长江医药有限公司业务流程报告.doc

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江苏长江医药有限公司

CCERP供应链管理系统

业务流程需求报告

2010年12月12日

首营审批流程

1、首营企业审批流程

a）流程

b）首营企业登记：

登记主要对供货商的经营范围、许可证及效期、营业执照及效期、质量证书及效期、质量保证协议及有效期、委托人和委托人有效期进行管理。

并在流程进行拦截和预警。

管理供货商其他信息：

单位编号、单位名称、联系人、地址、电话、法人。

单位的编码。

双击自动生成。

c）首营企业审批：

采购、质量审核、审批：

提取生一个流程生成的数据，点审核（审批）。

d）总经理审批：

提取质管部审批后的数据，审批确认后，产生客商数据表。

e）首营企业补录：

首营企业补录为提取已经在数据初装中录入的单位信息，提取后，生成首营企业审批资料。

首营企业修改：

提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。

实现数据统一。

2、首营品种审批流程

a）流程图

b）商品分类方案设定：

确定商品的分类方案。

c）首营品种登记：

登记品种的相关信息：

品名、规格、厂家、产地、单位、剂型、批准文号、类别（与经营范围匹配）、存储条件、质量标准、限销单位等。

首营品种编号：

编号自动生成。

d）总经理审批：

总经理审批后，资料就更新到档案表，可以进行业务操作。

e）首营品种补录：

首营品种补录为提取已经在数据初装中录入的商品信息，提取后，生成首营品种审批资料。

f）首营企业修改：

提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。

实现数据统一。

3、销售单位审批流程

a）:

流程

b）销售单位登记：

登记主要对供货商的经营范围、许可证及效期、营业执照及效期、并在流程进行拦截和预警。

管理销售单位其他信息：

单位编号、单位名称、联系人、地址、电话、法人。

单位的编码。

双击自动生成。

c）销售单位审批：

业务、质量审核、审批：

提取生一个流程生成的数据，点审核（审批）。

d）总经理审批：

提取质管部审批后的数据，审批确认后，产生客商数据表。

e）销售单位补录：

首营企业补录为提取已经在数据初装中录入的单位信息，提取后，生成首营企业审批资料。

f）销售单位修改：

提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。

实现数据统一。

采购业务流程

1、流程图

2、采购计划分析：

查询功能：

主要查询品种信息、大中包装、采购员、库存上下限、阶段销售数量、最后进货单位和最低进货单位的信息、在途数量（即订单数量）、当前库存数量，已经开票单未出库数量。

导出功能：

可以导出电子表格进行加工和分析。

3、采购订单（110）：

制作方法：

手工录入品种信息，设定订单数量和价格。

输入订单数量。

确定保存。

显示内容：

品种信息、当前库存数量、品种的最后进货单位和价格、建议进价

控制点：

单位提取，按单位的效期进行预警：

过期为红色、1个月预警为蓝色。

对单位过期进行拦截。

不能制作品种。

对供货商的经营范围的拦截：

超出供货商的经营范围，系统做拦截。

打印：

打印合同样子。

4、采购订单审核：

提取采购订单，选中后点击审核确定。

5、来货登记单（112）：

制作方法：

提取审核后的订单，按照订单编号提取订单明细。

主要功能：

提取订单，选中品种后，输入批号、效期、数量和校对价格拦控制点：

对供货商的效期进行拦截，

对品种的效期和批号进行拦截，不能为空，和效期不能低于三个月。

打印：

打印出验收单。

特别注意事项：

在此处确定货位，即该药品属于哪个销售部门，一张单据可以有多个货位，但是要注意不能选错，否则入库后需要做退货处理。

6、来货登记验收单：

只要提取来货登记单。

保存后生成药品验收记录。

进口药品记录等GSP的相关记录。

可见异物检查记录：

对需要进行澄明度检查的品种进行检查并生成记录。

7、采购入库单：

制作方法：

提取验收合格的来货登记单。

提取后保存，增加库存，增加供货商往来账。

显示内容：

品种信息、批号、效期、含税价、含税金额、价格、金额、架位号。

打印：

打印入库单，多联。

提供给财务做账。

8、采购退出通知单：

操作方法：

按供货商提取，选中供货商，选择品种，按该供货商的入库品种选择，显示入库的价格、批号等信息。

显示内容：

商品信息、批号、效期、批次信息、价格、数量、货位信息。

打印：

可以打印。

特殊情况，可以不按供应商的进货记录提取。

采用其他提取制作。

9、采购退出通知单审核：

提取采购退出通知单。

确定审核人、审核意见，确定审核。

10、采购退出出库单：

主要是提取审核合格后的采购退出通知单。

做退出出库。

减少库存，冲减供货商往来款。

界面显示：

品种信息、批号、效期、价格、含税金额、零售价、零售金额、货位、架位号、批次。

拦截：

对负库存拦截。

打印：

打印出采购退出出库单多联。

财务做账凭证。

生成药品购进退出记录。

仓库根据采购的手工退货申请单，直接退货确认。

确认后，减少库存。

打印单据，仓库根据单据进行发货，建议采用两步操作。

稳妥。

仓库保管：

需要查询入库、销售、库存，查询数量、批号、日期。

销售业务流程

1、流程图

2、销售开票单：

制作方法：

手工选择销售客户和品种，选择批号、批次信息、输入数量和价格。

确定付款方式和客户类别。

控制点：

对销售客户的效期进行色标预警：

红色为过期、蓝色：

1个月预警。

对品种的库存能进行拦截，显示有库存的品种。

对品种的效期进行色标预警。

对品种库存进行拦截：

对品种的库存，按已经开票后的库存进行拦截。

价格控制：

对输入价格，不能低于成本价进行拦截。

显示内容：

显示品名、规格、产地、批号、批次、效期、库存数量、批发价、税率、类别、货位

批号按色标显示、按效期排序，按批次显示。

价格：

系统自带带出该单位的该品种的最后一次销售价格。

开票员可以修改价格。

或根据抬头选择的单位名称和业务员可自动带出品种的协议销售价（需在商品单位业务员价格维护中维护）。

打印：

开票员保存后，按货位分组进行打印单据。

3、销售开票单审核：

审核销售开票单，审核后的单据，仓库方可以提取出库。

4、销售出库复核单：

提取审核后的开票单，按单据提取，结合打印的单据，进行出库确认，减少库存。

增加销售单位的应收往来款。

制作方法：

提取审核合格后的销售开票单。

按单位和单据号查找，减少库存，增加销售单位往来账。

显示内容：

品种信息、批号、效期、含税价、含税金额、价格、金额、架位号。

复核：

查询出库、提取单据复核、查询库存数量。

5、销售退货申请单：

制作方法：

根据手工填制的退货申请单，选择销售单位，按该单位的销售记录提取，显示当时的销售单据号、价格、批号、批次等信息。

界面显示：

显示品种信息、入库时间、单据号、批次、批号、效期、销售价等信息。

打印：

打印出单据，供复核人员复核品种。

并随货同行。

查询销售：

按单位、品种查询销售记录。

6、销售退回验收：

制作方法：

提取销售退回申请单，做验收确认。

填写合格情况和验收人，确认后，产生药品验收退回记录。

7、销售退回入库单：

制作方法：

提取验收合格后的退回申请单，做入库确认，入库后增加库存，冲减销售客户的往来账。

辅助财务流程

1、采购退补价

a）退补价流程图

b）采购退补价单：

针对录入错误、供货商返点等情况，针对其中一笔单据进行价格调整，采用退补价调整。

显示内容：

退补价方式、单位、品种信息、批号、效期、库存数量、原单数量、原含税价、新含税价。

批次信息

提取方法：

提取该单位的入库单

账务处理：

修改批次的库存的成本价。

影响以后销售的毛利。

2、销售退补价

a）退补价流程图

b） 销售退补价单：

显示内容：

单位、品种信息、批号、效期、原单数量、原含税价、新含税价。

批次信息

提取方法：

提取该单位的入库单。

账务处理：

影响销售单位的往来账。

影响销售的毛利。

3、发票登记

a）发票登记：

对供应商的发票与销售发票进行登记。

发票针对明细对应。

4、供应商结算

a）采购结算流程图

b）采购结算单：

按供货商的入库单据结算。

提取采购入库、退回、退补价单据，做结算。

结算按单据进行勾兑结算。

显示内容：

单位信息、单位的余额、单位余额、结算方式、结算金额信息。

5、销售勾兑结算：

自动勾兑和按单据勾兑

系统报损流程

11、系统报损流程图

12、报损申请单：

由仓库制作报损申请单。

登录系统，选择货位，做报损单申请。

操作方法：

选择货位，通过助记码、商品名称、编号选择品种，输入报损（报益）数量。

显示内容：

品种信息、实盘数量、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。

打印：

可以打印出单据。

汇出：

查询中可以导出电子表格。

13、报损审批：

有质量部门对申请单进行审核。

14、报损执行单

功能说明：

提取审核后的报损单。

做报损确认，影响库存。

显示内容：

品种信息、报损报溢数量、批号、批次、效期、货架号、报损原因。

打印：

打印出报损单，作为财务做账的原始凭证。

系统盘点流程

1、系统盘点流程图

2、准备盘点表：

操作方法：

按架位号、货位进行生成盘点表。

锁定当前的库存数量。

盘点前准备工作：

入库和出库与实物同步操作。

显示内容：

品种信息、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。

打印：

打印出盘点表。

3、录入盘点资料：

按单据提取盘点表，查找品种录入实盘数。

操作方法：

提取准备盘点表，通过商品名称、助记码、编号等快速查找品种。

显示内容：

品种信息、实盘数量、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。

4、盘点审核：

对已经录入完的盘点审核单。

如果录入错误返回录入数据，重新录入。

5、盘点记账：

提取审核后的盘点，进行盘点记账，记账后，以差异部分，冲减当前库存。

6、临时盘点：

对部分品种，在临时盘点表中进行盘点，修正库存数量。

操作方式：

针对一些盘点中录入或者盘点错误的情况，进行修正数据。

针对一些动销盘点中的差异库存进行修正库存。

对一些其他的原因导致的库存差异，需要修正库存的情况。

操作结果：

直接以当前的差异数量修正库存。

影响库存帐页。