高级项目管理师-培训课件-沟通管理PPT课件下载推荐.ppt

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口头形式、技术形式等。

书面材料是项目信息的一种重要表现形式，例书面材料是项目信息的一种重要表现形式，例如项目进展报告、图纸、工作条例、合同条款、谈如项目进展报告、图纸、工作条例、合同条款、谈话记录、各种报表等。

话记录、各种报表等。

个别谈话包括口头分配任务、汇报、工作检查、个别谈话包括口头分配任务、汇报、工作检查、批评、介绍情况、谈判交涉等。

批评、介绍情况、谈判交涉等。

集体口头形式如工作讨论、会议等。

技术形式如电话、电报、电传、传真、录像、技术形式如电话、电报、电传、传真、录像、广播、电子邮件等。

广播、电子邮件等。

22、项目信息沟通项目信息沟通（11）信息共享）信息共享1）1）多项目信息共享多项目信息共享多项目信息共享就是根据不同项目信息的特点多项目信息共享就是根据不同项目信息的特点,有有计划地组织项目间的信息沟通计划地组织项目间的信息沟通,以保证收集到的信息及以保证收集到的信息及时而有效地传递到信息需要者手中。

可见时而有效地传递到信息需要者手中。

可见,多项目信息多项目信息共享是信息沟通所期望的理想结果共享是信息沟通所期望的理想结果,即信息需求者都能即信息需求者都能及时地获得有效信息。

合理的信息共享模式将会提高信及时地获得有效信息。

合理的信息共享模式将会提高信息价值息价值,降低信息传递成本。

降低信息传递成本。

（11）信息共享）信息共享2）2）多项目信息共享的方法多项目信息共享的方法.书面形式共享信息。

书面形式共享信息。

书面报告可以有效地选择措辞书面报告可以有效地选择措辞,将误解降至最低将误解降至最低,书面报告还可以提供共享信息的历史记录书面报告还可以提供共享信息的历史记录,与成员广与成员广泛分享相同的信息。

泛分享相同的信息。

书面报告不能确认信息接收者是否接受信息并书面报告不能确认信息接收者是否接受信息并按照发送者期望的方式解释信息按照发送者期望的方式解释信息,不能抓住反映信不能抓住反映信息接收者对信息反应的非语言信号息接收者对信息反应的非语言信号,不能让信息接不能让信息接收者询问问题以澄清对所接收信息的误解收者询问问题以澄清对所接收信息的误解,发送者发送者无法知道接收者是否阅读了所发出的报告。

无法知道接收者是否阅读了所发出的报告。

（11）信息共享）信息共享提高人们阅读并理解书面报告的措施提高人们阅读并理解书面报告的措施:

以标准格式准备定期报告以标准格式准备定期报告,有利于信息接收者了有利于信息接收者了解在何处能找到特定种类的信息；

解在何处能找到特定种类的信息；

针对不同主题准备几份简短报告针对不同主题准备几份简短报告,少用技术术语少用技术术语及缩写词；

及缩写词；

利用书面报告来共享事实信息利用书面报告来共享事实信息,并安排一名特定并安排一名特定人员来接受其他人的咨询人员来接受其他人的咨询,以便澄清或深入讨论报告以便澄清或深入讨论报告中包括的任何信息；

中包括的任何信息；

（11）信息共享）信息共享在报告所提供的信息的基础上在报告所提供的信息的基础上,清楚描述发送者清楚描述发送者希望人们采取的任何行动希望人们采取的任何行动;

利用特殊方法来突出重要信息利用特殊方法来突出重要信息,比如以不同颜色比如以不同颜色或在彩色纸张上打印关键部分或在彩色纸张上打印关键部分,或是在封面备忘录中或是在封面备忘录中提及特别相关的或重要的部分；

提及特别相关的或重要的部分；

在送出报告后在送出报告后,就报告中提到的一个或两个关键就报告中提到的一个或两个关键点与接收报告的人进行讨论点与接收报告的人进行讨论;

将报告控制在一页以内将报告控制在一页以内,或在报告开头加上一份或在报告开头加上一份简短摘要。

简短摘要。

（11）信息共享）信息共享通过项目会议共享信息通过项目会议共享信息会议可以为信息共享者探究信息的含义提供论坛会议可以为信息共享者探究信息的含义提供论坛,但人们常常忽视会议的重要性但人们常常忽视会议的重要性,认为会议是当今商业认为会议是当今商业界最大的时间浪费界最大的时间浪费,进而使得会议没有让适当的人员进而使得会议没有让适当的人员参加参加,没有及时召开没有及时召开,没有会议议程没有会议议程,甚至无法产生行甚至无法产生行动方案等。

动方案等。

为了改善多项目会议质量为了改善多项目会议质量,使其真正发挥其应有使其真正发挥其应有的功能的功能,会前、会中和会后都要进行管理。

注重组织会前、会中和会后都要进行管理。

注重组织会议的技巧。

会议的技巧。

（22）信息冲突）信息冲突信息冲突是沟通障碍导致的结果信息冲突是沟通障碍导致的结果,是信息沟通是信息沟通不能有效进行的结果。

不能有效进行的结果。

例如信息发布者故意操纵信息例如信息发布者故意操纵信息,不将客观情况不将客观情况如实告之接收者如实告之接收者,或者提供模棱两可的消息或者提供模棱两可的消息,使信使信息显得对某自己更为有利息显得对某自己更为有利,这种行为将严重影响沟这种行为将严重影响沟通的有效性。

在沟通不能有效进行的情况下会产生通的有效性。

在沟通不能有效进行的情况下会产生信息冲突信息冲突,例如项目成员在进行信息沟通时例如项目成员在进行信息沟通时,如果不如果不注意彼此的教育程度、文化背景、说话方式和修辞注意彼此的教育程度、文化背景、说话方式和修辞习惯的差异会不可避免地导致沟通障碍习惯的差异会不可避免地导致沟通障碍,引起许多引起许多信息冲突问题。

信息冲突问题。

（22）信息冲突）信息冲突信息冲突与沟通障碍有密切的关系信息冲突与沟通障碍有密切的关系,导致沟通障导致沟通障碍的因素也是导致信息冲突的因素碍的因素也是导致信息冲突的因素,如语义的、知如语义的、知觉选择的、知识和经验的、心理的等方面的因素都觉选择的、知识和经验的、心理的等方面的因素都会导致信息冲突。

会导致信息冲突。

要避免信息冲突要避免信息冲突,必须克服沟通障碍必须克服沟通障碍,保证信息保证信息沟通的有效进行沟通的有效进行,因此克服沟通障碍的方法和有效因此克服沟通障碍的方法和有效进行沟通的方法将有助于避免信息冲突进行沟通的方法将有助于避免信息冲突。

（3）多项目管理项目管理中的信息发布一个企业在同一时间内可能会有很多项目需要完一个企业在同一时间内可能会有很多项目需要完成成,如何经济、有效地同时管理好众多的项目是企业如何经济、有效地同时管理好众多的项目是企业项目管理的核心问题。

为了经济原因和最有效地使用项目管理的核心问题。

为了经济原因和最有效地使用资源资源,企业项目管理中常常采用多项目管理的方法。

企业项目管理中常常采用多项目管理的方法。

多项目管理是企业项目管理中常用的一种新型管多项目管理是企业项目管理中常用的一种新型管理方法理方法,是指在组织中协调所有项目的选择、评估、是指在组织中协调所有项目的选择、评估、计划和控制等各项工作。

计划和控制等各项工作。

多项目管理中的信息发布就是以有用的形式及时多项目管理中的信息发布就是以有用的形式及时地向多个项目的利益相关者提供其所需要的信息。

地向多个项目的利益相关者提供其所需要的信息。

（33）多项目管理中的信息发布）多项目管理中的信息发布多项目管理中的信息发布与单项目管理中多项目管理中的信息发布与单项目管理中的信息发布具有相似之处的信息发布具有相似之处,其输入主要涉及到其输入主要涉及到多个项目的沟通管理计划、项目计划以及项目多个项目的沟通管理计划、项目计划以及项目计划的工作结果等计划的工作结果等,其输出主要涉及到多个项其输出主要涉及到多个项目的项目记录、项目报告和项目介绍等目的项目记录、项目报告和项目介绍等,其采其采用的工具和技术主要涉及到沟通技能、信息查用的工具和技术主要涉及到沟通技能、信息查询系统以及信息发布系统等。

询系统以及信息发布系统等。

（33）多项目管理中的信息发布）多项目管理中的信息发布由于多项目管理中的信息发布涉及到多个由于多项目管理中的信息发布涉及到多个项目项目,与单项目管理的信息发布相比与单项目管理的信息发布相比,其过程在其过程在信息共享和信息冲突方面将表现出更复杂的情信息共享和信息冲突方面将表现出更复杂的情况况,项目经理及其项目组必须根据多项目管理项目经理及其项目组必须根据多项目管理的特点确定何人在何时需要何种信息的特点确定何人在何时需要何种信息,并确定并确定传递信息的最佳方式传递信息的最佳方式,以保证多项目管理的信以保证多项目管理的信息发布取得最佳的效果。

息发布取得最佳的效果。

33、项目沟通计划、项目沟通计划（11）项目沟通需求的确定）项目沟通需求的确定（22）项目沟通计划编制的过程）项目沟通计划编制的过程（33）项目沟通管理计划涉及的主要内容）项目沟通管理计划涉及的主要内容（44）项目管理信息系统的建立）项目管理信息系统的建立（55）项目管理信息系统的维护）项目管理信息系统的维护（66）项目管理信息系统的二次开发）项目管理信息系统的二次开发（11）项目沟通需求的确定）项目沟通需求的确定项目目沟沟通通需需求求是是沟沟通通计划划编制制的的重重要要依依据据，因因此此确确定定项目目的的沟沟通通需需求求是是编制制项目目沟沟通通计划划的的重重要要工工作作。

项目目沟沟通通需需求求的的确确定定是是在在信信息息收收集集和和加加工工处理理的的基基础上上，对项目目利利益益相相关关者者的的信信息息需需求求做做出出的的全全面面决决策策，该项工工作作涉涉及及到到对确确定定沟沟通通需需求求所所需需要要的的信信息息的的收收集集、加加工工以以及及对项目目的的沟沟通通需需求求的的全全面面决决策。

策。

（11）项目沟通需求的确定）项目沟通需求的确定11）确定沟通需求所需信息的收集）确定沟通需求所需信息的收集项目沟通内容的收集目沟通内容的收集项目沟通的方式、方法和渠道的收集目沟通的方式、方法和渠道的收集项目沟通的目沟通的时间和和频率的收集率的收集项目沟通信息的来源和最目沟通信息的来源和最终用用户的收集的收集

（1）项目沟通需求