文控工作流程范文Word文档格式.docx
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图纸:
1、由相应部门转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》,并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。
3、之后追索图纸转换情况,发放图纸。
客诉:
1、由市场部转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&
其它”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》,并将投诉以电子档或纸质方式(有时是实物)发送给客服处。
3、之后追索客诉解决情况,完成后填写完整“品质&
其它”工作表。
注:
有时客诉涉及RD等其它部门,据情况找相应人签名并复印给负责人。
外来文件(行政等)处理流程
行政来文:
1、接受到后,在《外来文登记》中记录,并让转交人签名。
2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。
3、纸质文件存放至相应档案盒。
相应文件由对应分管总监审阅,具体划分参见其职能明细。
发文类
发文(含红头文件、通知等)处理流程
发文:
打印出草稿,粘贴上文件处理笺,相应领导签字确认后,打出,盖行政章
文件编制、更改、销毁
文件编制流程
体系文件:
1、收电子档标准化后,打印交于责任部门,让其找相应部门会签。
2、待其完成会签后,复印一份,原件留档存入受控文件柜中相应文件盒
3、复印件盖受控章(右上角45度倾斜),交于责任部门。
4、《文件发放记录》上登记签名。
文件更改流程
体系文件变更处理:
1、变更部门领取《文件更改申请》,并按要求填写完整、批准后交于文控,文控标准化变更文件,打印交于变更部门,让其找相应部门会签。
3、复印件盖受控章(右上角45度倾斜),交于责任部门并回收旧版文件。
《文件作废通知》填写
5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。
文件销毁流程
销毁:
填写《文件销毁申请》,相应负责人确认后,进行碎纸或火烧处理
证照印章协议荣誉(贵重物品)类管理
外来其它(荣誉、证书、协议、专利等)处理流程
1、接受后,在《外来文登记》中签名登记
2、复印及扫描(协议除外)。
原件及复印件存入相应档案盒中。
3、记录此次情况。
证照印章(贵重物品)借用流程
填写申请
审批
Yes
No
借出登记(文控中心)
归还登记(文控中心)
1、借出部门填写《证照外借记录》,经过确认批准后,交于使用,归还后确认签名
2、摄像器材类使用填写《借出财产登记》,归还后确认签名
3、印章使用填写《使用印章登记薄》,对应领导批准后予以盖章
1、原则上要求必须签完,若总经理或领导不在又急需情况,电话联系确认,事后补签
2、印章每日注意锁入柜或抽屉中
其它
会议
《会议签到表》、《会议记录》、《会议纪要》三份订起,存入会议文件盒
大事记载及时记载公司大事,包含公司活动、政要来访、客户来访等,其照片影像存入
通讯录更新每月更新一次