日常接待管理制度文档格式.doc
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(2)妥善处理前台接待中出现的各种突发事件
(3)协助行政部经理做好公司内部的联系与协调工作,以及公司外部公共关系的处理等工作
4.下属人员管理
(1)检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、接待礼仪及工作效率
(2)监督直接下属日常工作的开展情况
(3)培训、考核前台接待专员,不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量
二、接待专员岗位职责
接待专员在接待主管的领导下,全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。
其具体岗位职责如表2-2所示。
表2-2接待专员岗位职责
1.接待管理
负责来宾的登记及接待工作
2.文件管理
(1)负责接听、转接电话、收发信函,并做好记录、整理和建档等工作
(2)负责分发公司文件、通知,并做好分发记录
(1)配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的填制、打印和复印工作
(2)负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作
(3)执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作
(4)帮助出差员工预订机票、火车票和客房等,登记出差人员行程
(5)接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉,维护公司形象
4.环境管理
保持前台区域内的环境卫生
第三节日常接待管理表格
一、客人来访登记表
1.客人来访登记表(范本一)
填写日期:
年月日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
部门
到达
离开
1
2
3
…
编制人:
审核人:
2.客人来访登记表(范本二)
来访人
单位
来访
接待人
接待内容
简况
处理意见
处理结果
二、接待工作日记表
日期
记录人
考
勤
记
录
签到时间
收发记录
接待记录
电话记录
三、前台来电备忘录
年月日
来电单位/人
联系方式
来电事由
四、商务接待安排表
来宾单位
带队人姓名
带队人职务
随行人员名单
到达时间
停留时间
人数
考察内容
接待计划安排
车辆使用计划
相关事项
摄影
礼品
音响
欢迎标语
用餐
鲜花
宣传材料
礼仪
导游
题词
水果
其他
负责接待
部门意见
签字:
领导意见
填表人:
填写日期:
年月日
五、公司参观申请表
申请单位/团体
参观人数
负责人
职务
通信地址
参观时间
参观路线/场所
公司审批
六、公关接待审批表
来宾人数
接待日期
来宾事由
接待费用预算
餐饮费用预算额
住宿费用预算额
其他费用预算额
合计预算总额
陪同人员要求
公关事务主管
意见
签字:
日期:
年月日
行政部经理
行政总监