06印章管理制度(附流程图)文档格式.doc

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第六条公司印章必须有专人保管，公司公章由行政专员保管，财务专用章和合同专用章由财务主管保管，法定代表人印章和发票专用章由出纳员保管，检验专用章由品管部负责人保管，部门印章由部门负责人保管。

第七条印章专管人员应将印章锁进办公桌或保险柜内妥善保管，不得将印章随意丢放在桌面等无安全保障的地方，每天上下班前应检查印章是否齐全，若发现意外情况应立即报告行政部负责人。

第八条印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由其直接上级代管，但法定代表人印章代管人员需由总经理指定，印章专管人员要向代管人员交接工作，交接双方明确印章移交前用印记录是否完整、印章是否损坏以及交代用印时的注意事项。

第九条印章专管人员离职时，需办理印章转移手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十条因公司名称变更、印章损坏或遗失等特殊原因需要停用印章时，需经总经理签字批准后，行政部将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

第四章印章使用

第十一条印章使用范围如下：

1、以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表文件以及总经理签发的内部文件等应使用公司公章，非经盖章确认的各类业务报表不得向外报送；

2、公司日常经营需签订的采购、销售、劳务以及其他经济合同应使用合同专用章；

3、财务日常业务应使用财务专用章；

4、法定代表人印章仅限于财务业务使用，因其他特殊原因需使用法定代表人用章的需获得总经理批准；

5、发票专用章仅限于公司开具的销售发票使用；

6、部门用章仅限于公司内部部门间通知、信函等信息传递文件；

7、检验专用章仅限于品管部出具经公司实验室检测的检测报告。

第十二条印章使用须履行严格审批手续，并填写印章使用记录，对不符合用印规定和审批流程的用印文件，印章专管人员有权拒绝用印。

负责审核用印文件的部门负责人，应认真审核用印文件，及时预防和纠正用印的文件的错误、纰漏等，切实保护公司利益。

第十三条在上述第十二条用印范围内使用的财务专用章、法定代表人印章和检验专用章由印章保管人根据业务需要直接用印，部门印章需经部门负责人审核批准后方可用印。

第十四条合同专用章使用时需遵循以下审批程序：

1、产品销售合同和原辅材料采购合同等日常业务性合同的签署，经部门负责人签署后方可用印；

2、购置设备、设施和购买劳务等非日常业务性合同的签署，合同标的金额不超过3万元人民币的，经部门负责人签署后用印，合同标的金额超过3万元人民币的，需经总经理或其授权人签署后方可用印；

3、日常业务性合同签署后由部门暂存管理，每季度末整理核对后转交财务部存档；

非日常业务性合同签署后，购置部门留存合同复印件，合同原件应在申请付款时交财务部存档。

第十五条公司公章使用时需遵循以下审批程序：

依据公章使用范围，因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核并获得总经理或其授权人批准后方可用印，用印后印章专管人员应在《公章使用登记簿》上登记用印记录，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

第十六条严禁在空白合同、协议、证明等文件上用印。

因工作特殊确需用印时，须获得总经理或其授权人批准；

待办理完毕后，必须及时向总经理汇报用印空白文件的使用情况，未使用的须经申请人签字后交印章专管人员收回作废；

使用后的公章空白文件，还需由印章专管人员在《公章使用登记簿》上登记用印记录。

第十七条严禁将公司印章带出公司使用；

因工作需要确需将印章带出使用的，应根据印章使用审批权限，征得批准人同意后，方可由印章专管人员陪同前往办理；

外带公章使用的，应在办理完毕当日在《公章使用登记簿》上补充用印记录，并将用印文件的复印件交印章保管部门备案，如因在政府有关部门制式文件上用印无法保存用印文件复印件时，可豁免备案手续。

第五章违纪处理

第十八条违反本制度规定使用公章的，公司将追究相关人员责任并给予相应处罚，如给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第十九条因印章专管人员保管失职，导致印章遗失、损坏、被盗等，公司将给予相关责任人处罚，如给公司造成重大损失者，公司将有权利单方面解除相关责任人劳动合同。

第六章附则

第二十条本制度解释权归公司行政部。

第二十一条作为本制度补充内容的附件与本制度具有同等效力。

第二十二条本制度自二○一二年五月九日起执行。

记录文件：

■印制申请备案表R-AD-39/A

■公章使用申请表R-AD-40/A

■公章使用登记簿R-AD-41/A

印章刻制流程图

总经理

行政部

申请部门

负责人

行政专员

签字

发放启用通知和

办理登记备案

印章刻制

提出申请

审批

审核

开始

原印章缴销

印章交付保管

结束

公章使用流程图

文件备案

使用登记

用印并登记备案

专管员陪同用印

带出

不带出

交付用印文件

4/5

合同章使用流程图

财务部

部门负责人

申请人员

每季度末

原件存档

＞3W

暂存

非日常业务性合同

日常业务性合同

复印件存档

≤3W