文件管理办法Word文档格式.docx

1、 管理文件1） 章程-指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如：公司章程2） 手册-指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。员工手册、质量手册、营销手册等。该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。3）程序类文件-指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。4）作业类文件-指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX

2、规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。 日常工作文件1） 签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。2） 信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。3） 部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。通知、计划、部门日常工作文件、建议等。4） 对外传真文件:通过传真向外部（如：合作伙伴、政府等）传送的文件。5） 会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。会议

3、记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。6） 个人文件:以个人名义发文，内容只代表个人。部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。4.4. 受控文件和非受控文件 受控文件-指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。 受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号，便于追溯使用者。 受控文件印章图示如下：4.5. 保密文件和非保密文件 保密文件-指由总经理或相关职能部门拟制、签发，其内容涉及公司机密的文件。 保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章，分发前标明分发号，便于

4、追溯使用者。 密件印章图示如下：5. 文件排版要求5.1. 页面设置 纸张大小：纵向A4（210297mm）； 行间距：倍行距（除对外传真文件的刊头）； 字间距：标准间距； 上页边距不得超过3cm，其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节，以不影响整体美观为原则。5.2. 文件格式 管理文件首页按附录2格式，即本文件首页的格式。封面包括：必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码，与其它页的差别是，页尾有制定、审核、批准的责任人签署。 管理文件正文按附录3格式，除了正文，还包括每页都有的信息：文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。 部门发文格式按附录4格式。1） 第一页有刊头（文

5、件上部信息栏），如果文件超过一页，从第二页开始无刊头，刊头包括：文件接收部门或个人（To：XXX）、发文部门（Fr：XXX）、主题（Sub：）、发文日期（Date：）、文件编号（：）、页数（Page：）。2） 刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。3） 刊头与正文开头用直线隔开。4） 如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。5） 签发人姓名、职位左对齐，签名距正文结尾两行。 “对外传真文件”格式按附录5。1） 第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头；2） 如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；3） 刊头与正文开头用一条直线隔开；4） 刊头右上角插入公司标志；5）

6、签名左对齐，距正文结尾两行；6） 发文部门写上各自部门的传真、电话、E-MAIL。 “会议记录”格式参考附录6格式。1） 会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。2） 第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。3） 刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。4） 如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码； “个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式，建议除无文件编号外，其余参考“部门发文”格式。 文件表格格式要求：1） 文件所附表格按职能部门统一编号；2） 文件名称居中，用黑体3号字；3） 公司logo在文件名称的右上方；4） “表格编号”在表格底部右下脚；

7、5） 表格右上角“：”用于记录该表格的使用流水号，是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。5.3. 文件编号 章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号。 程序类文件编号/P/0011） 公司代码：RB日播总部 ZM至美公司 ZX至信公司2） 职能部门代码按英文大写缩写（含总经理、总监代码）：a、 GM总经理 VGM副总经理b、 MD制造总监 FD财务总监 SD销售总监 MKD品牌企划总监 DD设计总监 c、 GMO总经理办公室 FA财务审计部 HR人力资源部IT电脑部 MK品牌企划部 OA办公事务部CM商品部 DS直营部 RD设计部AM公共资

8、源部 PR公共关系部 QM质量管理部 PL计划部 TN技术部 PU采购部QC品控部 d、 办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“O”表示（如“GZO”表示广州办事处）。 作业类编号/WI/5.3.3技术标准编号：RB/工艺类别：TS-生产技术标准QS-质量标准OS-其他标准 “部门发文”编号/2007/0011） 序号按本年度发文顺序编写。2） 职能部门代码按5.3.22）规定编写。5.4. 表格编号F5.5. 页码页码表示如下：/5.6. 文件版本号：新发布为1，第一次换版为2，之后为3、4，依此类推。5.7. “受控文件”分发号分发后的每份受控文件都有不同的分发号，便于分发后的追溯，分

9、发号由总经办统一编制，统一备案。5.8. 文件条款号以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。5.9. 字体、框线选用 原则上，公司所有文件的正文均采用宋体小四号字，主标题和次标题均采用黑体小四号字，文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号，其他位置按照如下规定字体，其余未规定的根据需要选择字体，以美观为原则。 公司管理文件1） 首页刊头文件名用黑体三号字，刊头、刊尾其它用隶书小四号字，框线用0.75磅线条。2） 首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字，必要时在关键词下加下划线。3） 文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字，线条用1磅线条，正文标

10、题、次标题用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。 部门发文1） 刊头“上海日播服饰有限公司”用隶书小四号，加下划线。2） 刊头其余用小四号黑体字（不加粗），正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。 对外传真文件：公司名称用加粗隶书小四号字加下划线，地址、电话、传真用楷体-GB2312小四号字，刊头其他部分以及正文用小四号黑体字，刊头与正文间用1磅线条。 会议记录：1） “会议记录”标题用倾斜黑体小四号字，“议题”用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。刊头与正文间用1磅线条。2） 右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体-GB2312小三号字，加下划线。 个人文件

11、（参考）：刊头用小四号黑体字，正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。 表格：“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线，“表格名”用加粗宋体三号字。表格框线根据需要设定，以总体协调美观为原则。5.10. 流程图 流程图形式按照公司指定模式，要求用VISIO制作，流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。 流程图模式参考附录2流程图模版 流程图图记参考附录3流程图参考图记。6. 文件制定、审批、发布、修订及其管理6.1. 管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图，参阅附件。6.2. 文件的制定、审批程序 管理文件的制定、会签：1） 各职能部门按本规定格式要求起草,

12、完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。2） 初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。根据讨论意见修改后，部门负责人审核，再提交总经办组织会签。3） 总经理办公室根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。4） 总经理办公室将文件标明“讨论稿”，连同文件会签表发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。5） 为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。6） 总经理办公室汇集各部门的会签意

13、见，返还文件编写部门。7） 文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由总经办召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。8） 若会签中一些问题通过总经办或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。 管理文件的审批1） 会签通过后，总经理办公室提供文件编号及其所附表格编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由总经理办公室提交相应责任人审批。2） 章程、手册类文件和所有程序类文件提交，草拟单位负责人审核，公司总经理（或其授权人）进行最后批准。3） 作业类文件由草拟单位相应主管审核，相应职能部门负责人批准。质量标准由总经办主任批准，至美作业类类文件由至美负责人批准，品牌公司作业类文件由品牌公司负责人批准。4） 文件审批后由总经办专人以文本形式复制、分发，各相关部门具体实施。 日常工作文件的制定和审批1） 部门发文由各部门制定，部门负责人审核、批准并负责解释，其管理办法可参考“管理