OA办公自动化管理制度Word文档下载推荐.docx
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第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、常用工具等功能,指在实现公文无纸化传输、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本。
试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行:
协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。
如有违反,将严格按照有关规定进行处罚。
第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录,员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位(部门)年度考核范围。
第六条本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。
第二章管理机构
第七条集团行政部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作;
科技软件开发部负责开发、实施、培训和维护工作。
第八条科技软件开发部负责系统的维护、开发、升级,对系统实行统一部署,分级管理,培训各使用单位系统管理人员和使用人员。
第九条集团行政部负责OA系统管理,其主要职责:
(一)根据集团董事会的指令,办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续;
(二)收集制作电子公文与信息流转的具体工作规范和制度;
(三)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题;
(四)做好其他相关工作。
第二章OA系统开户与注销
第十条新进符合使用OA系统的人员,由各分公司人力资源部负责现有用户、及新增用户的审核并开户。
第十一条员工离职由各分公司人力资源部注销。
第三章使用单位
第十二条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。
并通过OA系统身份账号和密码登陆。
第十三条公司各部门应指定文档管理员一名,负责对本部门文档进行管理(新建、归档、整理、授权等)。
第十四条使用单位必须明确一名领导分管系统工作,同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。
各分级系统管理人员的职责是:
(一)负责本单位办公自动化的日常管理;
(二)指导和监督该系统在本单位的运行;
(三)负责本系统运行与软件开发部的衔接工作。
第十五条使用单位需变更系统中相关资料的,应向软件开发部提出书面申请,并办理相关手续:
(一)使用单位名称变更的,应办理名称变更手续,并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单;
(二)使用单位被撤销的,应办理注销手续。
即在交换系统中删除该单位名称,并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理;
(三)使用单位合并的,合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的,则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留,被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续;
合并后的使用单位如果使用新的单位名称的,则按本办法第八条的规定重新办理注册手续,合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。
第四章使用人员
第十六条从事本系统运行、维护、管理的工作人员,应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,尽职尽责,保证工作质量。
第十七条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
第十八条系统使用人员的账号密码(口令)必须设6位以上字符(含字母、数字、符号等),并需经常修改,不得与其他使用人员名(账号)相同。
使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面,须对自己的登陆密码进行修改,避免他人使用。
若密码丢失,应向本单位分级系统管理员提出申请,恢复初始密码。
如果本单位没有分级系统管理员,可以直接联系集团行政部信息主管进行修改。
第十九条个人信息的完善
在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加,如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。
第二十条未经本单位负责人同意,非相关人员不得使用系统管理员密码登录系统。
第二十一条为保证各类电子文件的及时收发,集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线,其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统,接收各类文件,处理待办事项。
第五章业务管理规则
第二十二条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA系统处理办公业务时,应遵守以下规定:
(一)通过OA系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。
(二)公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。
(三)公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。
网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过1个工作日。
第二十三条OA系统公共信息管理实行实名制,不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查;
不允许在讨论区发布私人事务,尊重他人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。
第二十四条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程,涉及的相关单位(部门)应按照系统模板使用说明实行网上办公,流程定制发起的单位(部门)应督促系统模板的使用。
第二十五条发文管理(单位管理部门发文、会议纪要)
(一)公司各管理部门发文,由各部门职员拟稿,交部门经理(或副经理)审核后,提交行政办公室核稿,由行政办公室根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给办公室文件管理员,管理员对文件存档,并分发到各相关部门和人员。
(二)会议纪要,由会议指定人员起草,提交会议发起方审核,主管领导签发,会议发起方的文档管理员归档并发布。
第二十六条文档管理
(一)一般文档管理
各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理;
并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。
重要文档需另外备份。
(三)注意事项
各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中,在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。
同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开,以便领导的查看。
对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等。
第二十七条
日常办公
(一)请假等管理
单位人员请休病假或事假,须经协同系统传递填写请假单,并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核,同时知会人事部门。
(二)协同办公管理
单位人员需要传递文件,须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。
(三)会议管理
会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知,其他人员收到通知后必须及时进行处理,说明是否参加会议。
(四)公告管理
由办公室起草公告通知等信息,交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。
第六章安全保障
第二十八条
1、OA系统的推广应用由集团行政部进行检查考核,对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据;
网上办公数据不准确。
其处罚见第十一章。
2、侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,其处罚见第十一章。
3、违反保密规定,造成失密泄密的,按《保密法》有关规定进行处理。
第二十九条联入系统的计算机,应安装杀毒软件。
使用外来磁盘应检测,以防病毒入侵。
第三十条系统管理员应定期检查、维护计算机网络,发现问题应及时排除,无法排除的,应立即与软件开发部联系,确保系统正常运行;
不得乱设、私设系统的使用人员。
文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。
第三十一条使用系统时,所有涉密信息不得在该系统内发布,也不得存储在与该系统相连的计算机中。
第三十二条应加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪律与保密规定。
不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动;
不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息,一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。
第三十三条系统出现异常,造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失,影响系统完整运行的,应由部门系统管理员负责维护。
因技术因素导致系统不能正常工作的,应及时向软件开发部反馈。
第三十四条信息传输工作应严格执行各项管理制度,遵循统一的技术规范。
接收的信息,应按照时限要求办理;
发送的重要信息应经本单位负责人审批。
第三十五条使用人员应严格执行有关操作规程。
对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位,予以通报批评;
造成事故的,应追究有关人员和相关领导的责任。
第三十六条密级文件不进入系统,按照现有公文流转方式处理;
电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。
第七章应急处理
第三十七条系统出现故障,导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知软件开发部。
由软件开发部尽快组织有关单位查明原因,排除故障,并在24小时内做出响应。
若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由软件开发部提出解决办法,同时报告集团相关领导,并以纸质文件的方式通知使用单位,保障公文与信息交换工作的正常运行。
第三十八条系统运行中遇到的问题,应及时向软件开发部反馈。
第八章罚则(正常使用开始)
第三十九条协同办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元,4—6次/月100元(延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜),其他次数依次类推。
第四十条OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核,对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据;
网上办公数据不准确,对工作造成不良影响的,视状况处以50---200元罚款。
第四十一条侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成OA系统运行中断的,罚款100元。
第四十二条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,罚款100元。
第四十三条侦测、盗用他人电子印章及手写签名者,将罚款50—200元。
严重者将移交公安机关进行处理
第四十四条盗用他人密钥,将罚款50—200元。
严重的将移交公安机关进行处理。
第四十五条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。
所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围
第四十六条对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等,违者将罚款50元。
第九章附则
第四十七条本办法由软件开发部负责解释。
第四十八条本办法自发布之日起实施并生效。