OA办公自动化管理制度Word文档下载推荐.docx

1、第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、常用工具等功能，指在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。第二章 管理机构第七条 集团

2、行政部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；科技软件开发部负责开发、实施、培训和维护工作。 第八条 科技软件开发部负责系统的维护、开发、升级，对系统实行统一部署，分级管理，培训各使用单位系统管理人员和使用人员。第九条 集团行政部负责OA系统管理，其主要职责: （一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续； （二）收集制作电子公文与信息流转的具体工作规范和制度； （三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；（四）做好其他相关工作。 第二章 OA系统开户与注销第十条 新进符合使用OA系统的人员，由各分公司人力资源部负责

3、现有用户、及新增用户的审核并开户。 第十一条 员工离职由各分公司人力资源部注销。第三章 使用单位第十二条 使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份账号和密码登陆。第十三条 公司各部门应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。第十四条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责本系统运行与软件开发部的衔接工作。 第十五条 使用单位需变更系统中相关资料的，应向软件开发部提出书面申请，并办理相关手续：

4、（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。第四章 使用人员 第十六条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，

5、应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。 第十七条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。第十八条 系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接联系集团行政部信息主管进行修改。第十九条 个人信息的完善在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行

6、添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。第二十条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员密码登录系统。第二十一条 为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。第五章 业务管理规则第二十二条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整

7、准确，并对所发布的内容负责。（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过个工作日。第二十三条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第二十四条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。第二十五条 发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交

8、行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。第二十六条 文档管理 （一）一般文档管理各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。（三）注意事项各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许

9、上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。第二十七条日常办公（一）请假等管理 单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。 （二）协同办公管理 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。（三）会议管理会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。 （四）公告管理 由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。第六章 安全保障第二十八条 1、OA系

10、统的推广应用由集团行政部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。3、违反保密规定，造成失密泄密的，按保密法有关规定进行处理。第二十九条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第三十条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与软件开发部联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，

11、不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。 第三十一条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。第三十二条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第三十三条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向软件开发部反馈。第三十四条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按

12、照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。第三十五条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。第三十六条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。第七章 应急处理第三十七条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知软件开发部。由软件开发部尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由软件开发部提出解决办法，同

13、时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。第三十八条 系统运行中遇到的问题，应及时向软件开发部反馈。第八章 罚 则（正常使用开始）第三十九条 协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的13次/月罚款50元，46次/月100元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。第四十条 OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50-200元罚款。第四十一条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。第四十二条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。第四十三条 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50200元。严重者将移交公安机关进行处理第四十四条 盗用他人密钥，将罚款50200元。严重的将移交公安机关进行处理。第四十五条 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围第四十六条 对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。第九章 附 则第四十七条 本办法由软件开发部负责解释。第四十八条 本办法自发布之日起实施并生效。