OA办公自动化管理制度Word文档下载推荐.docx

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第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、常用工具等功能，指在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：

协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。

如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

第六条本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章管理机构

第七条集团行政部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；

科技软件开发部负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条科技软件开发部负责系统的维护、开发、升级，对系统实行统一部署，分级管理，培训各使用单位系统管理人员和使用人员。

第九条集团行政部负责OA系统管理，其主要职责:

（一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）收集制作电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）做好其他相关工作。

第二章OA系统开户与注销

第十条新进符合使用OA系统的人员，由各分公司人力资源部负责现有用户、及新增用户的审核并开户。

第十一条员工离职由各分公司人力资源部注销。

第三章使用单位

第十二条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

并通过OA系统身份账号和密码登陆。

第十三条公司各部门应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十四条使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。

各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与软件开发部的衔接工作。

第十五条使用单位需变更系统中相关资料的，应向软件开发部提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。

即在交换系统中删除该单位名称，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；

合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章使用人员

第十六条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

第十七条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十八条系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。

使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。

如果本单位没有分级系统管理员，可以直接联系集团行政部信息主管进行修改。

第十九条个人信息的完善

在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第二十条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员密码登录系统。

第二十一条为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第五章业务管理规则

第二十二条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。

网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。

第二十三条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；

不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第二十四条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第二十五条发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）

（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第二十六条文档管理

（一）一般文档管理

各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理；

并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。

重要文档需另外备份。

（三）注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。

同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。

对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。

第二十七条 

日常办公

（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

（二）协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

（三）会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

第六章安全保障

第二十八条

1、OA系统的推广应用由集团行政部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；

网上办公数据不准确。

其处罚见第十一章。

2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。

3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第二十九条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。

使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第三十条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与软件开发部联系，确保系统正常运行；

不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第三十一条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第三十二条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；

不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第三十三条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。

因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向软件开发部反馈。

第三十四条信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。

接收的信息，应按照时限要求办理；

发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第三十五条使用人员应严格执行有关操作规程。

对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；

造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第三十六条密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；

电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第七章应急处理

第三十七条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知软件开发部。

由软件开发部尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由软件开发部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第三十八条系统运行中遇到的问题，应及时向软件开发部反馈。

第八章罚则（正常使用开始）

第三十九条协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元，4—6次/月100元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。

第四十条OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；

网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款。

第四十一条侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。

第四十二条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。

第四十三条侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元。

严重者将移交公安机关进行处理

第四十四条盗用他人密钥，将罚款50—200元。

严重的将移交公安机关进行处理。

第四十五条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。

所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围

第四十六条对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。

第九章附则

第四十七条本办法由软件开发部负责解释。

第四十八条本办法自发布之日起实施并生效。