U8总帐报表操作手册文档格式.docx

1、 86、 UFO报表编制： 11财务部门工作岗位职责： 进行日常财务核算工作。 进行各费用报销处理； 进行企业日常经营活动的会计反映与核算； 进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。出 纳：出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。主管会计：录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。记 账：记帐（取消记帐）、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐）。报表人员：在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。财务经理：审核会计凭证、 审核财务报表。 日常工作描述：1 主管会计录入凭证（制单

2、）。2 出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。3 财务经理审核记帐凭证。4 记帐人员对审核后的凭证记帐。 初始设置 会计科目设置（编码4-2-2-2-2-2）单击“设置”下“会计科目”，系统进入“会计科目”界面： 如果增加科目：单击增加，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击确认 , 单击关闭; 如果删除科目：选中要删除的科目，单击删除，点击“确认”； 如果修改科目：选中要修改的科目，单击修改或双击该科目，点击修改修改相应内容，点击确定; 指定科目：单击编辑菜单下指定科目单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目点击“”选入单击确认备注 科目编码及名称必须唯一； 在增

3、加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“”标记； 指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。 外币及汇率定义单击“设置”下“外币及汇率”，单击增加在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，单击确认 在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出”备注：此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。 录入期初余额单击“设置”下“期初余额”， 系统进入“期初余额”界面： 将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。 如果是年中启用，还可以录

4、入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。 录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致 无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。 清零：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。 则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额 若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。

5、在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。 设置凭证类别 单击“设置”下“凭证类别”单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别单击“确定”单击退出。 设置结算方式单击设置 选择结算方式单击增加，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“”标记；单击确认，单击退出。备注 结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。结算方式编码可以数字09或字符AZ表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。 结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或

6、12个字符） 录入部门档案（编码1-2-2-2）单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击“保存”，录入下一部门档案录完后单击“退出”。 录入职员档案单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”，录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”。 职员编号：必须录入，必须唯一。 职员名称：必须录入，可以重复。 部门名称： 输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。 职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。 信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。

7、如果要在销售管理系统信用控制中选择业务员信用控制，建议在这里输入职员信用权限。 录入客户档案（编码1-2-2-2-2）单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。 录入供应商档案（编码2-2-2-2）单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“供应商档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入 录入项目目录单击编码档案下项目目录 建立项目档案的操作流程如图： 核算科目：在总账系统【会计科目】

8、功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。 项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。 项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。 项目目录：列出所选项目大类下的所有项目 银行对帐期初录入 单击银行对帐下银行对帐期初选择“银行存款”科目，单击确定，在启用日期窗口中录入启用日期，在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最

9、后一次对帐的调整前余额； 单击“方向” 可调整对帐单的余额方向； 若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项；备注: 第一次使用银行对帐功能前，系统要求录入日记帐及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用； 在录入完单位日记帐，银行对账单期初未达帐项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐； 日常财务工作： 增加凭证单击填制凭证单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。凭证表头部分的录入 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号 采用序时控制时，凭证日期应大于等于

10、启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。输入凭证正文部分 备注: 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是未级的科目编码。 金额不能为零，红字以 “-”号表示。 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向； 辅助核算信息 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义

11、项等 。 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息参照单击编辑单击增加单击退出 修改凭证单击上张、下张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。 未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改 已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。 若您在【选项】中设置了制单序时的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。 若在【选项】中设置了不允许修改、作废他人填制的凭证，则不能修改他人填制的凭证。 外部系统传过来的凭证不能在总账系

12、统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 冲销凭证单击上张、下张选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下作废/恢复。 冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。 删除凭证单击制单菜单下整理凭证选择整理凭证期间单击“确定”选择要删除的凭证单击“确定”。 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。 如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。 只能对未记帐的凭证作凭证整理。 已记帐

13、凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到恢复记账前状态功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 会计凭证审核更换操作员：在企业门户中单击菜单重注册，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击确认；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击确认；审核：单击审核凭证下的审核凭证设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，点击“确定”点击单击“审核”或审核菜单下的成批审核凭证；取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或审核菜单下的成批取消审核；标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击标错，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；审核完毕，单击退出。 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）； 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核； 取消复核只能由复核人自已进行。 会计凭证记帐在”凭证”菜单中单击记帐单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）单击下一步，核对记帐报告无误后，单击下一步，单击记帐，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统