设备采购合同制度表单采购合同管理采购结算管理.docx

1、设备采购合同制度表单采购合同管理采购结算管理设备采购合同制度表单1 设备采购合同管理制度制度名称设备采购合同管理制度受控状态编 号执行部门监督部门编修部门第1章 总则第1条 目的为了达到以下目的，特制定本制度。1加强公司设备采购合同管理，规范设备采购合同的拟定、签订、保管等行为。2规范对外经济行为，保证经济效益，防止不必要的经济损失。第2条 适用范围本制度适用于公司设备采购合同的管理。第3条 管理职责1公司应成立设备采购小组，采购小组由设备部、技术部、采购部及其他相关部门人员组成。设备采购小组负责设备采购合同的谈判工作。2采购部负责设备采购合同的拟定、签订及签订后续管理工作。3总经理负责设备采

2、购合同的评审工作。4印章管理人员负责印章的规范使用管理及保存工作。第2章 设备采购合同签订管理第4条 合同谈判设备采购小组应就合同内容及条款与设备供应商进行谈判。1谈判的主要内容包括设备名称、规格型号、价格、交货期、质量验收标准、运输方式、付款方式、售后服务等。2合同谈判时的职责分工。（1）设备采购小组中采购人员负责采购合同的商务谈判。（2）设备采购小组中技术人员负责采购合同中技术商谈。（3）设备采购小组中财务人员负责采购合同中款项收取或支付条件等条款的商谈。第5条 合同拟订设备采购小组相关负责人应汇总谈判结果拟订采购合同，并交采购部经理进行审核，交总经理复核。1采购合同内容必须符合法律法规要

3、求，合同条款必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。2合同的主要条款应包含以下几点。（1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。（2）采购设备的单价、总价、数量、规格型号、质量及技术要求。（3）采购设备的验收标准和方式。（4）采购设备的履约方式、交货期、到货地点。（5）付款方式和期限。（6）售后服务和其它优惠条件。（7）违约责任和争议解决的方法。第6条 合同评审总经理应组织相关职能部门对拟订的采购合同进行评审，并填写“采购合同评审表”，确保所采购的设备质量、数量、交期、价格均能符合和满足公司生产等的需求。第7条 合同签订合同评审结束后，总经理或其授权签约人应与设备供应商签订采购合同。1设备采购合同签

4、订前，应由主管副总经理或其授权签约人签订技术协议。2采购合同签订时必须使用合同专用章，不得以公司行政公章或部门印章对外签订采购合同。第3章 设备采购合同后续管理第8条 合同履行1设备采购合同签订生效后，合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务，并维护公司的合法权益。2采购部应做好设备采购进度控制工作，确保设备供应商在交货期内交货。第9条 合同变更或解除管理1设备采购合同履行过程中需对合同内容作重大变更或改变时，采购部负责人应及时将变更内容或改变情况说明材料一并上报主管副总经理、总经理审批。审批通过后，可作为采购合同的附件执行。2当出现下列情形之一时，设备采购合同视为解除。（1）因不可抗力导致合

5、同无法继续执行，双方同意取消合同。（2）因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。（3）发生符合合同条款中合约解除的事项。第10条 合同违约管理1合同执行期间，采购部相关负责人应随时跟踪合同的履行情况，及时发现供应商可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同等行为，应及时报告采购部经理处理。2设备供应商违约时，可要求其支付违约金，或支付定金担保，给公司造成损失的，可要其赔偿损失。3公司自身违约时，采购部相关人员应与设备供应商协商解决办法，并将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后，公司承担相应责任，履行相应义务。第11条 合同纠纷管理1

6、合同履行过程中发生纠纷时，采购部相关负责人应及时调查、分析原因，与设备供应商协商谈判，并及时报主管领导。2同设备供应商协商后达成一致意见时，双方可签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。3合同纠纷经协商无法解决时，双方应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。4采购部应协助法律顾问制定仲裁或诉讼方案，报总裁批准后实施。5纠纷处理过程中，公司任何部门或个人XX，不得对设备供应商做出实质性答复或承诺。第12条 合同归档保管1采购部相关负责人应统一保管所有正式签订后的采购合同及有关文件，单独建立采购合同台账，并存档备案。2与合同有关的文件包括合同的正副文本、中外文本、附加、往

7、来函电、会议纪要、预付款单据等。第4章 设备采购合同专用章管理第13条 合同专用章的使用1公司对外签订合同由公司董事长或其授权的人（总经理等）签章，同时加盖合同专用章。2合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经核准，不得在其它文件上使用。3设备采购经办人代表公司对外签订合同时，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签约人审查同意后方可用印。4印章管理人员须严格审查用印范围和用印手续，并对用印情况进行登记。5合同专用章原则上不得携带外出使用。确因工作需要，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。第14条 合同专用章的保管1合同专用章印制完成后，须指定专人保管。未经主管领导批准，印章管理人

8、员不得将合同专用章交给他人保管。2合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。3合同专用章丢失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报主管领导予以处理，同时，登报挂失作废。4合同专用章内容需要变更时，应停止使用，并交由综合管理部予以封存或销毁。第5章 附则第15条 本制度由采购部负责制定，采购部保留对本制度的修订和解释权。第16条 本制度自颁布之日起生效，并应根据实际工作情况每年修订一次。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2 设备采购合同管理表单1设备采购合同评审表编号： 填表日期：_年_月_日合同名称合同编号合同类别供方名称供方联系人联系方式供方类型 生产商 代理商 其他 技术询

9、价方 采购自行联络商合作关系 多次合作 初次合作 其它合同文本 公司合同 供方合同 其它采购员交货时间：_年_月_日提货方式： 送货上门安装 送货上门 物流公司 供应商所在地发票类型： 17%增值税 普票运费承担： 供方 公司欠款情况： 无欠款 有_元欠款付款方式： 全款到发货 预付_%，货到付_%，质保金_%，质保期_月诉讼地点： 公司所在地法院 起诉方所在地法院 供方所在地法院 其它其它方面：采购员： 日期：_年_月_日技术部审查意见技术询价：_元，单价比采购价（ 高 低）_元， 总计（ 高 低）_元 设备型号与初步询价是否一致： 是 否设备型号提供方式： 自行确定 客户提供设备功能是否满

10、足公司生产要求： 是 否设备应用情况： 第一次使用 多次使用其它：技术员： 日期：_年_月_日技术部经理： 日期：_年_月_日财务部价格条款审核此次购买价格：_元最近两次购买价格：_年_月_日，购买价格为_元，和此次相比： 正常 不正常 _年_月_日，购买价格为_元，和此次相比： 正常 不正常 建议付款方式： 现金 支票 转账 承 兑 其它财务负责人： 日期：_年_月_日设备部经理意见签字： 日期：_年_月_日总经理意见签字： 日期：_年_月_日2设备采购合同管理台账序号合同编号合同名称签订方合同标的合同会签签订情况签订日期保存材料履行情况归档情况备注甲方乙方金额内容会签时间会签情况1233

11、设备采购结算管理制度制度名称设备采购结算管理制度受控状态编 号执行部门监督部门编修部门第1章 总则第1条 目的为了达到以下目的，特制定本制度。1加强公司设备采购结算管理，规范设备采购结算、付款行为。2确保按照合同付款，保证公司资产的安全完整，维护公司利益。第2条 适用范围本制度适用于公司设备采购结算工作的管理。第3条 职责分工1采购部相关工作人员的主要职责包括以下几点。（1）采购员负责查看并审核供应商提交的票据及资料，确认供应商的结算资格。（2）采购结算员负责审核付款单的内容，并对结算进行复核，并下账。2财务部相关负责人负责票据的审核、财务手续的办理及账款的支付。3公司总经理负责付款申请的最终

12、审核。第2章 设备采购结算工作程序第4条 结算单据的收集1采购员应收集、汇总供应商货款结算单据，并进行初步审查。2结算单据一般包括以下几种。（1）采购合同。采购员须将采购合同复印件交财务部门备案，以便于财务审核时查阅。（2）采购订单。此单据是设备采购是否经过审批的依据。（3）设备验收单。此单据上须有指定授权验收人签字。（4）货运单据。此单据上须盖有供应商公章或发货专用章等。（5）设备入库单。设备入库单上所记载的内容应与货运单据、发票信息一致，且有设备保管员的签字。（6）发票。采购员必须取得供应商开具的发票。此发票必须是供应商按照采购合同和采购订单上的相关规定开具出的。第5条 付款申请单的填写1

13、采购员应按照公司相关制度规定填写“付款申请单”，并附收集完整的结算单据，交采购结算员。2付款申请单填写内容：收款单位名称（全称）；收款单位开户行名称（全称）及地址、账号；设备名称、规格及型号、数量、单价、金额、入库时间；申请付款日期；付款方式；大小写金额；经办人及相关负责人的签字等。第6条 结算单据的复查采购结算员负责审查付款申请单的内容是否与其它结算单据的内容保持一致，并下账。第7条 票据及资料的审核财务部经理应授权指定会计人员进行票据审核。1会计人员应审查所有结算单据上相关授权负责人的签字是否同备案中签字样本保持一致。2所有结算单据，如付款申请单、发票等所载内容必须保持一致。3单据中如有多联的，须用复写纸，不得直接笔写在非第一联上。第8条 付款申请单的审批1财务部会计人员审核“付款申请单”完毕后，交财务部经理复核，并由分管副经理审批。2超出分管副总经理权限的，应交总经理审批。第9条 账款的支付1财务部出纳应依据审批手续齐全的“付款申请单”支付账款。2结算方式的选择。（1）合同双方在同城或同一区域时，可选择支票、银行本票、银行汇票、同城委托收款等结算方式。（2）合同双方不在同一区域时，可选择汇兑、银行汇票、异地委托收款等结算方式。第10条 账款的追踪调查1出纳付款后应及