实施项目操作手册MMSSH004在建工程物资采购V10Word文档格式.docx

实施项目操作手册MMSSH004在建工程物资采购V10Word文档格式.docx

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3.3操作要求13

4、修改采购订单13

4.1操作目的13

4.2操作说明13

4.3操作要求15

5、显示采购订单15

5.1操作目的15

5.2操作说明15

5.3操作要求17

6、集中审批采购订单17

6.1操作目的17

6.2操作说明17

6.3操作要求19

7、审批单张采购订单19

7.1操作目的19

7.2操作说明19

7.3操作要求21

8、打印采购订单22

8.1操作目的22

8.2操作说明22

8.3操作要求24

9、采购订单收货25

9.1操作目的25

9.2操作说明25

9.3操作要求27

四、报表使用27

一、使用说明

本手册应用于工厂对满足在建工程物资类采购的业务，例如工厂的某次改建工程中，需要购买新的设备的采购业务。

手册包含了从用户在系统中建立采购订单，到依据采购订单对供应商送的物料进行收货的操作流程

二、操作步骤

步骤

操作码

描述

建议岗位

1

N/A

提出采购需求

生产工程部

2

选择合适的供应商

生产工程部/采购部

3

KO01

创建在建工程内部订单

财务

4

ME21N

建立采购订单

采购员

5

ME28

各级审批

相关领导

6

MIGO

对采购订单收货

仓库/生产工程部

三、操作实例

1、提出采购需求

工程部根据工程需求提出在建工程物资采购计划，经过项目组讨论会签后，提交给采购部。

2、选择合适的供应商

采购部门根据工程提出的采购需求，对供应商进行询报价，根据供应商的情况选择最佳供应商，经过生产工程部确认后，开始进行采买。

3、建立采购订单

3.1操作目的

此步操作的目的是在SAP系统中建立一张采购订单。

3.2操作说明

在初始界面中输入事务代码ME21N，进入如下界面

字段释义如下：

类别

字段

输入选择

解释

抬头

凭证类型

必输

此采购订单的类型，请选择非贸易类采购订单

供应商

此订单面向的供应商

采购组织

此订单使用的采购组织

采购组

此订单使用的采购组

公司代码

所在公司在SAP系统中的代码

汇总号

选输

如果是外部合同，此处填写外部合同号码

如果是A类采购订单（业务双方洽谈成功后，供应商出具采购合同，作为法律文件双方签署）采购订单，此汇总号为必输字段，填写外部合同号，如果外部合同号超过10位，则填写末尾10位号。

如果是B类采购订单（业务双方洽谈成功后，我方出具采购合同，作为法律文件双方签署）,汇总号不需要填写。

如果是C类采购订单（无外部版式生效法律合同，且不需打印系统合同的），汇总号不需要填写。

合同号

如果汇总号超过10位，将完整的外部合同号填写在此处，如果是C类采购订单，则填写“无书面合同”

报关单号

此文本可以填写合同对应的报关单号

ISO号

此文本可以填写ISO号

我方参考

此字段为挂牌采购使用

表头文本

此订单的订单条款以及其他备注信息

如果是A类采购订单（业务双方洽谈成功后，供应商出具采购合同，作为法律文件双方签署）表头文本可填写备注信息或者不填。

如果是B类采购订单（业务双方洽谈成功后，我方出具采购合同，作为法律文件双方签署），表头文本填写订单条款。

如果是C类的采购订单（无外部版式生效法律合同，且不需打印系统合同），此处不填写。

联系人

此处联系人从供应商主数据中带入

电话

此处联系电话从供应商主数据中带入

传真

此处传真从供应商主数据中带入

地址

此处地址从供应商主数据中带入

以上数据从供应商主数据中带入，会反映在打印格式中，如果有必要修改，可以进行修改，否则打印程序会取供应商主数据中的供应商地址，联系人，电话以及传真。

项目细节

账户分配（A）

在建工程类采购订单请输入F

短文本

采购物料的描述

PO数量

采购物料的数量

交货日期

计划的交货日期

净价

物料的价格

物料组

物料的分组

点击“发票”页签，维护此订单的税率。

税码

采购物料的税率

点击“帐户分配”页签，维护内部订单号。

订单

在建工程的内部订单号（由财务提供）

跟踪号

如果此订单是参照另一张订单建立的，跟踪号填写参照订单的订单号。

输入完毕后点击，系统检查数据完整性（系统不能识别数据正确性），点击，生成采购订单号码。

3.3操作要求

注意事项：

1.注意订单的帐户分配必须维护“F”。

2.注意内部订单号由财务提供。

禁止事项：

4、修改采购订单

4.1操作目的

此操作的目的是在系统中对一张已经建立的采购订单做修改。

4.2操作说明

在初始界面中书屋事务代码ME22N，进入如下界面：

点击按钮，

输入要修改的采购订单号码后点击。

输入要修改的采购订单号码后回车即可。

点击可在显示-修改模式间进行切换。

4.3操作要求

注意事项

1.订单审批后不可修改。

禁止事项

1.订单收货后不可修改价格

5、显示采购订单

5.1操作目的

此操作的目的是在系统中查看一张已经建立的采购订单。

5.2操作说明

在初始界面中输入事务代码ME23N，进入如下界面:

输入要查看的采购订单号码后回车即可。

5.3操作要求

6、集中审批采购订单

6.1操作目的

此步操作在系统中批量审批已经创建的采购订单

6.2操作说明

在初始界面中输入事务代码ME28，进入审批选择界面

选择条件

批准代码

每个审批角色都会有一个自己的批准代码，此代码关联到所有需要此角色审批的采购订单

批准组

每个审批角色都数以某一个审批组

设置批准

如果是要进行批量审批，请勾选此项目

取消批准

如果是要进行批量撤销审批，请勾选此项目

批准先决条件已经执行

勾选此项目后，之后上层审批通过的订单才会流转到此步审批

要审批的订单的采购组织

采购组

要审批的订单的采购组

凭证日期

将要审批的采购订单限定在某个时间范围内

凭证号

将要审批的采购订单限定在某个号码范围或者个别号码内

输入必要的信息后，点击，进入审批界面：

选中要审批的行，点击，同样点击可以撤销审批。

审批完毕后点击即可。

6.3操作要求

1．请注意填写批准代码和批准组，否则将查询不到需要审批的采购订单

7、审批单张采购订单

7.1操作目的

此步操作在系统中批量审批一张已经创建的采购订单

7.2操作说明

在初始界面中输入事务代码ME29N

点击按钮。

点击“其他凭证”。

点击进行审批，点击可以进行反审。

点击“保存”按钮即可。

7.3操作要求

1．审批后需要点击“保存”按钮。

8、打印采购订单

8.1操作目的

此步操作的目的是将系统中的采购订单打印出来作为正式的采购合同使用。

8.2操作说明

在初始界面输入ME22N，然后打开需要打印的采购订单。

点击

输出类型

填写ZN01

双击该行项目

逻辑目标

选择本地默认打印机

勾选立即打印和输出之后释放选项，点击返回到采购订单界面，点击。

点击即可。

8.3操作要求

9、采购订单收货

9.1操作目的

此步操作的目的是在SAP系统对一张采购订单进行收货，同事产生收货凭证以及会计凭证。

9.2操作说明

在初始界面中输入事务代码ME21N，进入如下界面。

事务类型

此操作的业务类型，选择“A01收货”

参考凭证

此操作需要参考的凭证，选择“R01采购订单“

记账日期

此业务实际发生的日期

在系统中操作的日期

输入完毕后回车，进入如下画面。

收货人

填写收货人姓名

点击“数量”页签，进入如下画面

数量

收货的数量。

单位

收货的计量单位。

项目确定

勾选以后才可以过帐

勾选项目确定后，点击“检查”按钮，系统检查信息完整性，然后点击“过帐”。

产生物料凭证。

9.3操作要求

1．注意记帐日期是否是业务实际发生的日期。

四、报表使用

TCODE

作用

MMBE

查询物料在某库存地某批次下的库存数量

ME2L

按照供应商查询采购订单

ME2M

按照物料查询采购订单

MB51

查询物料凭证

ZMM930

查询采购订单以及收货，未执行量等

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