公关文案写作之公函与说明信概述Word格式文档下载.docx

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　　（5）公函的结尾，一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语，并署明发函的社会组织（或代表这一组织的个人）的全称和发函时刻，加盖公章（或亲笔署名）。

　　因此，要能撰写出较为规范的公函，仅把握一般写作要点还不够，还须依照不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。

　　且看下列几篇范文。

范文1-13

公函

上海市人民政府对外经济贸易委员会：

兹有XXXX公司全球董事会主席XXX偕夫人及随行人员一行四人，定于1999年X月X日从北京抵达上海进行私人访问，并拟于X月X日离沪赴香港。

XXXX公司是世界500强企业中名列前XX位的跨国企业集团，XXX主席现为上海市市长顾问会议成员。

此次访沪期间，他将会见市府要紧领导人，商量XXXX公司进一步扩大在沪投资和进展事宜。

为使XXX主席一行抵沪和离沪时感到舒适、方便，受XXXX（中国）有限公司方面托付，特申请办理XXX主席一行的机场贵宾接待事宜。

敬请审核，并予以批准。

此致

敬礼

上海XX公共关系有限公司（盖章）

1999年X月X日

附：

（1）XXX主席简历及随行人员名单

（2）XXX主席一行抵沪、离沪航班及时刻

（3）XXXX（中国）有限公司托付书

范文1-14

上海市XXXX事务治理处：

兹有我公司客户经理XXX女士，受新加坡有关方面邀请，拟于2000年X月X日至X月X日赴新加坡XX公司访问并进行商务考察。

经研究，我公司同意派遣XXX女士赴新加坡访问和考察。

现将有关材料呈报贵处，敬请审核，并关心办理相关手续。

此致

2000年X月X日

附件：

（略）

范文1-15

中国XX有限公司总经理办公室

XXX主任：

您好！

遵嘱将修改后的全国XX产品展销会公关宣传工作打算书及报价呈上，请批阅。

此次呈报的打算书，新闻宣传方面，展前宣传已调整为X家媒介，展会开幕报道调整为XX家媒介（含2家电视台），研讨会报道则只邀请了X家媒介，前后一共是XX家媒介，共可刊发各种报道XX篇（次）。

如此设想（包括所提名的媒介），是否合适，敬请斟酌。

费用问题，考虑到与贵公司长期合作的友好关系，本公司亦已作了调整。

具体参见所附的费用预算。

如有疑问，可电话联系，接着协商。

现已是X月底，所呈打算，尚请早日定下，以便我方早作预备。

即颂

近祺！

上海XX公共关系有限公司

副总经理XXX（签名）

范文1-16

关于XX活动有关问题的复函

XXXX股份有限公司

XXX总经理：

您好！

贵公司X月X日送来的函件收到。

对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答复如下：

由贵公司托付本公司策划和实施的XX活动，已于日前结束。

本公司认为，这一活动总体上是成功的，舆论反响也是好的。

至于活动中出现的个不操作失误，对整个活动并无大的阻碍。

况且，造成这一失误的缘故，与贵公司某些现场执行人员自行其事、不按实施打算执行有一定关系，似不应由本公司承担全部职责。

因此，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费用，似于理不合。

敬请贵公司领导重新审议此事。

本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此阻碍双方的友好合作关系。

专此复函，顺颂商祺！

上海XX公共关系有限公司（盖章）

2000年X月X日

　　从致函对象和内容来看，公共关系事务中所需撰写的公函，要紧分为两种：

一种是以政府有关部门（有时还包括某些代行治理职能的行业协会）为致函对象的。

有公共关系实务经验的朋友都明白，社会组织的公共关系部门或专业公共关系机构在举办（或承办）某些活动、处理（或代理）某些事务时，往往必须得到政府主管部门的支持、同意和批准。

这就需要撰写一份专门的公函，递交有关主管部门，对需要呈批的有关活动、事务的具体情况作一陈述，并用附件的形式报上有关材料，以供政府主管部门审查和考虑，争取他们的同意和批准。

范文1-13和1-14即属这一类型的公函。

　　范文1-13是上海某公共关系公司送呈市政府对外经济贸易委员会的一份公函，所联系事务为客户托付的其全球董事会主席一行抵（离）上海时的贵宾接待事宜。

这一事务，按原有规定，须经主管地点外资企业工作的对外经济贸易委员会批准同意后，再去机场、边防等部门办理有关手续（这一程序现似已有所简化，且各地不尽相同）。

因此，这份公函，除了应讲明所需呈批的事务外，还必须重点陈述要求主管部门批准这一事务的理由。

对此，范文强调了四点：

一是XXXX公司是世界500强企业中排名居前的闻名跨国公司;

二是到访者现任该企业全球董事会主席要职，同时是上海市市长顾问会议成员;

三是到访者此次访沪虽为私人访问，但仍要拜会市政府要紧领导，商谈扩大投资事宜;

最后，则是关于如此一位人士，理应让他及其夫人和随从人员在有关程序上感到舒适和方便。

这四点理由无疑是颇有讲服力的，容易引起政府主管部门的充分重视，并专门快予以批准。

在行文上，这篇范文也比较规范，文字简明扼要，语气不卑不亢。

这一点讲起来简单，但真要把握好分寸却也并不那么容易。

有的同类公函，为了强调这一事务的重要性，不惜洋洋洒洒，用了许多文字来讲明某外资企业在这一地区的投资规模和突出贡献，既造成行文拖沓，又没有实际意义。

试想，作为收函一方的政府主管部门，岂会连这些差不多情况都不清晰，还需要你来饶舌?

另外，在语气上，有的同类公函或是一味托大（给人感受是你非得同意和批准不可），或是过分谦卑（给人以低声下气恳求批准之感）。

前者往往令人反感，后者则难免使人怀疑所陈述的理由是否不那么理直气壮或另有隐情，均属不妥。

尤其是后一种状况，在同类公函中较为常见，应该幸免。

撰文者应该明白：

致函对象尽管是政府某一级主管部门（因此要用“申请办理”、“敬请审核”一类谦辞），但如此一份公函，所代表的是你所服务的社会组织（对公共关系专业机构来讲，有时还包括所代理的社会组织）与另一个社会组织之间（即政府部门）的联系，双方在法律地位上并无高低之分，只要所联系的事务符合法规和有关程序，尽可不必过分谦卑。

正如在生活中一个过分谦卑之人往往令人难以信任一样，公函中过分谦卑的文辞所产生的亦可能是反效果。

　　范文1-14实际是一份为公司有关人员申办出国手续的公函，内容较为简单，性质又完全属于“公事公办”一类，因此行文也比较简要。

但其差不多要领同范文1-13，可参照并自行体会。

　　公函的另一种，则是以有业务往来的其他社会组织为致函对象的。

对公共关系专业机构来讲，也许平常公函往来最多的确实是其所代理的一些客户。

有必要强调的是：

在现代公共关系实务操作中，公共关系专业机构与所代理的客户用公函来联系、商谈或确定某项事务，乃是一种应作为制度要求的规范做法。

有些公共关系从业人员或是疏于文字表达，或是嫌苦恼贪省事，平常适应于用电话进行联络，事实上内中大有弊端。

这是因为，一则电话联络往往容易误听而对某些内容产生误解，二则所联系的事务千变万化——即使确定了某一打算，往往也会或因客户方面的缘故或因公共关系专业机构执行方面的缘故而发生变化和调整。

假如仅用电话联络，则“口讲无凭”，一旦发生纠纷，可能谁也讲不清责任所在，乃至严峻阻碍双方关系。

假如彼此间用公函来联系、商谈或确定有关事务，这一苦恼当可幸免。

　　范文1-15即是某一公共关系公司副总经理致客户方主管人士的一份公函，其中心内容，是就所呈交的某一活动的公关宣传打算及费用预算修改方案等有关事项进行讲明。

这类公函，是公共关系实务中较为常用的，在撰写时，只要求用简洁的语言，把需要讲明的事项一一交代清晰即可。

惟应强调的是：

这一函件，尽管是以个人名义发给对方个人的，但其性质仍属公函，而不是便函。

因此，在行文上，仍应按照公函的规范格式和规定语言进行处理，并注意用词得当，不卑不亢。

之因此要强调这一点，因为在实际操作中确实存在两种偏向：

一是在双方比较熟悉的情况下，撰写者行文往往太过随便，不注意规范，以至于把一份公函写成了便函;

二是在双方初次合作、不太熟悉的情况下，撰写者行文又太过拘谨，显得过分客气，乃至表现为某种不必要的谦卑。

因此，这后一种情况一般发生在公共关系专业机构一方。

怎么讲，国内公共关系专业公司多数规模不是专门大，当所代理的客户是国内外知名大企业时，这些公司的业务人员或是出于对大企业的敬畏，或是惟恐某一项托付业务“黄”掉，在函件往来时不知不觉就把自己一方置于低一等的位置上了。

这种心态大可不必。

以这种心态撰写出来的公函，不可能赢得对方的好感，而只会令对方看轻己方的运作实力。

对一些中外知名大企业的公共关系从业人员来讲，则要求也许正好相反，即在与所托付的公共关系专业机构用公函联系有关事务时，应注意行文不要太随便，语气更是切忌居高临下，从而给人以颐指气使之感。

事实上，越是知名大企业的人员，就越应表现出企业应有的文化风貌，所撰写的公函也应更为规范。

如此，才能真正赢得对方的尊重。

　　范文1-16也是某一公共关系公司致客户的一份公函，但其内容却有点专门，是就业务中的某一纠纷问题与对方进行交涉。

这类公函，在公共关系实务用得不是太多。

但惟其用得不多，许多公共关系从业人员就不明白该如何撰写，一旦遇事就乱了方寸。

有鉴于此，特选出这篇范文来分析一下。

　　这份公函的事由，乃是某一活动结束后，客户方以活动执行中某一环节的操作失误为由，欲扣除原定给付的公关服务费用，致使公共关系公司方面提出交涉。

据了解，在公共关系托付事务中，这类纠纷事实上时有发生。

其缘由，有时确实是某些公共关系专业机构在操作上不规范，不严谨，未能达到某一活动的预期效果，令客户方面颇多不满。

但也不排除这一情况：

客户认为公共关系公司开出的服务费用过高，似有不值，从而抓住执行中的某些细节问题，在最后结算时设法卡掉某一笔费用。

这后一种情况，大概又以国内企业客户为多，症结在于他们不了解公关服务的智业性质和收费标准。

眼下许多公共关系专业机构多情愿代理外资企业的业务，而不太乐意同意内资企业（尤其是中小型企业）的托付，也许与这一情况有关。

　　在范文1-16所涉及的事由中，究竟谁是谁非，那个地点无法探究。

就写作角度而言，这份公函条理清晰，用词得当，格式规范，不卑不亢，当是值得借鉴的。

　　首先，这份公函就所交涉事由作了一个简明扼要的清理，强调对方托付策划和实施的XX活动已结束，并从总体上取得了成功。

其次，函件并不讳言活动中个不环节出现了某些失误，但同时指出，这一失误并不完全是己方责任。

再次，函件点出了纠纷的核心问题：

对方因此要扣除原议定给付的公关服务费用不合情理。

请注意：

这份公函在作有关推断时，用了几个“似”字——“