06印章管理制度(附流程图)文档格式.doc

1、第六条 公司印章必须有专人保管，公司公章由行政专员保管，财务专用章和合同专用章由财务主管保管，法定代表人印章和发票专用章由出纳员保管，检验专用章由品管部负责人保管，部门印章由部门负责人保管。第七条 印章专管人员应将印章锁进办公桌或保险柜内妥善保管，不得将印章随意丢放在桌面等无安全保障的地方，每天上下班前应检查印章是否齐全，若发现意外情况应立即报告行政部负责人。第八条 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由其直接上级代管，但法定代表人印章代管人员需由总经理指定，印章专管人员要向代管人员交接工作，交接双方明确印章移交前用印记录是否完整、印章是否损坏以及交代用印时的注意事项。第九条 印

2、章专管人员离职时，需办理印章转移手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。第十条 因公司名称变更、印章损坏或遗失等特殊原因需要停用印章时，需经总经理签字批准后，行政部将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。第四章 印章使用第十一条 印章使用范围如下：1、以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表文件以及总经理签发的内部文件等应使用公司公章，非经盖章确认的各类业务报表不得向外报送；2、公司日常经营需签订的采购、销售、劳务以及其他经济合同应使用合同专用章；3、财务日常业务应使用财务专用章；4、法定代表人印章仅限于财务业务使用，因其他特殊原因需使

3、用法定代表人用章的需获得总经理批准；5、发票专用章仅限于公司开具的销售发票使用；6、部门用章仅限于公司内部部门间通知、信函等信息传递文件；7、检验专用章仅限于品管部出具经公司实验室检测的检测报告。第十二条 印章使用须履行严格审批手续，并填写印章使用记录，对不符合用印规定和审批流程的用印文件，印章专管人员有权拒绝用印。负责审核用印文件的部门负责人，应认真审核用印文件，及时预防和纠正用印的文件的错误、纰漏等，切实保护公司利益。第十三条 在上述第十二条用印范围内使用的财务专用章、法定代表人印章和检验专用章由印章保管人根据业务需要直接用印，部门印章需经部门负责人审核批准后方可用印。第十四条 合同专用章

4、使用时需遵循以下审批程序：1、产品销售合同和原辅材料采购合同等日常业务性合同的签署，经部门负责人签署后方可用印； 2、购置设备、设施和购买劳务等非日常业务性合同的签署，合同标的金额不超过3万元人民币的，经部门负责人签署后用印，合同标的金额超过3万元人民币的，需经总经理或其授权人签署后方可用印；3、日常业务性合同签署后由部门暂存管理，每季度末整理核对后转交财务部存档；非日常业务性合同签署后，购置部门留存合同复印件，合同原件应在申请付款时交财务部存档。第十五条 公司公章使用时需遵循以下审批程序：依据公章使用范围，因工作需要使用公章时，应填写公章使用申请表，经部门负责人审核并获得总经理或其授权人批准

5、后方可用印，用印后印章专管人员应在公章使用登记簿上登记用印记录，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。第十六条 严禁在空白合同、协议、证明等文件上用印。因工作特殊确需用印时，须获得总经理或其授权人批准；待办理完毕后，必须及时向总经理汇报用印空白文件的使用情况，未使用的须经申请人签字后交印章专管人员收回作废；使用后的公章空白文件，还需由印章专管人员在公章使用登记簿上登记用印记录。第十七条 严禁将公司印章带出公司使用；因工作需要确需将印章带出使用的，应根据印章使用审批权限，征得批准人同意后，方可由印章专管人员陪同前往办理；外带公章使用的，应在办理完毕当日在公章使用登记簿上补充用印记录，并将用

6、印文件的复印件交印章保管部门备案，如因在政府有关部门制式文件上用印无法保存用印文件复印件时，可豁免备案手续。第五章 违纪处理第十八条 违反本制度规定使用公章的，公司将追究相关人员责任并给予相应处罚，如给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。第十九条 因印章专管人员保管失职，导致印章遗失、损坏、被盗等，公司将给予相关责任人处罚，如给公司造成重大损失者，公司将有权利单方面解除相关责任人劳动合同。第六章 附则第二十条 本制度解释权归公司行政部。第二十一条 作为本制度补充内容的附件与本制度具有同等效力。第二十二条 本制度自二一二年五月九日起执行。记录文件： 印制申请备案表R-AD-39/A 公章使用申请表R-AD-40/A 公章使用登记簿R-AD-41/A印章刻制流程图总经理行政部申请部门负责人行政专员签字发放启用通知和办理登记备案印章刻制提出申请审批审核开始原印章缴销印章交付保管结束公章使用流程图文件备案使用登记用印并登记备案专管员陪同用印带出不带出交付用印文件4/5合同章使用流程图财务部部门负责人申请人员每季度末原件存档3W暂存非日常业务性合同日常业务性合同复印件存档3W