秘书证考试材料Word格式.docx

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1、公文标题：

发文机关、事由、文种三要素

2、主送机关：

主要授文单位、需要他办理来文中的公务

3、正文：

由第一部分发文事由（依据目的原因），第二部分发文事项，第三部分期请部分（发出号召、提出希望、进行部署、做出安排）

注意：

上行文的眉首特点：

必须有签发人

4、附件：

随正文一起发送的其他文件等材料

5、成文时间：

汉字书写

6、发文机关印章，齐年压月

7、附注

（三）版记部分：

1、主题词：

3-5个由类别词、类属词。

2、抄送机关：

接受来文复印件的单位，但不需要办理其中公务

3、引发机构：

发文机关的秘书部门

4、引发时间

九、应用文书标题的基本模式：

公文式标题文章式标题（单标题和双标题）

十、应用文书常用开头方式：

4种

1、概述式2、目的式3、开门见山式4、引述来文式

十一、应用文书的层次方式：

6种

1、总分式2、并列式3、递进式4、因果式5、时序式6、三段式

十二、应用文书常用的段落方式：

3种

1、提行式2、条款式3、篇段合一式

十三、应用常用的结尾方式：

5种

1、强调式2、期求式3、希望式4、说明式5、秃尾

十四、应用文书语言的要求：

准确、简洁、平实

第二章文书拟写与处理

一、通告：

是公布社会各有关封边应当遵守或者周知的事项的公文。

二、通告公告区别：

公告大

1、适用范围不同

2、宣布事项不同

3、制发者不同（公告是国家）

三、通报：

是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文

四、决定：

决定是对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

（下行文）

五、请批、批答函：

是请批函和批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

六、计划：

是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。

七、计划的特点：

1、针对性2、预见性

八、计划的注意事项：

1、注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规，以之作为制定计划的指导思想。

2、注意从本部门的实际情况出发，不脱离现实，不把任务指标订的过高或过低；

计划的目的、任务、指标、措施、步骤要指定的具体明确、以便于落实和监督检查。

3、言语简洁明了，朴实自然；

表达方式以说明、叙述为主，行文中不夹杂不必要的议论。

九、总结：

是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究、从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。

十、总结工作的注意事项：

1、正确的指导思想2、坚持实事求是

3、总结出规律性的东西4、分清主次、突出重点

5、语言简明、准确

十一、述职报告的特点：

个人性、真实性、通俗性

十二、讲话稿的特点：

1、内容针对性强2、语言平易通俗3、交流具有互动性

十三、市场调查报告的特点：

针对性、真实性、典型性、时效性

十四、市场调查报告正文结构：

1、情况部分：

简介历史和现状，存在特点和问题

2、预测部分：

对资料分析，预测今后的变化趋势

3、建议部分：

计划、措施，注意可行性。

十五、投标书的特点：

针对性、求实性、合约性

十六、文书拟办：

是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。

十七、催办方法：

电话催办、发函催办、登门催办、乐清承办部门来人汇报。

十八、档案利用方式：

1、阅览室提供利用2、档案外借

3、制发档案复制本4、制发档案证明

5、提供咨询服务6、引发目录

7、档案展览

十九、确定编写档案参考资料的种类：

1、大事记2、组织沿革3、统计数字汇集

4、会议简介5、科技成果简介6、企业年鉴

7、企业史志

第三章会议管理（办会）

一、会议筹备的内容：

1、确定会议的主题和议题2、确定会议名称

3、确定会议的流程4、确定会议的时间和地点

5、确定会议的必需设备工具6、确定文件做好印制复制

7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算

9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定筹备机构和人员分工。

二、会议筹备方案的作用

1、确保周密组织

2、确保服务质量的沟通协调

3、确保领导意图得以贯彻执行

三、电话会议交流信息的特点：

1、方便灵活2、不易互动交流3、可以搭配其他通信方式

4、适用于分公司不远，规模不大的企业

四、视频会议的特点：

1、声像同时传递2、打破空间限制

3、省时、费用4、交流效果较好

5、视频会议局限

五、会务机构分工的特点：

1、根据规模类型组织人员队伍

2、分工明确、责任到人

3、加强协调、定期沟通

六、会议筹备方案制定程序：

组建筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案

七、会议筹备方案和策划方案的区别和联系

1、会议的策划方案包括会议的筹备方案和预算方案

2、会议筹备方案一般在策划基础上侧重于组织和实施

八、会议文件审核的方法：

对校法、折校法、读校法

九、会议应急方案的内容：

1、会议举行过程中可能出现的问题：

人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题（共六个）

2、出现问题时负责解决的会议工作人员，落实到人。

十、会议应急制定程序：

1、预测不可知的情况

2、提前准备应对各种问题的备选方案

3、在会前，组织检查会

4、举行头脑风暴会

十一、提示会议按计划进程的程序：

了解议题和议程→准时宣布开会→有效引导议题

十二、会议经费类型：

1、与会人员交费（与会代表和陪同人员）

2、参展商交费

3、联合主办者交费

4、广告、赞助和捐助

5、公司分配

6、其他收入项目。

十三、与会人员交费=预期的与会人员人数*缴费额+预期陪同人数*缴费额-交费折扣额

十四、会议经费使用的主要方面：

1、文件资料2、邮电通讯3、设备和用品费4、场所租用费

5、会议办公费6、会议宣传交际费7、会议住宿补贴费

8、会议伙食补贴9、会议交通费10、其他开支

十五、会中突出事件类型：

人员问题、健康与安全问题、行为问题

十六、处理会中突出事件程序：

1、向领导报告2、启动应急方案3、调动实施补救处理

4、向公共应急机构求援5、处理好善后

十七、会议总结目的

1、检查会议目标的实现情况

2、检查各个小组的分工执行情况

3、将员工自我总结和集体总结相结合

4、奖惩相关人员，决遗留问题

十八、发布会议新闻报道方法：

1、邀请记者到会

2、召开记者招待会

3、会议秘书部门自己撰写新闻稿件

十九、影响会议效率的主要因素：

1、会议必要性：

2、会议前前期准备的工作质量：

3、会议责任分工

二十、影响会议成效原因

1、会议多、长、大、高

2、支出超标

3、准备不充分

4、组织不当

第四章事务管理（办事）

一、涉外接待的原则

1不卑不亢2、依法办事3、内外有别4、尊重个人5女士优先

二、涉外礼宾次序5种方法：

1、按所在国名字母排次序

2、安来宾身份职务高低排序

3、按来宾到场时间早晚排列先后顺序

4、依来宾告知主人来访时间先后安排

5、不排序

三、

四、在外宾抵达应做充分准备工作：

1、搞清楚来访外宾代表团的基本情况

2、外宾饮食爱好宗教禁忌和特殊要求

3、拟定来访日程

4、安排食宿

看看餐具使用

五、办公模式的种类：

9

1、在家工作2、远程工作3、虚拟办公室

4、临时办公室5、弹性时间6、兼职工作

7、合同工作8、交叉工作9、项目工作

六、虚拟办公室工作模式的管理方法：

1、提供临时办公桌

2、需要提供计算机

3、注意健康安全，正确的工作习惯

七、在家工作的优缺点：

序号

优点

缺点

1

节省办公室空间和资金

需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展

2

能吧往返于办公室花费的时间用在工作上

有的家庭环境噪杂，全反适合的办公换将，工作难以集中精力

3

有更大的灵活性管理自己的时间，安排工作于生活

增加了组织监督，管理和欧诺股指工作人员工作的难度

4

减少交通拥挤，减少交通污染

同时之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞

5

减少交通费用

减少了与专业人员及社会的联系

八、单行时间工作的优缺点：

全勤减少，能有更灵活的时间做其他事情，如处理私事

某些时间段难以监督员工的工作，因为上司该段时间不在现场

可迅速完成紧急工作，不积压

有些特定岗位不能实施，正常上班时间须保证人员，如接待区

有更大的灵活性管理自己的时间

必须仔细协商安排实施者工作时间，保证工作时间衔接妥当

自由控制上下班时间，避免交通高峰

难以满足员工所有期望，周五休息则无人上班

激发工作动力提高效率

员工监督和检查他们是感到反感

九、远程工作的优缺点

减少空间、取暖、照明、租借费用

难以监督人员工作

子工资聘用工作人员人，工费减少

加强管理联系，确保指令明确达到要求

减少交通时间费用交通污染

加大了员工监督和控制的难度

工作人员时间更有灵活性

院里组织缺少同时联系，寂寞

增强企业灵活性，更多人员，更少空间

十、虚拟办公室优缺点

减少空间和办公用品

投入资金购置计算机

实现即是国内国际间交流

工作中难以控制任务和信息

工作信息能存储归档通过互联网发送

难于管制网络信息，安全保密

十一、兼职工作的优缺点

节省人工费，只有专业服务费，价格低

控制和监督困难

能有目的灵活聘用缺乏的专项服务工作

无法确保该工作的连续性

节省设备费，用有自己的专用设备

兼职人员休假生病无酬金

兼职人员能控制时间，有动力和效率

难以控制工作量时多时少

充分发挥专长，做愿意做的是有成就感

难以控制报酬，兼职后可能拖延报酬

十二、交替工作的优缺点

能留住有特殊技能却不能全职工作的人

客户和其他人员更喜欢与固定人员交流

灵活的工作模式激励人员

交接不当可能造成工作混乱

两个人合作比一个人工作效果好

难