如何管理好合同Word格式文档下载.docx

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以下几个方面的合同档案管理工作应进一步完善和加强：

1、首先应明确合同档案中主要应收集和管理哪些重要的档案资料？

对于建筑工程而言，我认为有如下内容必须严格地进行档案管理，说不定哪天这些档案资料会派上非常大的作用，其中包括：

（1）组成合同文件的文件，其中包括：

①招标文件，招标文件是投标人响应（如果投标人在投标书中不明确表示对招标文件响应，应作为废标处理）并依此投标的依据也是订立《合同》的依据，并且在市招标办备案的正式文件，很重要，包括所附的答疑文件；

②中标人的投标文件，包括其中的企业资质证明、投标书、工程报价书、承诺书以及技术标的资料和投标人的授权委托书等全部资料；

③招投标过程中形成的评标报告，中标通知书，合同备案意见书等全部资料；

④应该存档一套干净完整的与招标文件和合同约定所使用的一致的图纸和有关的技术文件，因为施工中一切变化都是在这个基础上变化，所以基础性的资料必须完整无缺；

⑤《建设工程施工合同》包括其中协议书、专用条款和通用条款；

⑥其他做为组成合同文件的文件。

（2）在《合同》履行过程形成的文件，我认为对今后可能会十分有意义，应该存档，认真收集的文件主要包括：

①补充协议；

②设计变更通知书；

③工程变更洽商；

④施工方报送的已完工程量报告、工程进度计划、施工组织设计、施工方案、信函、工程停工延期报告、洽商增减帐、结算报告、竣工验收报告等。

乙方单方报送我方接收的资料，均应做重要证据将原文正本存档，部门使用应使用复印件。

（3）与主合同有关的其他附属合同及文件的存档，其中包括：

设计合同、监理合同、我方直接发包的施工合同，我方直接加工或采购的材料设备合同。

（4）其他与工程建设有关的重要活动，汇载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件

2、加强档案规范性管理包括

（1）归档的文件应为原件；

（2）归档的文件应使用耐久性强的书写材料书写；

（3）归档的文件应字迹清楚，不得有书写的涂改痕迹，图样清晰、图表整洁、盖章同时还要签字手续完备，附件与主件需用齐缝章建立有机联系；

（4）归档的文件幅面宜为A4纸；

（5）图纸应为蓝图，不得用复印图，图签内容应填写齐全；

（6）归档的文件应按一定的规则立卷和建立目录，注明文件的责任人，简要内容及文件形成的日期等；

（7）接收或借阅及提供复印件要有严格的登记记录，原则上原件只能阅读不得借走，避免丢失。

要按文件的相关性向有关部门提供文件的复印件，并未经许可不得再复印，重要文件要有防伪和保密要求；

（8）要按有关规定及时进行档案的备案工作，按照在北京市招标办的规定招标工程要对自行招标条件进行备案，要对投标资格预审结果备案，要对招标文件备案，要对招投标情况书面报告备案，要对中标通知书备案，要对招标人与中标人签订的《建设工程施工合同》进行备案等，此外按照新的文件京建信[2008]138号文《北京市房屋建筑和市政基础设施工程施工合同管理办法》第23条规定“工程项目的规模标准、使用功能、结构形式重大基础处理等发生变更的，发包人、承包人应签订变更协议，发包人应当自签订变更协议之日起七日内持有关部门批准文件及变更协议到市或区县建委备案”，这个文件是2008年颁发的，因此都城公司与日盛达公司在2006年12月29日签的“协议”未备案尚可以，如果搁在今年就不行了，将受到处罚。

此外按这个138号文的26条规定“发包人应当在办理竣工验收备案手续的同时，持发包人和承包人签字、盖章的核销单，到市或区县建委办理备案合同的核销手续”核销手续不办同样将按照该文件的43（三）条的规定受到处理的。

（9）归档文件的形成过程要力求规范。

归档文件的形成要根据文件的不同制定不同的形成程序和责任人，例如《建设工程施工合同》文件的形成和责任人我认为责任人是工程部，程序是：

招标工作结算后代表招标人发出中标通知书——负责与中标人协商起草《建设工程施工合同》——启动会签程序——解答和解决会签中提出的问题，协商调整合同条款的约定——会签通过后经办公室完善合同的签约手续——原件正本由公司办公室存档——复印件发给与合同有关的相应部门签收并组织实施。

又例如：

工程变更洽商、责任人为工程部，程序是：

工程变更洽商按《合同》通用条款的规定应由合同中的“工程师”起草——报经工程部同意后——负责协商和完善工程变更的洽商及签约手续——原文正本经工程部转交办公室存档——办公室根据与工程有关的原则向有关部门和人员发出复印件。

二、合同执行过程中的管理更为重要。

我在前面讲的如何填写和起草合同，主要是力图解决如何签订一个条款比较的完备、公平、公正合理的，质量较高的，切实能保障我方权益的合同文件问题。

做到这一点其实还是远远不够的，要想使一个好的合同文本在工程实施过程得以落实，使好的合同约定真能起到应有的作用，最终实现合同签约的目的。

主要的环节还在于要加强合同执行过程中的管理，否则再好的合同也可能变成一纸空文。

建设工程施工合同涉及的内容非常多，也比较复杂，通常履约的时间也比较长，也正是由于这些复杂性和履约时间长也就决定了建设工程施工合同执行过程中干扰和影响的因素比较多，别外建筑又是有单件性和多样性、复杂性的特征，所以我们如果不能对合同的执行过程中进行有效的管理，轻则引起纠纷，重则会给公司造成巨大的损失。

所以我们必须非常重视合同执行过程中的管理：

结合我公司在合同执行过程中管理的薄弱点，如何改进，提几点个人意见：

1、加强《建设工程施工合同》以及有关《合同》签约后的交底工作，不能把合同起草、签订、执行仅仅当成哪几个人的事，合同或协议签订后就那几个人知道或往抽屉里一放，不常看、不使用、不把合同约定的条款当工具、当武器。

再好的合同条款的约定也不能起到指导我们工作、帮助我们解决和处理问题，和保护我们的作用。

这就太遗憾了。

因此一定要把《合同》用起来。

用起来的第一步就是让与合同执行过程中有关的人员要了解这个合同，宣贯合同的内容，特别是合同中约定的重要条款，或者容易引起歧意的条款，通过交流来引起大家在执行中注意。

在交流过程中也可以采取互动的方式共同研究分析合同执行中可能出现的复杂性情况，和一旦出现这些情况时我们的解决方法和应对方法是什么？

有没有？

必要的也可以制定预案，避免措手不及。

2、合同文件签订后，直至竣工合同文件一成不变是不可能的。

建设工程在实施过程中由于种种原因对原始合同进行修改、调整、补充是正常的事情，但这种变更的目的应该是根据工程实施过程的具体情况使原始合同更具针对性，更切实可行，使工程质量变得更可靠，设计更优化，投资更节省和工程进度得到提高，变更这才具有非常积极的意见。

所以在合同的执行过程中我们必须控制和主导这种对原合同的修改、调整和补充。

使这种变化必须遵循《建设工程施工合同》中通用条款的规定和专用条款约定的实质性条款和准则进行，防止随意性和人为因素，才能保证原始合同履行的统一性和连续性。

从松华园工程的实际情况看，如隔墙板修改、暖气片修改、五单元大堂装饰修改等似乎施工方在力图控制这种变化，在《建设工程施工合同》第29条中非常明确只有发包人可以对工程设计进行变更，而承包人不得对原工程设计进行变更，即便承包人提的是“合理化建议”也必须发包人同意，发包人如果不同意承包人的所谓合理化建议，也只能作废。

我们一定要把对原合同的调整包括对原始合同约定使用的图纸、工期、质量、价款的调整、修改和补充的主动权牢牢掌握在我们自己手中，我认为这是加强合同执行过程中管理的非常重要的问题。

怎么才能做到变更的主动权掌握我们手中呢？

例如我建议：

（1）依据《合同》通用条款29条规定，今后由驻工地的工程师起草变更洽商，从而改变现在变更洽商由施工方起草的毛病，虽然费点事受点累，但这个权力要过来可以避免施工方利用起草工程变更洽商玩文字游戏。

例如松华园工程的散热器的洽商就是一个很好的例子。

（2）我建议一定要用起合同或法律抗辩权，并整理和留意抗辩的原始证据，会对施工方起到收敛其不良行为的威慑作用。

即使当时不起作用，最终还可以做为自我保护的有力证据。

还有很多别的办法，总之一句话，合同在执行中肯定会有变化，我们无论用什么方法一定要掌握合同变更的主动权。

3、合同价款的方式按照目前《建设工程施工合同》的规定主要有三种方式，一个是固定价格合同方式，一个是可调价格合同方式，一个是成本加酬金的合同方式。

目前来看由于市场上人工、材料、设备的价格不断上涨，又由于国家宏观调控措施不断出台，结算时一项一项地加，使得开发企业原有的投资计划被大大突破，再加上房市，售价下滑，一加一减使得开发企业资金压力非常大，风险提高，为了规避风险也为了开发企业在今后的管理中精力可以集中控制工程进度和质量方面有利于投资控制。

因此在招标文件中要求和签订《建设工程施工合同》中固定价格合同方式函渐被广泛采用。

我公司松华园住宅工程也由原来的可调价合同方式后来通过2006年12月29日的补充协议也调整为固定价格方式。

这种方式虽然把风险向承包企业转了，但我们若不对这种方式在合同的执行过程中加强管理，风险依然存在，那么在当《建设工程施工合同》采用固定不变价的合同方式时我们又如何加强这样的合同在执行过程中的管理呢？

我意见是：

（1）在前面2.2条中我说了在合同签订之后根据工程实施的具体情况，对合同内容包括原来的设计不做变更是难的，有时为了追求完美甚至我们会主动提出变更。

那么在这里针对固定不变价的合同方式我就提倡尽量把追求完善的变更，尽可能完善在合同固定不变价的确定之前，固定不变价方式一经确定还再不断变化，还叫固定不变价吗？

我们如果对固定不变价不严肃，就给施工方以借口打乱了他们的施工组织和计划，提出延长工期、增加造价、索赔损失的机会。

最明显的例子就是松华园五单元大厅图纸的变更，其实这还不是我们主动提出的变更，而是施工方为了方便其施工，降低难度、降低制造成本私下找到设计人提出来的，还被施工企业多次当做借口，在这次诉讼中当做延期违约责任在我们方面的证据，所以以后再有类似情况绝不能心软，必须坚持“按原图施工”，不给施工方借口，当然这里有一定难度，这就要求我们在工程招标之前我们必须对发包工程的范围、图纸的设计质量、精度和深度，材料设备的选型定位都要非常细化，甚至要细化到一个门锁，一把门把手都要有明确的设计要求。

我们必须加强《建设工程施工合同》执行过程中对变更合同内容和图纸设计等方面的严格控制和管理，让施工方的“低中标、勤签证、高索赔”的“策略”或者“妙招”不能得到实现。

（2）当采用固定不变价合同方式签订的《建设工程施工合同》中，设立“风险包干费”，并约定风险包干费包括的内容和范围，从2008年9月2日起根据京造字[2008]4#文，开始以后还要有风险幅度的约定，也就是说以后施工方不再承担无限的风险，只承担幅度范围内的风险，超出幅度范围的风险要由发包人承担。

这就要求我们在《建设工程施工合同》的执行过程中要比以往更加注重对风险包干费的管理。

发包人和施工企业在风险包干费问题上展开博弈是肯定要进行的，我们会力争通过招标文件和合同、协议的要求和约定，把风险包干范围的篱笆扎得高高的、严严的，试图把合同执行过程中发生的任何意外事件归属风险包干费解决，而施工方正相反，将力主不属于包干费范围和内容之内应另外给予补偿。

例如松华园工程施工方就