如何撰写语商务信函毕业论文.doc

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如何撰写商务信函

摘要

内容摘要：

商务英语，比如商务信函、协议、合同、广告、文件以及商务演讲，这些文书都属于实际写作的文书。

尽管每种文书都有各自的风格，但所有的实际写作都有他们共同的文体特点。

目前，也许大多数同学对大部分的文书还不熟悉，尽管我们以前见过这方面的文书。

因此，通过这篇文章我们能进一步了解某种文书——商务英语信函。

随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。

无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商业信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。

本文主要涉及英语商务信函写作原则、英语商务信函的礼貌来叙述写好商业信函，把握住信函的内容和着重之处。

并结合范例进行分析，为外贸写商业信函打下基础，从而掌握一定的商务英语技能，以便在涉外商务交往中能准确又规范的进行表达和翻译，并且能在以后自己从事外贸行业中起一定促进作用。

关键词：

商业信函、礼貌、原则、技能

Abstract

Content:

BusinessEnglish,forexample,businessletter,contract,advertisement,documentsandbusinessspeechallbelongtotheactualcorrespondence.Tougheverykindofletterhaveitsstyle,alltheactualcompositionhavetheirownfeatures.Atpresent,wesawtheaspectofcorrespondencebefore,butmajorityofstudentsarenotfamiliarwithmostofthem.Therefore,wecanfurtherlearncertaincorrespondenceviatothisarticle:

BusinessEnglishCorrespondence.Asthedevelopmentofourinternationaltrade,variousEnglishbusinesscorrespondencesareincreasingdaybyday,suchasconcerningforeignaffairs’contract,agreementandadvertisement.Intermsofpersonnelorenterprise,agoodappropriatebusinesscorrespondencewillkeepasuperiorfirstimpressiontoyourcolleagues,suppliersandclients,whichfacilitatesuccessfulbusinessactivity.Thisessay,whichconcernsmainlyaboutthewritingprincipleofEnglishbusinesscorrespondenceanditscourtesy,explainshowtowritebusinesscorrespondencewellandgraspfirmlythecontentofcorrespondenceandessentialpoint.Itcombinesmanyexamplestoanalyzethemethods,whichisbasiconwritingbusinesscorrespondenceinforeigntrade.Thus,wecangraspcertainskillofBusinessEnglishsoastoexpressandtranslateaccuratelyandnormallyinforeignbusinessassociation.What’smore,itwillpromoteourtakingontradinginnearfuture.

Keywords:

businesscorrespondence,courtesy,principle,skill

目录

摘要..............................................................i

Abstract……………………………………………………………………………ii

1.引言……………………………………………………………………………5

2.英语商务信函的定义……………………………………………………………5

3.英语商务信函写作原则………………………………………………………5

3.1礼貌原则…………………………………………………………………5

3.2正确原则…………………………………………………………………5

3.3明晰原则…………………………………………………………………5

3.4简洁原则……………………………………………………………………6

3.5完整原则……………………………………………………………………6

3.6具体原则……………………………………………………………………6

3.7体谅原则……………………………………………………………………6

4.英语商务信函的礼貌…………………………………………………………6

5.英语商务信函中礼貌的表现……………………………………………………6

5.1英语商务信函的首尾………………………………………………………6

5.2英语商务信函的语气………………………………………………………7

5.3商务信函中体现出的态度…………………………………………………10

6.总结……………………………………………………………………………12

参考文献…………………………………………………………………………13

Acknowledgement………………………………………………………………14

一.引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。

但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。

因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。

“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。

一封好的商务信函有助于促进和

英语商务信发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。

”

二、英语商务信函的定义

商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。

实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

三、英语商务信函写作原则

1、礼貌原则（courteousness）

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。

写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。

写信过程中除了多使用诸如please；yourkindinquiry；Iwouldappreciateitifyouwould等短语外，还需做到以下几点：

语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：

yourneglectfulattitude；impatience；wedenyyourclaim等；避免使用含有性别歧视的词语，如businessman；chairman等。

2、正确原则（correctness）

正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。

避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：

majority；agreatoftime；minority等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。

这一点对商务文件、信函等尤为重要。

3、明晰原则（clearness）

信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。

信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。

段与段之间应使用过渡语衔接，

诸如：

firstly；secondly；however；moreover；incontrast等短语，使整封

信自然流畅，明白易懂。

4、简洁原则（conciseness）

一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。

故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的语句完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。

5、完整原则（completeness）

信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。

6、具体原则（concreteness）

使所表达的内容准确而又生动。

当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、体谅原则（conscientiousness）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。

当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

以上七个原则是商务信函写作中的指导原则,对于写好一封商务信函起着非常重要的作用。

四、英语商务信函的礼貌

从上述原则中，可以发现礼貌是书面商务信函中最基本的原则，是重中之重。

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如yourkindinquiry；youresteemedorder等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，显得客气而得体。

最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。

商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。

商务信函中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。

五、英语商务信函中礼貌的表现

5.1、英语商务信函的首尾

5.1.1.信件开头的问候语

虽说这些都是客套话，但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。

如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.”。

如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重对方意见。

如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。

例如：

“DearCustomer”；“DearPersonnelManager”。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

DearSirorMadam（尊敬的先生或女士）。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些：

Dr.Smith（斯密思博士）；Mr.Smith（斯密思先生）；Mrs.Smith（斯密思夫人）；Ms.Smith（斯密思女士）；