环保文件与资料控制程序Word文档下载推荐.doc

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环保文件与资料控制程序Word文档下载推荐.doc

A/0

批准：

审核：

编制：

1目的:

确保有害物质保证系统所使用之文件迅速处理﹑正确流通﹑合理使用,以确保各相关部门能适时获得有效的最新环保文件.

2范围:

本公司内部制作的或是客户/供货商提供的关于环保产品实现全过程的文件与数据之管制均属之,且文件包括任何形式或类型的媒体.

3定义

3.1有害物质保证体系文件

为实施产品有害物质而形成的体系文件.包括环保手册;

程序文件（作业程序,管理要领,管理办法,标准..等）;

记录性文件（包括报告/表单/检验记录...等）.

3.2外部环保文件

来自外部的环保文件,包括国家（国际或地区）环保法律法规、国际国内环境标准、电子行业环保标准以及与产品有关的各种环保信息和环保要求等.

3.3HSF：

HarzadousSubstanceFree（有害物质减免）

3.4HSPM:

HarzadousSubstanceProcessManagementManual（有害物质过程管理系统手册）

3.5HSPP:

HarzadousSubstanceProcessManagementProcedure（有害物质过程管理系统程序）

4.权责

文件类别

编制

分发及回收

废止

环保手册

环境管理者代表

总经理

总经理（经营者）

文控中心

程序文件

相关部门负责人

记录文件

部门主管指定

部门主管

部门主管或以上

外来文件

文控接收

5作业内容

5.1本公司环境文件类别说明:

a）环保手册:

有害物质保证系统构筑要纲（有害物质保证系统指导性文书）及HSF（有害物质减免）总则.

b）程序文件:

描述有害物质过程的作业程序（如:

环保文件与数据程序,环境监查程序等）和管理要领和管理办法,标准..等环境数据文书均属之.

c）记录文件:

包括用于环境记录的窗体及报告,如环境监查记录表﹑环境异常联络单等.

5.2环境文件编码系统

5.2.1各类环境文件的文件编号由文控中心按以下原则统一编号,所有环境文件的文件编号不得有重复或误用之情形.当某环境文件作废后,该文件编号不得再次使用.

5.2.2环保手册、程序文件、及记录表格编号格式:

5.2.2.1环保手册编号格式

□□─□□□─□□□

表示流水号（三位数）

表示有害物质过程管理系统手册（HSPM）

表示公司名称取英文简写（CC）

例如:

环保手册>

编号为:

CC-HSPM-001

5.2.2.2程序文件编号格式

□□─□□□─□□□

表示有害物质管理系统程序（HSPP）

例如:

环保文件与数据控制程序>

CC-HSPP-001

5.2.2.3环保作业文件编号格式

□□─□□─□□□

文件流水号

作业文件代号（WI）

环保记录编号格式见《环保记录控制程序》。

5.2.3外来环保文件:

直接由文控确认接收登录并存档.

5.3环保文件版本:

环保文件原版以A/0表示,第一次修订则以A/1表示.当修订次数过多（超过8次）或者一次修订内容较大时（占整个篇幅1/2以上）,则以B/0版表示,以此类推.

5.4环保文件制作:

5.4.1各部门按照固定格式制作好的环保文件,要经过相关权责人员的审核/批准后才能发行.

5.4.2环保程序文件制作完后,要经过相关部门负责人的会签,以表示对程序内容的认可.

5.4.3外部环境文件须经部门经理或以上核准后根据需要分发.

5.5环保文件分发与回收:

5.5.1所有经核准之后的环保文件原稿交由文控中心列管及保存.文控中心按分发单位（文件刊头指定或者首页的分发章）影印适当份数,分发至相关部门.

5.5.2若为受控环境文件,由文控中心在环境文件每一页盖“受控文件”章,按“文件分发一览表”分发至各部门.

5.5.3环保文件需回收时,文控中心按原分发单位回收所有旧版文件,回收时须注意数量及内容之完整性,并将收发情况记录于《环保文件分发/回收记录表》上.

5.6环保文件保存﹑废止及销毁:

5.6.1有效环保文件的保存期限及废止的原稿保存期限见附录2.

5.6.2废止环保文件由文控中心统一回收,旧版原稿盖“作废”章或打上大“X”以作回收纸使用。

5.6.3所有环境文件数据（包括记录）保存在现场至少一年.

5.6.4环保文件的保存应易于检索,并注意防火、防潮、防蚀、防盗.

5.7环保文件申请及借阅:

5.7.1由于文件数量不够或文件遗失或缺页、破损、模糊等,使用单位须填写《环保文件申请单》说明原因,并经过相关权责人员批准后向文控中心申请补发.

5.7.2环保文件由于工作需要可向文控中心借阅。

5.8环保文件定期评审、修订:

5.8.1所有环保文件在使用过程中若有不适情况发生或有新的环境要求增加时,由发现人（或单位）知会文件拟定人（或单位）,如文件拟定人（或单位）认为有必要修订时,填写《环保文件申请单》并召集相关部门负责人进行评审.经同意修改后,文件拟定人（或单位）持核准后的《环保文件申请单》知会文控中心后执行修订.

5.8.2修订后的新版环保文件必须经过相关职责人员的审批后才予发行.

5.9电子媒体环保数据的管理:

文控中心应对所有有害物质过程管理体系文件的电子文件进行加密受控管理，若其它部门需使用电子文件，文控中心应设置“只读”格式。

6参考文件

无

7使用表单

7.1环保文件控制总览表

7.2环保文件分发/回收记录表

7.3环保文件申请单

8附录

附录1:

环保文件与数据控制流程图

附录2:

环保文件保存期限表

附录3:

环保文件发行相关印章

YES

环保文件制订

文控中心编号

颁布﹑发行