盘点作业的步骤与方法Word下载.docx
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(1)事先准备
盘点作业的事先准备工作是否充份,攸关盘点作业进行的顺利程度,为了使盘点得在短促的时间内,利用有限的人力达到迅速确实的目标,事先的准备工作内容如下:
(a)明确建立盘点的程序方法
(b)配合会计决算进行盘点
(c)盘点、复盘、监盘人员必须经过训练
(d)经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单
(e)盘点用的表格必须事先印制完成
(f)库存资料必须确实结清
(2)盘点时间的决定
一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好,但因每次实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦,故也很难经常为之。
事实上,导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程,可能是因出入库作业传票的输入,检查点数的错误,或是出入库搬运造成的损失,因此一旦出入库作业次数多时,误差也会随之增加。
所以,以一般生产厂而言,因其货品流动速度不快,半年至一年实施一次盘点即可。
但以物流中心货品流动速度狻快的情况下,我们既要防止过久盘点对公司造成的损失,但又碍於可用资源的限制,因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间,例如,在有建立商品别ABC管理的公司,我们建议:
•A类主要货品:
每天或每周盘点一次
•B类货品:
每二、三周盘点一次
•C类较不重要货品:
每月盘点一次即可
而未实施商品别ABC管理的业者,至少也应对较容易损耗毁坏及高单。
之货品增加其盘点次数。
另外注意的,当实施盘点作业时,时程应尽可能缩短,以2—3日内完成较佳。
至於选择的日期一般会选择在:
(a)财务决算前夕一一因便利决算损益以及表达财务状况。
(b)淡季进行——因淡季储货量少盘点容易,人力的损失相对降低,且调动人力较为便利。
(3)决定盘点方法
因盘点场合、求的不同,盘点的方法亦有差异,为符合不同状况的产生,盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆,至於其细节於下节中加以叙述。
(4)盘点人员之组训
为使盘点工作得以顺利进行,盘点时必须增派人员协助进行,至於由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练,使每位参与盘点的人员能适切发挥其功能。
而人员的组训必须分为两部份:
(a)针对所有人员进行盘点方法训练。
其中对盘点的精神程序、表格的填写必须充份解,工作才能得心应手。
(b)针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。
因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉,故而应加强货品的认识,以利盘点工作之进行。
(5)储存场所之清理
(a)在盘点前,对厂商交来的物料必须明确其所有数,如已验收完成属本中心,应即时整理归库,若尚未完成验收程序属厂商,应划分清楚避免混淆。
(b)储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。
(c)储存场所整理整顿完成,以便计数盘点。
(d)预先鉴定呆料、废品、不良品,以便盘点时之鉴定。
(e)帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。
(f)储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘,以便提早发现问题并加以预防。
(6)盘点工作
盘点时,因工作单调琐碎,人员较难以持之以恒,为确保盘点的正确性,除人员组训时加强宣导外,工作进行期间应加强导与监督。
(7)差异因素追查
当盘点结束後,发现所得数据与帐簿资料不符时,应追查差异的主因。
其著手的方向有:
(a)是否因记帐员素质不足,致使货品数目无法表达。
(b)是否因料帐处理制度的缺点,导致货品数目无法表达。
(c)是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。
(d)盘点所得的数据与帐簿的资料,差异是否在容许误差内。
(e)盘点人员是否尽责,产生盈亏时应由谁负责,
(f)是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。
(g)盘点的差异是否可事先预防,是否可以降低料帐差异的程度。
(8)盘盈、盘亏之处理
差异原因追查後,应针对主因适切的调整与处理,至於呆废品、不良品减O的部份与盘亏一并处理。
物品除了盘点时产生数量的盈亏外,有些货品在O格上会产生增减,这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及。
目增减更正表(表4-1)修改。
表4-1货品盘点数量盈亏O目增减更正表
年月曰
货品编号
货品名称
单
位
帐面资料
:
盘点实存
数量盈亏
O目增减
差
异因素
负
责
人
备
注
数
量
O
金
额
盘盈
盘亏
增O
减O
数量
金额
3.盘点的种类与方法
3.1盘点的种类
就像帐面库存与现货库存一样,盘点也分为帐面盘点及现货盘点。
所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」,就是把每天入库及出库货品的数量及单O,记录在电脑或帐簿上,而後不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。
而「现货盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」,也就是实血去点数调查仓库内的库存数,再依货品单O计算出实血库存金额的方法。
因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,最直接的方法就是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。
如一旦存在差异,即是产生「料帐不符」的现象,究竟是帐面盘点记错或是现货盘点点错,则须再多费一层工夫来找寻错误原因,才能得出正确结果及赋予责任归属。
3.2盘点的方法
(1)帐面盘点法
帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐,然後将每一种货品之入库与出库情况详加记载,不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量,帐面盘点法的记载型式如表4-2。
通常量少而单O高的货品较适合采用此方法。
表4-2货品总帐
(2)现货盘点(实地盘点)法
现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘点」。
期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法,而循环
盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点,到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。
(a)期末盘点法
由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完,因而必要全体员工一出动,采取分组的方式进行盘点.一般来说,每组盘点人员至少要三人,以便能互相核对减少错误,同时也能彼此牵制避免流弊。
其盘点方法程序如下:
步骤1:
将全公司员工作分组。
步骤2:
由一人先清点所负责区域的货品,将清点结
果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。
步骤3:
由第二人复点,填入盘存单的下半部。
步骤4:
由第三人核对,检查前二人之记录是否相同且正确。
步骤5:
将盘存单缴交给会计部门,合计货品库存总量。
步骤6:
等所有盘点结束後,再与电脑或帐册资料进行对照。
表4-3盘存单
日期
盘存单号码
品项号码
存放位置
数量
盘点人
品项号码存放位置
查核人
(b)循环盘点法
循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点,其目的除了减少过多的损失外,对於不同货品施以不同管理亦是主要原因,就如同前述商品别ABC管理的作法,。
格愈高或愈重要的货品,盘点次数愈多,。
格愈低愈不重要的货品,就尽量减少盘点次数。
循环盘点因一次只进行少量盘点,因而只专门人员负责即可,不动用全体人员。
循环盘点法最常用的单据为「现品卡」,形式如表4-4,其使用方式为:
每次出入库一面查看出入库传票,一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上,主要目的在於:
1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。
2.可协调进行出入库的分配管理,并在错误发生时能立即调查。
3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。
表4-4现品卡
货品编号
001
货品名称
肥皂
交货单位
A1
包装单位
箱
月日
出入库地点
传票编号
入库数
出库数
库存数
6/1
转入
N123
100
200
6/5
转出
N200
50
150
然而现品卡的必要与否见仁见智,一般若不采用现品卡,只以单纯点数核对的方式进行循环盘点,其步骤如下:
步骤1:
决定当天欲盘之货品。
由专门人员负责,利用空档至现场清点这些货品之实血库存数。
步骤3:
核对盘点货品之电脑库存数。
步骤4:
对照的结果,如发现两库存数没有差异,则维持原状,若发现有差异,则调查原因,并马上作修正。
而若使用现品卡者,其除了在每一次货品出入库都要予以记载外,对於在盘点时的点数核对工作亦较详细,虽作法上较麻烦,但对於盘点差异原因的追溯却较为快速、正确。
以下
为使用现品卡的循环盘点方式:
[15]
R:
实血库存量
r:
现品卡上的库存量
K:
上月底的电脑库存量
k:
上月底的现品卡库存量
步骤1:
决定将要进行循环盘点的品项,并把上月底的电脑库存数K记录下来(记录於表4-5之循环盘点单)。
前往盘点货品的位置,记录现品卡中的上月底库存数k(记录於表4-5之循环盘点单)。
清点盘点货品,将实血库存数R以及现品卡中的库存数r记录下来。
(记录於表4-5之循环盘点单)。
步骤4:
进行R—r的运算。
当R—r=0—步骤6R—r工0—步骤5
步骤5:
检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否有计算错误:
(I)若有错误,则修改。
(n)若无错误,再次计算实血库存Ro
计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间的差(K—k):
当K—k=0—步骤8
K—kM0—步骤7