

12

实验室过道是否通畅

13

人离开座位，显示器是否处于关闭状态

小计（合格1分，不合格0分）：

_______分

（备注：

临时抽查发现不合格行为，直接累计入月考核得分）

常见问题及标准

奖惩标准

1、每周根据《考评项目表》对各个部门每位同事的办公座位区进行抽查，部门得分为该部门每个成员得分的平均分，周五公布周考评结果；

2、部门根据每周得分获得部门月得分，根据月得分获得部门的季度得分；

3、奖励标准：

（1）每个月根据部门得分高低，部门得分第一名奖励50元；

（2）每个季度根据部门得分的高低进行排名，前两名获得“7S团队奖”。

“7S团队奖”根据部门实际人数进行奖励：

部门季度得分第一名，奖励标准为部门200元

部门季度得分第二名，奖励标准为部门100元

个人季度得分第一名，奖励标准为部门季度得分最后一名罚款所得

4、处罚标准：

（1）每个月个人得分排名最后3名，，每人罚款20元；

每个月部门得分最后一名，部门罚款100元。

（2）季度个人得分排名最后3位，每人罚款100元；

季度部门得分排名最后一位的部门，将按照部门成员每人20元进行处罚；

（3）连续两个季度排名最后的个人和部门将受到加倍处罚。

会议室使用须知

1、公司任何部门或个人在使用会议室之前必须到前台管理员处进行预约登记；

2、登记时需要详细注明会议室使用的起止时间、会议负责人、会议主题。

使用当天到周红英处领取钥匙后需在登记表上签名，归还钥匙也需在登记表上签字。

3、预定会议室的“负责人”必须在会议室使用完毕后立即对会议室桌椅进行复原，并对内部卫生进行打扫，保证会议室后续的正常使用。

如果在会议室的后续使用中因桌椅凌乱、缺失，有垃圾等影响正常使用的情况，负责人将受到200元—500元的罚款；

会议室使用登记表

会议室

上午（起止时间）

下午（起止时间）

负责人

会议主题

签字

领取/归还

月日

星期一

月日

星期二

月日

星期三

月日

星期四

月日

星期五

4、会议室的使用按照“先预定、先使用”的原则，遇到突发重大会议或状况需由负责人申报行政部协调使用，禁止不预约登记使用会议室的状况发生；

7S检查表

1整理

项次

查检项目

查检状况

自我评价

1

通道状况

有很多东西，或脏乱．0分

虽能通行，但要避开，叉车不能通行．1分

摆放的物品超出通道．2分

超出通道，但有警示牌．3分

很畅通，又整洁．4分

2

工作场所

的设备、

材料

一个月以上未用的物品杂乱放着．0分

角落放置不必要的东西．1分

放半个月以后要用的东西，且杂乱．

一周内要用，且整理好．

3日内使用，且整理很好．

3

办公桌

（作业台）

上、下及

抽屉

不使用的物品杂乱．0分

半个月才用一次的也有．1分

一周内要用，但过量．

当日使用，但杂乱．

桌面及抽屉内均最低限度，且整齐．

4

材料货架状况

杂乱存放不使用的物品．0分

材料货架破旧，缺乏整理．1分

摆放不使用但整齐．

材料货架上的物品整齐摆放．

摆放为近日用，很整齐．

5

库房

塞满东西，人不易行走．0分

东西杂乱摆放．1分

有定位规定，没被严格遵守．

有定位也在管理状态，但进出不方便．

任何人均易了解，取料也方便．

2整顿

项次

查检项目

查检状况

自我评价

１

设备、

机器、

仪器

破损不堪，不能使用，杂乱放置．0分

不能使用的集中在一起．1分

能使用但脏乱．

能使用，有保养，但不整齐．

摆放整齐、干凈，最佳状态．

2

工

器

具

不能用的工具乱放．0分

勉强可有的工具多、均为可用工具，缺乏保养．1分

均为可用工具，缺乏保养．

工具有保养，有定位放置．

工具采用目视管理．

3

库

房

材

料

无分类杂放在一起．0分

分类摆放实时处理，但有区分及标识．1分

只有分类标识，但保管方法不好．

保管有定位标示．

保管有定位，有图标，任何人均很清楚．

4

图纸、作

业标准书

过期与使用中杂在一块．0分

不是最新的，但随意摆放．1分

是最新的，但随意摆放．

有文件夹保管，但无次序．

有目录，有次序，且整齐，任何人很快能使用．

5

文　件

档　案

零乱放置，使用时没法找．0分

虽显零乱，但可以找得到．1分

共同文件被定位，集中保管．

以标准化处理而方便检阅．

明确定位，使用目视管理任何人能随时使用．

3清扫

项次

查检项目

查检状况

自我评价

1

通

道

有烟蒂、纸屑、铁屑、其它杂物．0分

虽无脏物，但地面不平整．1分

水渍、灰尘不干凈．

早上有清扫．

使用拖把，并定期打腊，很光亮（锅炉房、设备）．

2

作业

场所

有烟蒂、纸屑、铁屑、其它杂物．0分

虽无脏物，但地面不平整．1分

水渍、灰尘不干凈．

零件、材料、包装材存放不妥，掉地上．

使用拖把，并定期打腊，很光亮（锅炉房、设备）．

3

办公桌

操作台

文件、工具、零件很脏乱．0分

桌面、操作台面满布灰尘不干凈。

1分

桌面、操作台面虽干凈，但破损未修理．

桌面、台面很干凈整齐．

除桌面外，椅子及四周均干凈亮丽．

4

窗、墙板

天花板

窗、墙板破烂无清扫．0分

墙板破烂但仅应急简单处理．1分

乱贴挂不必要的东西．

还算干凈．

干净亮丽，很是舒爽．