协会成立大会筹备专项方案文档格式.docx
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一、会前准备工作:
1、发出协会理事单位、会员单位邀请函,于27日前确定。
2、发出领导、嘉宾请柬,于27日完成。
请柬每镇区2份,一份为公用事业服务中心主任,另一份为负责****工作人员。
3、邀请**协会、**协会、珠三角相关**协会等参与会议,并联络相关刊物提供会议宣传资料。
4、新闻通稿准备。
5、会议资料准备工作(演讲稿、协会资料、茶水、座牌、笔、纸、纪念品、座位图示、拍照站位图示等由***负责。
)
6、29日、30日领导、嘉宾接送及会后参观、食宿安排(由行政部负责)。
29日下午13:
00接***一同前往机场,14:
00接***,并由行政部安排好食宿(定**酒店)
30日早接***。
(8:
30接到,9:
30返回到酒店)
预定***12月1日返京机票。
7、会场部署(29日晚由行政部组织礼仪企业及现场工作人员一同部署,并调试麦及音响,于30日早7:
30到会场做最终准备工作,调试麦及音响。
8、现场工作人职员作牌。
二、活动步骤:
1、09:
30—09:
55签到,入会场(大堂一楼入口和电梯口处各设1个水牌及二名礼仪负责接待,酒店礼仪人员帮助;
三楼电梯口设指示牌1个及二名礼仪指导贵宾到签四处,签四处设2名礼仪,另加***(现场工作人员全部佩戴工作牌),由***负责嘉宾签到,同时将礼品资料袋派送给贵宾,其它人员带嘉宾入座。
(9:
55分由***负责统计实到领导、嘉宾名单交给主持人)
2、10:
00—10:
15主持人宣告***协会成立大会开始,介绍出席大会领导、嘉宾。
(主持人主持稿自备)。
3、10:
15—10:
20****市民间组织管理中心领导宣读****市****行业协会成立批复,并进行授牌仪式,由****市****行业协会第一届理事长****先生接牌。
(批复及牌匾由**准备,由1名礼仪小姐递交给民间组织管理中心领导。
4、10:
20—10:
30****市****行业协会第一届理事长****先生宣读第一届当选理事长、副理事长、秘书长、监事、理事名单。
5、10:
30—10:
40颁发****市****行业协会第一届常务理事单位(5家)、理事单位(6家)牌匾。
(先由礼仪小姐将牌匾按次序排放在主席台上,由主持人按次序宣读名单,单位按次序排列于主席台前,后由主席台领导发牌,并留影。
6、10:
40—10:
50****市****行业协会第一届理事长****先生致辞。
7、10:
50—11:
00****市***局局长***先生致辞。
8、11:
00—11:
10广**省****协会副理事长***女士致辞。
9、11:
10—11:
20中国****学会副理事长***教授致辞。
10、11:
20—11:
30****市人民政府副市长***先生致辞。
11、11:
30—11:
50在酒店底楼大厅台阶处全体参会人员拍照留影,领导、嘉宾和理事会组员拍照留影。
(由**、**负责引导)
12、11:
50一楼海洋厅就餐(由行政部引导)。
三、活动所需物品清单:
1、由礼仪企业提供部分
序号
项目
数量
备注
1
礼仪小姐
6名
身高1.68米以上.
2
签到台台面花
3
水晶讲台(含台面花)
4
主席台台面花及两侧花篮及其它装饰用具
5
背景喷绘
(文字“****市****行业协会成立大会”背景)
6
空飘气标
8个
口号内容由我企业提供(15字以内,待定)
7
横幅
备注:
现场气氛渲染和总部署。
2、我企业提供部分
礼品礼品袋
230份
请柬
100份
企业画册
签到本
两本
A3粉色纸打印
会场座次平面说明图(附大会中注意事项)
200份
签四处纷发。
由设计室制作,**文字说明
3、酒店无偿提供部分
欢迎牌
2个
指示牌
1个
签到台
3人位
麦克风
数量视具体
情况而定
大会用笔和纸
一座一份
茶水
铁观音
牌卡
20个无偿,超出5元/个(我方数目待定)
8
背景音乐
轻音乐类型(也可自备)
9
室内会场周围摆放盆栽绿色植物
数量依具体情况而定
提前确定11月29日晚我方可到会场部署时间并帮助部署
四、媒表现场采访(由**、***负责邀请及安排):
1、****电视台
2、广州日报
3、羊城晚报
4、中国花卉报
5、南方日报
6、****日报
7、****、**城记者站
五、费用预算(累计:
元)
1、酒店租金6400元
2、用餐1500×
18桌=27000元
3、礼仪企业费用6500元
4、礼品礼品袋元
5、新闻媒体费用元(采访费300元/人,用信封装袋,由**负责)
5、其它费用500元。