设备采购合同制度表单采购合同管理采购结算管理.docx

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设备采购合同制度表单采购合同管理采购结算管理

设备采购合同制度表单

1设备采购合同管理制度

制度名称

设备采购合同管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

编修部门

第1章总则

第1条目的

为了达到以下目的，特制定本制度。

1．加强公司设备采购合同管理，规范设备采购合同的拟定、签订、保管等行为。

2．规范对外经济行为，保证经济效益，防止不必要的经济损失。

第2条适用范围

本制度适用于公司设备采购合同的管理。

第3条管理职责

1．公司应成立设备采购小组，采购小组由设备部、技术部、采购部及其他相关部门人员组成。

设备采购小组负责设备采购合同的谈判工作。

2．采购部负责设备采购合同的拟定、签订及签订后续管理工作。

3．总经理负责设备采购合同的评审工作。

4．印章管理人员负责印章的规范使用管理及保存工作。

第2章设备采购合同签订管理

第4条合同谈判

设备采购小组应就合同内容及条款与设备供应商进行谈判。

1．谈判的主要内容包括设备名称、规格型号、价格、交货期、质量验收标准、运输方式、付款方式、售后服务等。

2．合同谈判时的职责分工。

（1）设备采购小组中采购人员负责采购合同的商务谈判。

（2）设备采购小组中技术人员负责采购合同中技术商谈。

（3）设备采购小组中财务人员负责采购合同中款项收取或支付条件等条款的商谈。

第5条合同拟订

设备采购小组相关负责人应汇总谈判结果拟订采购合同，并交采购部经理进行审核，交总经理复核。

1．采购合同内容必须符合法律法规要求，合同条款必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

2．合同的主要条款应包含以下几点。

（1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

（2）采购设备的单价、总价、数量、规格型号、质量及技术要求。

（3）采购设备的验收标准和方式。

（4）采购设备的履约方式、交货期、到货地点。

（5）付款方式和期限。

（6）售后服务和其它优惠条件。

（7）违约责任和争议解决的方法。

第6条合同评审

总经理应组织相关职能部门对拟订的采购合同进行评审，并填写“采购合同评审表”，确保所采购的设备质量、数量、交期、价格均能符合和满足公司生产等的需求。

第7条合同签订

合同评审结束后，总经理或其授权签约人应与设备供应商签订采购合同。

1．设备采购合同签订前，应由主管副总经理或其授权签约人签订技术协议。

2．采购合同签订时必须使用合同专用章，不得以公司行政公章或部门印章对外签订采购合同。

第3章设备采购合同后续管理

第8条合同履行

1．设备采购合同签订生效后，合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务，并维护公司的合法权益。

2．采购部应做好设备采购进度控制工作，确保设备供应商在交货期内交货。

第9条合同变更或解除管理

1．设备采购合同履行过程中需对合同内容作重大变更或改变时，采购部负责人应及时将变更内容或改变情况说明材料一并上报主管副总经理、总经理审批。

审批通过后，可作为采购合同的附件执行。

2．当出现下列情形之一时，设备采购合同视为解除。

（1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

（2）因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

（3）发生符合合同条款中合约解除的事项。

第10条合同违约管理

1．合同执行期间，采购部相关负责人应随时跟踪合同的履行情况，及时发现供应商可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同等行为，应及时报告采购部经理处理。

2．设备供应商违约时，可要求其支付违约金，或支付定金担保，给公司造成损失的，可要其赔偿损失。

3．公司自身违约时，采购部相关人员应与设备供应商协商解决办法，并将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后，公司承担相应责任，履行相应义务。

第11条合同纠纷管理

1．合同履行过程中发生纠纷时，采购部相关负责人应及时调查、分析原因，与设备供应商协商谈判，并及时报主管领导。

2．同设备供应商协商后达成一致意见时，双方可签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

3．合同纠纷经协商无法解决时，双方应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

4．采购部应协助法律顾问制定仲裁或诉讼方案，报总裁批准后实施。

5．纠纷处理过程中，公司任何部门或个人XX，不得对设备供应商做出实质性答复或承诺。

第12条合同归档保管

1．采购部相关负责人应统一保管所有正式签订后的采购合同及有关文件，单独建立采购合同台账，并存档备案。

2．与合同有关的文件包括合同的正副文本、中外文本、附加、往来函电、会议纪要、预付款单据等。

第4章设备采购合同专用章管理

第13条合同专用章的使用

1．公司对外签订合同由公司董事长或其授权的人（总经理等）签章，同时加盖合同专用章。

2．合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经核准，不得在其它文件上使用。

3．设备采购经办人代表公司对外签订合同时，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签约人审查同意后方可用印。

4．印章管理人员须严格审查用印范围和用印手续，并对用印情况进行登记。

5．合同专用章原则上不得携带外出使用。

确因工作需要，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。

第14条合同专用章的保管

1．合同专用章印制完成后，须指定专人保管。

未经主管领导批准，印章管理人员不得将合同专用章交给他人保管。

2．合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。

3．合同专用章丢失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报主管领导予以处理，同时，登报挂失作废。

4．合同专用章内容需要变更时，应停止使用，并交由综合管理部予以封存或销毁。

第5章附则

第15条本制度由采购部负责制定，采购部保留对本制度的修订和解释权。

第16条本制度自颁布之日起生效，并应根据实际工作情况每年修订一次。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2设备采购合同管理表单

1．设备采购合同评审表

编号：

填表日期：

____年__月__日

合同名称

合同编号

合同类别

供方名称

供方联系人

联系方式

供方类型

□生产商□代理商□其他

□技术询价方□采购自行联络商

合作关系

□多次合作□初次合作□其它

合同文本

□公司合同□供方合同□其它

采购员

交货时间：

____年__月__日

提货方式：

□送货上门安装□送货上门□物流公司□供应商所在地

发票类型：

□17%增值税□普票

运费承担：

□供方□公司

欠款情况：

□无欠款□有____元欠款

付款方式：

□全款到发货□预付____%，货到付____%，质保金____%，质保期____月

诉讼地点：

□公司所在地法院□起诉方所在地法院□供方所在地法院□其它

其它方面：

采购员：

日期：

____年__月__日

技术部审查意见

技术询价：

____元，单价比采购价（□高□低）____元，

总计（□高□低）____元

设备型号与初步询价是否一致：

□是□否

设备型号提供方式：

□自行确定□客户提供

设备功能是否满足公司生产要求：

□是□否

设备应用情况：

□第一次使用□多次使用

其它：

技术员：

日期：

____年__月__日

技术部经理：

日期：

____年__月__日

财务部

价格条款

审核

此次购买价格：

____元

最近两次购买价格：

____年__月__日，购买价格为____元，和此次相比：

□正常□不正常

____年__月__日，购买价格为____元，和此次相比：

□正常□不正常

建议付款方式：

□现金□支票□转账□承兑□其它

财务负责人：

日期：

____年__月__日

设备部经理意见

签字：

日期：

____年__月__日

总经理

意见

签字：

日期：

____年__月__日

2．设备采购合同管理台账

序号

合同编号

合同名称

签订方

合同标的

合同会签

签订情况

签订日期

保存材料

履行情况

归档情况

备注

甲方

乙方

金额

内容

会签时间

会签情况

1

2

3

3设备采购结算管理制度

制度名称

设备采购结算管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

编修部门

第1章总则

第1条目的

为了达到以下目的，特制定本制度。

1．加强公司设备采购结算管理，规范设备采购结算、付款行为。

2．确保按照合同付款，保证公司资产的安全完整，维护公司利益。

第2条适用范围

本制度适用于公司设备采购结算工作的管理。

第3条职责分工

1．采购部相关工作人员的主要职责包括以下几点。

（1）采购员负责查看并审核供应商提交的票据及资料，确认供应商的结算资格。

（2）采购结算员负责审核付款单的内容，并对结算进行复核，并下账。

2．财务部相关负责人负责票据的审核、财务手续的办理及账款的支付。

3．公司总经理负责付款申请的最终审核。

第2章设备采购结算工作程序

第4条结算单据的收集

1．采购员应收集、汇总供应商货款结算单据，并进行初步审查。

2．结算单据一般包括以下几种。

（1）采购合同。

采购员须将采购合同复印件交财务部门备案，以便于财务审核时查阅。

（2）采购订单。

此单据是设备采购是否经过审批的依据。

（3）设备验收单。

此单据上须有指定授权验收人签字。

（4）货运单据。

此单据上须盖有供应商公章或发货专用章等。

（5）设备入库单。

设备入库单上所记载的内容应与货运单据、发票信息一致，且有设备保管员的签字。

（6）发票。

采购员必须取得供应商开具的发票。

此发票必须是供应商按照采购合同和采购订单上的相关规定开具出的。

第5条付款申请单的填写

1．采购员应按照公司相关制度规定填写“付款申请单”，并附收集完整的结算单据，交采购结算员。

2．付款申请单填写内容：

收款单位名称（全称）；收款单位开户行名称（全称）及地址、账号；设备名称、规格及型号、数量、单价、金额、入库时间；申请付款日期；付款方式；大小写金额；经办人及相关负责人的签字等。

第6条结算单据的复查

采购结算员负责审查付款申请单的内容是否与其它结算单据的内容保持一致，并下账。

第7条票据及资料的审核

财务部经理应授权指定会计人员进行票据审核。

1．会计人员应审查所有结算单据上相关授权负责人的签字是否同备案中签字样本保持一致。

2．所有结算单据，如付款申请单、发票等所载内容必须保持一致。

3．单据中如有多联的，须用复写纸，不得直接笔写在非第一联上。

第8条付款申请单的审批

1．财务部会计人员审核“付款申请单”完毕后，交财务部经理复核，并由分管副经理审批。

2．超出分管副总经理权限的，应交总经理审批。

第9条账款的支付

1．财务部出纳应依据审批手续齐全的“付款申请单”支付账款。

2．结算方式的选择。

（1）合同双方在同城或同一区域时，可选择支票、银行本票、银行汇票、同城委托收款等结算方式。

（2）合同双方不在同一区域时，可选择汇兑、银行汇票、异地委托收款等结算方式。

第10条账款的追踪调查

1．出纳付款后应及