文件管理办法Word文档格式.docx

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管理文件

1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。

如：

公司章程

2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。

员工手册、质量手册、营销手册等。

该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。

3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。

4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。

该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。

日常工作文件

1）签呈：

内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。

2）信息交流表：

内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。

3）部门发文:

由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。

通知、计划、部门日常工作文件、建议等。

4）对外传真文件:

通过传真向外部（如：

合作伙伴、政府等）传送的文件。

5）会议记录:

公司各种会议记录经整理后的文件。

会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。

6）个人文件:

以个人名义发文，内容只代表个人。

部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。

4.4.受控文件和非受控文件

受控文件---指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。

公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。

受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号，便于追溯使用者。

受控文件印章图示如下：

4.5.保密文件和非保密文件

保密文件---指由总经理或相关职能部门拟制、签发，其内容涉及公司机密的文件。

保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章，分发前标明分发号，便于追溯使用者。

密件印章图示如下：

5.文件排版要求

5.1.页面设置

纸张大小：

纵向A4（210×

297mm）；

行间距：

倍行距（除对外传真文件的刊头）；

字间距：

标准间距；

上页边距不得超过3cm，其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节，以不影响整体美观为原则。

5.2.文件格式

管理文件首页按附录2格式，即本文件首页的格式。

封面包括：

必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码，与其它页的差别是，页尾有制定、审核、批准的责任人签署。

管理文件正文按附录3格式，除了正文，还包括每页都有的信息：

文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。

部门发文格式按附录4格式。

1）第一页有刊头（文件上部信息栏），如果文件超过一页，从第二页开始无刊头，刊头包括：

文件接收部门或个人（To：

XXX）、发文部门（Fr：

XXX）、主题（Sub：

）、发文日期（Date：

）、文件编号（№：

）、页数（Page：

）。

2）刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。

3）刊头与正文开头用直线隔开。

4）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。

5）签发人姓名、职位左对齐，签名距正文结尾两行。

“对外传真文件”格式按附录5。

1）第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头；

2）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；

3）刊头与正文开头用一条直线隔开；

4）刊头右上角插入公司标志；

5）签名左对齐，距正文结尾两行；

6）发文部门写上各自部门的传真、电话、E-MAIL。

“会议记录”格式参考附录6格式。

1）会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。

2）第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。

3）刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。

4）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；

“个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式，建议除无文件编号外，其余参考“部门发文”格式。

文件表格格式要求：

1）文件所附表格按职能部门统一编号；

2）文件名称居中，用黑体3号字；

3）公司logo在文件名称的右上方；

4）“表格编号”在表格底部右下脚；

5）表格右上角“№：

”用于记录该表格的使用流水号，是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。

5.3.文件编号

章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号。

程序类文件编号

×

/P/×

/001

1）公司代码：

RB—日播总部ZM—至美公司ZX—至信公司

2）职能部门代码按英文大写缩写（含总经理、总监代码）：

a、GM—总经理VGM—副总经理

b、MD—制造总监FD—财务总监SD—销售总监

MKD—品牌企划总监DD—设计总监

c、GMO—总经理办公室FA—财务审计部HR—人力资源部

IT—电脑部MK—品牌企划部OA—办公事务部

CM—商品部DS—直营部RD—设计部

AM—公共资源部PR—公共关系部QM—质量管理部

PL—计划部TN—技术部PU—采购部

QC—品控部

d、办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“O”表示（如“GZO”表示广州办事处）。

作业类编号

/WI/×

5.3.3技术标准编号：

RB/×

工艺类别：

TS---生产技术标准QS---质量标准OS----其他标准

“部门发文”编号

/2007/001

1）序号按本年度发文顺序编写。

2）职能部门代码按5.3.2—2）规定编写。

5.4.表格编号

F—×

—×

5.5.页码

页码表示如下：

/×

5.6.文件版本号：

新发布为1，第一次换版为2，之后为3、4……，依此类推。

5.7.“受控文件”分发号

分发后的每份受控文件都有不同的分发号，便于分发后的追溯，分发号由总经办统一编制，统一备案。

－－×

5.8.文件条款号

以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。

5.9.字体、框线选用

原则上，公司所有文件的正文均采用宋体小四号字，主标题和次标题均采用黑体小四号字，文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号，其他位置按照如下规定字体，其余未规定的根据需要选择字体，以美观为原则。

公司管理文件

1）首页刊头文件名用黑体三号字，刊头、刊尾其它用隶书小四号字，框线用0.75磅线条。

2）首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字，必要时在关键词下加下划线。

3）文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字，线条用1磅线条，正文标题、次标题用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。

部门发文

1）刊头“上海日播服饰有限公司”用隶书小四号，加下划线。

2）刊头其余用小四号黑体字（不加粗），正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。

对外传真文件：

公司名称用加粗隶书小四号字加下划线，地址、电话、传真用楷体-GB2312小四号字，刊头其他部分以及正文用小四号黑体字，刊头与正文间用1磅线条。

会议记录：

1）“会议记录”标题用倾斜黑体小四号字，“议题”用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。

刊头与正文间用1磅线条。

2）右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体-GB2312小三号字，加下划线。

个人文件（参考）：

刊头用小四号黑体字，正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。

表格：

“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线，“表格名”用加粗宋体三号字。

表格框线根据需要设定，以总体协调美观为原则。

5.10.流程图

流程图形式按照公司指定模式，要求用VISIO制作，流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。

流程图模式参考附录2《流程图模版》

流程图图记参考附录3《流程图参考图记》。

6.文件制定、审批、发布、修订及其管理

6.1.管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图，参阅附件。

6.2.文件的制定、审批程序

管理文件的制定、会签：

1）各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。

2）初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。

根据讨论意见修改后，部门负责人审核，再提交总经办组织会签。

3）总经理办公室根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。

4）总经理办公室将文件标明“讨论稿”，连同《文件会签表》发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。

5）为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。

6）总经理办公室汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门。

7）文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由总经办召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。

8）若会签中一些问题通过总经办或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。

管理文件的审批

1）会签通过后，总经理办公室提供文件编号及其所附表格编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由总经理办公室提交相应责任人审批。

2）章程、手册类文件和所有程序类文件提交，草拟单位负责人审核，公司总经理（或其授权人）进行最后批准。

3）作业类文件由草拟单位相应主管审核，相应职能部门负责人批准。

质量标准由总经办主任批准，至美作业类类文件由至美负责人批准，品牌公司作业类文件由品牌公司负责人批准。

4）文件审批后由总经办专人以文本形式复制、分发，各相关部门具体实施。

日常工作文件的制定和审批

1）部门发文由各部门制定，部门负责人审核、批准并负责解释，其管理办法可参考“管理