U8总帐报表操作手册文档格式.docx
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6、UFO报表编制:
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财务部门工作岗位职责:
Ø
进行日常财务核算工作。
进行各费用报销处理;
进行企业日常经营活动的会计反映与核算;
进行相相关部门进行上报各种经营性报表,为决策层提供及时准确的会计信息。
出纳:
出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。
主管会计:
录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。
记账:
记帐(取消记帐)、转帐生成、对帐、结帐(取消结帐)。
报表人员:
在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。
财务经理:
审核会计凭证、审核财务报表。
✧日常工作描述:
1.主管会计录入凭证(制单)。
2.出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认,进行支票登记簿的录入。
3.财务经理审核记帐凭证。
4.记帐人员对审核后的凭证记帐。
✧初始设置
⏹会计科目设置(编码4-2-2-2-2-2)
单击“设置”下“会计科目”,系统进入“会计科目”界面:
●如果增加科目:
单击[增加],在输入窗口中录入或选择相应内容,单击[确认],单击[关闭];
●如果删除科目:
选中要删除的科目,单击[删除],点击“确认”;
●如果修改科目:
选中要修改的科目,单击[修改]或双击该科目,点击[修改]修改相应内容,点击[确定];
●指定科目:
单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金,银行总帐,现金流量的科目→点击“”选入→单击[确认]
备注
●科目编码及名称必须唯一;
●在增加或修改科目时,若该科目需要设置为辅助核算的科目,则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记;
●指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。
⏹外币及汇率定义
单击“设置”下“外币及汇率”,单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式,→单击[确认]在汇率一览表中,输入该币种的相应汇率单击“退出”
备注:
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率,并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率,在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
⏹录入期初余额
单击“设置”下“期初余额”,系统进入“期初余额”界面:
●将光标移到需要输入数据的余额栏,直接输入数据即可。
●如果是年中启用,还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
●录完所有余额后,用鼠标单击〖试算〗按钮,可查看期初余额试算平衡表,检查余额是否平衡,也可单击〖对账〗按钮,检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致
●无论往来核算在总账还是在应收应付系统,有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。
●〖清零〗:
当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时,清除此科目的所有科目的期初数据。
存在已记账凭证时此按钮置灰。
●则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷,年初余额将自动计算出来。
●如果某科目为数量、外币核算,可以录入期初数量、外币余额。
但必须先录入本币余额,再录入外币余额
●若期初余额有外币、数量余额,则必须有本币余额。
●在录入辅助核算期初余额之前,必须先设置各辅助核算目录。
⏹设置凭证类别
单击“设置”下“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。
⏹设置结算方式
单击[设置]→选择[结算方式]→单击[增加],输入“结算方式编码”和“结算方式名称”,若启用票据管理,单击该项打上“√”标记;
单击[确认],单击[退出]。
备注
●结算方式编码:
用以标识某结算方式。
用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入,录入值必须唯一。
结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示,但编码中&
、“、;
、-以及空格禁止使用。
●结算方式名称:
用户根据企业的实际情况,必须录入所用结算方式的名称,录入值必须唯一。
结算方式名称最多可写6个汉字(或12个字符)
⏹录入部门档案(编码1-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”,录入部门编码及部门名称,单击“保存”,录入下一部门档案录完后单击“退出”。
⏹录入职员档案
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”,录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”。
●职员编号:
必须录入,必须唯一。
●职员名称:
必须录入,可以重复。
●部门名称:
输入该职员所属的部门。
您只能选定末级部门。
●职员属性:
填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
●信用信息:
包括信用额度、信用等级、信用天数,指该职员对客户的信用权限,可以为空。
如果要在"
销售管理系统—信用控制"
中选择"
业务员信用控制"
,建议在这里输入职员信用权限。
⏹录入客户档案(编码1-2-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”,录入系统提供的四个页签内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
其中客户编码,客户简称,所属分类码必须输入。
⏹录入供应商档案(编码2-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“供应商档案”单击“增加”,录入系统提供的四个页签内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
其中供应商编码,供应商简称,所属分类码必须输入
⏹录入项目目录
单击[编码档案]下[项目目录]
建立项目档案的操作流程如图:
●核算科目:
在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算,如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。
●项目分类定义:
为了便于统计,可对同一项目大类下的项目进行进一步划分,这就需要进行项目分类的定义。
●项目结构:
一个项目除了项目名称外,有时还应加一些其他备注说明,比如课题核算除了课题名以外,还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明,这些备注说明均可以设置为项目栏目。
●项目目录:
列出所选项目大类下的所有项目
⏹银行对帐期初录入
●单击[银行对帐]下[银行对帐期初]选择“银行存款”科目,单击[确定],在启用日期窗口中录入启用日期,在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额;
●单击“方向”可调整对帐单的余额方向;
●若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项;
备注:
●第一次使用银行对帐功能前,系统要求录入日记帐及对账单未达账项,在开始使用银行对账之后不再使用;
●在录入完单位日记帐,银行对账单期初未达帐项后,请不要随意调整启用日期,尤其是向前调,这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐;
✧日常财务工作:
⏹增加凭证
单击[填制凭证]单击[增加]录入凭证分录录完凭证,单击[保存]单击[退出]。
凭证表头部分的录入
●凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
●采用自动编号时,计算机自动按月按类别连续进行编号
●采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。
●凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号不能修改。
输入凭证正文部分
备注:
●摘要可以相同,但不能为空,按回车,系统将摘要自动复制到下一分录行
●会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
●科目编码必须是未级的科目编码。
●金额不能为零,红字以“-”号表示。
●在金额处按空格键,系统将自动调整当前分录的金额方向。
●在金额处按“=”,系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
●录入涉及数量核算的分录时,录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方,可用空格调整方向;
◆辅助核算信息
●如果科目设置了辅助核算属性,还要输入辅助信息,如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
●在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入;
具体操作:
单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]
⏹修改凭证
单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证,直接修改;
修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。
●未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改
●已审核算的凭证应先取消审核后,再通过证制单功能进行修改。
●若您在【选项】中设置了"
制单序时"
的选项,那么,您在修改制单日期时,不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
●若在【选项】中设置了"
不允许修改、作废他人填制的凭证"
,则不能修改他人填制的凭证。
●外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
⏹冲销凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证,单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字凭证进行补充,通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存。
⏹删除凭证
单击[制单]菜单下[整理凭证]选择整理凭证期间单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。
●如果遇到有非法的凭证需要作废时,则可以使用作废/恢复功能,将这些凭证进行作废。
●如果作废凭证不想保留时,可以通过整理凭证功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。
●只能对未记帐的凭证作凭证整理。
●已记帐凭证作凭证整理,应先恢复本月月初的记帐前状态,再作凭证整理。
●若本月有凭证已记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理,请先到"
恢复记账前状态"
功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
⏹会计凭证审核
更换操作员:
在企业门户中单击菜单[重注册],屏幕显示“系统登录”,选取帐套后单击[确认];
在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认];
审核:
单击[审核凭证]下的[审核凭证]设置要进行审核的凭证条件,点击“确认”选择要审核的凭证,点击“确定”点击单击“审核”或[审核]菜单下的[成批审核凭证];
取消审核:
如上进入审核凭证窗口,点击单击“取消”或[审核]菜单下的[成批取消审核];
标识错误:
如上进入审核凭证窗口,可单击[标错],系统在该凭证上标识为有错,便于制单人进行修改;
审核完毕,单击[退出]。
●制单人与审核人不能是同一人;
审核前必须更换操作员(重新注册);
●凭证一经审核便不能修改和删除,若要修改删除可先取消审核;
●取消复核只能由复核人自已进行。
⏹会计凭证记帐
在”凭证”菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围(格式如:
1-20或1,3,5,7-10)→单击[下一步],核对记帐报告无误后,单击[下一步],单击[记帐],系统即开始记帐,记帐完毕退回总帐系统画面。
●第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统