企业档案管理制度.doc

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武汉XX有限公司

档案管理制度

（V1.0）

2010年7月

文档修订记录

*状态：

A——创建，M——修改，D——废除

版号

状态

变更人

变更时间

变更内容

批准人

批准时间

V1.0

A

黄青青

2010.06.21

主要针对公司各档案管理责任的细化

汪澜

2010.7.12

档案管理制度v1.0

1目的

　　为规范公司档案管理工作，确保各类档案资料的及时归档和安全保管，特制定本制度。

2适用范围

适用于本公司档案资料的管理。

3定义

本制度所指档案资料包括：

行政档案、人事档案、项目档案、财产档案、合同档案、技术档案六大类。

4职责

4.1行政部相关岗位人员负责公司行政档案、项目档案、财产档案、技术档案的管理。

4.2人力资源部负责人事档案的管理。

4.3财务部负责合同档案的管理。

4.4项目管理部负责SI体系合同档案、项目档案和技术档案的管理。

4.5技术服务部负责SI体系所有售前档案管理，包括标书、技术方案、技术验证的所有资料。

同时负责所有售后档案管理，包括项目实施的机房配置、虚机运维的相关档案。

4.6客户服务部负责互联网体系合同档案、项目档案和技术档案的管理。

相关岗位人员分别负责相关档案的收集和整理工作，集中管理，有效地保护和利用档案，维护档案完整与安全，便于公司各部门的利用。

5管理内容与要求

5.1档案内容

5.1.1　行政档案

a）公司的营业执照、代码证、注册商标等工商证明文件；

b）公司所获得的专利、资质、体系、许可、表彰、荣誉等证书；

c）国家有关部门下发给公司的法律法规、通告、批文等文件，及公司上报国家有关部门的资料；

d）公司与合作单位签署的各类协议、意向书、合同书及往来文件资料等；

e）公司的各种规章规定及实施细则；

f）公司内部通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，及公司生产经营活动所形成的重要的文件、资料及记录；

g）反映公司生产经营活动的音像制品；在各大媒体发布的宣传广告材料及电视广告片等；

h）公司土地、房屋等产权证明；

i）其它需归档的重要文件资料。

5.1.2　人事档案

a）员工个人资料（姓名、性别、年龄、学历证明、身份证号码、家庭住址、工作经历、应聘部门、薪金待遇、报到日期等）；

b）员工转正申请及各主管部门签批的意见；

c）员工在职期间的个人表现、考核评价及培训、职务升降、职称评定记录；

d）员工办理养老、工伤、失业、医疗、生育保险等记录；

e）员工试用、录用合同

f）干部任免记录。

g）离职员工的个人档案。

5.1.3项目档案

a）历年所有合同项目全过程的相关管理表单，包括合同复印件、项目开工报告、项目需求确认书、项目验收报告等。

b）项目源代码光盘，项目源代码硬盘（项目档案中保存源代码存放路径说明文档，定期将存放满的硬盘移交到行政部）。

c）涉及项目的售前及售后维护档案。

5.1.4财产档案

以下属固定资产管理范筹的财产档案（办公设备、家具、通讯设施），包括：

a）各类办公设施、设备、家具等；

b）网络/通讯设施等。

5.1.5合同档案

公司各部门对外签订的各类经济合同统称为合同档案。

a）互联网项目合同、系统集成项目合同等对外销售类合同；

b）对外采购合同。

5.1.6技术档案

a）公司成型产品及相关产品研发源代码，要求分产品版本号。

b）售前技术档案（含标书、技术方案、技术验证的所有资料）。

c）售后技术档案（含项目实施的机房配置、虚机运维的相关资料）。

5.1.7归档要求

a）归档材料要以电子档及光盘刻录备份（光盘、硬盘）相结合的方式进行,避免文档材料丢失而无法找回；

b）档案标题要简明准确，整理好的档案要确定档案的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

c）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

（明确编号规则，目录表作为附件）例如：

A1—B1—C1—D1—E1

其中，A1为经办部门代号，B1为大类号，C1为小类号。

D1为档案卷次，E1为档案

5.2档案资料密级分类、降密、解密

5.2.1公司档案资料分为绝密、机密、秘密和普通四个级别，其中：

a）绝密级：

公司的技术源代码、成型产品代码、技术方案；

b）机密级：

公司发展战略、新产品研发计划、未公开的重大商业计划、当年的财务资料、未公开的会议纪录和标书等；

c）秘密级：

项目档案、技术档案、人事档案、基建档案、以前年度的财务档案、合同档案、公司的重要公文、已公开内容的会议纪录、法律案卷等资料；

d）普通级：

其它无密级的档案资料。

5.2.2档案资料降密、解密

e）已过密级保护有效期；

f）公司决定降密、解密的档案资料；

g）档案资料已作废；

h）其它特别情况需降密、解密。

5.3档案保管

5.3.1绝密级档案资料的保管由总经理指派专人负责。

5.3.2机密级档案资料由总经理指定资料的形成部门或责任部门的有关人员保管，总经理可根据情况作出是否移交综合部保管的决定。

5.3.3秘密级档案资料，除财务档案、合同档案、人事档案资料只提供档案目录清单外，其他资料均应及时或定期移交行政部保管。

5.3.4普通档案资料由资料形成部门或责任部门的负责人与行政部进行协商，如有保存必要，则由行政部组卷并归档保管。

5.3.5对降密、解密后的档案资料，按降密或解密后的档次要求进行保管。

5.4档案存放

5.4.1有密级的档案资料的存放，应以无关人员不易接触为宜，其中：

绝密和机密档案资料必须存放于上锁的档案柜内，并由相关档案管理员专职管理，确保安全。

5.4.2财务档案资料、人事档案资料，均应长期保管，其他档案资料由档案管理人员根据有关规定确定保管期限。

5.4.3所有档案资料的保管都必须防盗、防火、防虫、防潮，保管人员应定期检查，确保档案资料的完整。

5.4.4所有档案从存档日开始，保管存档的部门和责任人，应每两年组织对存档光盘进行检查清理，防止长期不清理造成存档文件不清晰或者不能使用。

并及时对即将不能使用的光盘从新刻录后保存。

5.5设置密码

为保证计算机内的档案资料的妥善保管，所有计算机必须设置开机密码，网内资料的存取，必须设置权限。

5.6档案借阅

5.6.1根据档案资料的不同密级，设置以下借阅审批权限：

a）对于未归档的，属普通档次的档案资料的借阅，由存放部门的负责人审批；

b）对于已归档的，属普通档次的档案资料的借阅，由综合部负责人审批；

c）对于秘密和机密档案资料的借阅，由分管领导审批；

d）对于绝密档案资料的借阅，由总经理审批。

5.6.2借阅档案资料，一般应就地阅卷；确需借出，应办理登记手续，并按要求日期归还，不得转借，以防丢失。

5.6.3借阅档案资料，未经同意，不准摘抄、复印和拷贝，与借阅无关的内容，不准翻阅。

5.6.4如借阅人将文件丢失或损坏，必须及时查明原因和责任者，并如实逐级向上报告，追究有关人员的责任。

5.7档案交接

5.7.1人力资源部在档案管理责任人调离本岗位时，要将交接事项作为人力资源部必办事项之一，同时提醒负责保管档案的部门责任人，办理交接手续；

5.7.2交接前，交接人要重新清理档案保存的时间及光盘播放效果，便于接交人及时更新存档时间和刻录，交接人还要列出详细的档案交接清单；

5.7.3交接时档案材料要与档案清单相符。

监交人由部门经理和行政部共同协助交接工作的完成。

5.8档案资料的销毁

5.8.1超过保管期限的档案资料可以销毁，但应由档案管理员提出申请，经总经理审批后才能销毁。

5.8.2销毁档案资料必须作好销毁记录，并由经办人员和证明人员签字备查。

5.9归档时间与奖惩

5.9.1绝密、机密类的档案，各形成部门必须于每季度末20号前归档一次，逾期未归档者，由档案资料员酌情报交行政部部致办公会讨论决议后，给予该部门200元/次的经济处罚；如发现遗失一份档案资料，视档案重要程度给予档案保管人200-500元/次的经济处罚。

5.9.2秘密、普通类的档案，各形成部门必须于每半年末20号前集中归档一次，逾期未归档者，给予该部门100元/次的经济处罚；如发现遗失一份档案资料，视档案重要程度给予档案保管人100-200元/次的经济处罚。

5.9.3经总经理同意暂不交档案资料室的绝密、机密档案。

由各形成部门负责加密保管。

6附则

6.1本制度由武汉XX有限公司总经理办公室制定，并负责解释、修改。

6.2本制度自签发之日起生效。

档案管理交接表

移交人姓名

所属部门

职位

接交人姓名

所属部门

职务

交接项目

交接事项清单

保存期限

交接人签字

备注（档案形式）

序号

档案名称

移交人

接交人

监交人

日期：