公关会议礼仪注意事项文档格式.doc

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有长期固定的会议，有临时性会议。

４．按规模分：

有大型会议、中型会议和小型会议。

５．按内容分：

有综合性会议、有专题性会议。

（三）会议要求

开会要把许多人组织在一起，为了一个目的进行有条不紊的活动。

组织好一次会议，任务相当复杂繁重，因此，会前的准备要考虑周到，安排具体、工作落实；

进行中要精确指挥，协调一致，严格纪律，按部就班；

服务工作要热情周到，耐心细致；

会后要处理好善后，确保整个会议圆满成功，紧张有序，安全高效。

◎会议准备工作的礼仪

要开好一个会议，准备工作是十分重要的。

会前周密详尽的准备，是会议圆满成功的基础。

会议的准备工作，包括以下几个方面：

（一）建立组织

召开一个会议，要有许多人参与组织和服务工作。

这些人应有明确的分工，各负其责。

建立各种小组，可以使他们在统一领导之下，各自独立地开展工作。

一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。

秘书处下设：

１、秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。

２、总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。

３、保卫组，负责大会的安全保卫工作。

根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。

（二）明确任务

全体工作人员，应当明白本次会议的目的，主要解决什么问题，更要明确自己的工作任务及具体要求，以保证不出差错，不贻误工作。

（三）安排议题和议程

秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。

根据确定的议题，安排日程，以保证会议有秩序地进行。

（四）确定与会人员

确定与会人员是一项很重要的工作。

该到会的，一定要通知到；

不应当到会的，就不应当参加。

这里出现了差错，后果是很严重的。

确定与会人员，可以采取以下方法：

１．查找有关文件、档案资料；

２．请人事部门提供；

３．征求各部门意见；

４．请示领导。

大型会议，还要对与会人员进行分组，便于分头讨论，组织活动。

（五）发出通知

名单确定后，即可向与会人发出通知，便于他们做好准备工作。

有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。

在开会前，再发出开会通知。

通知一般用书面形式。

内容包括：

会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。

与会人接到通知后，应向大会报名。

告知将参加会议，以便大会发证、排座、安排食宿等。

（六）会场

会场布置和安排是会议的又一项重要工作。

会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。

会议室应当根据会议的内容来安排，或庄严肃穆、或郑重朴素、或明快大方、或热烈欢快，总之，会场的布置应与会议内容相协调。

主席台，设在与代表席对面的地方。

现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。

主席台上可适当摆放鲜花点缀。

主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标语悬挂在主席台上方。

（七）座次

代表席的座次应当统一安排，照顾全面。

因为座位有前有后，有正有偏，在排座位时要根据不同情况，妥善安排，照顾到各个方面。

（八）印制证件

证件是出席会议的证明，是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。

代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以示区别。

（九）接待和报到

外地代表到达时，应安排工作人员到车站、码头、机场接站。

到驻地后，持通知书到大会报到处报到。

报到处接待人员应礼貌接待，验看有关证件后即安排食、宿，登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。

报到人数至少每天向秘书处汇报一次。

◎会议中的礼仪

大会开幕，会场内外还有大量工作要完成。

各部门要按照分工开展工作，保证会议顺利进行。

（一）签到

代表进入会场要履行签到手续，以便统计人数和凭证明入场。

小型会议，可以在入口设签到处，代表入场时，先在签到簿上签上姓名，即表示到会。

大中型会议不用这种方法签到，否则会造成人口处拥挤、混乱。

一般可采取事先发签到卡，代表在入口处，把签到卡交给签到处工作人员，即表示签到。

统计人数要准确、及时、迅速、随时准备领导询问代表到会情况。

这项工作看似简单，实际要搞好是很不容易的。

比如领导询问到会几个人，正式代表到了几人、缺几人，就不那么容易统计了。

签到统计工作有两种方法：

１．签到工作人员事先把代表座位的分配情况——代表座次取来，签到时，收了签到卡后，按排、按号进行销号处理，这样便可以随时掌握实到、缺席人数和姓名了。

２．如果只要求人数，就只点签到卡的数量便可以了。

（二）安排发言

大会发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出初步意见，请领导确定。

确定发言人应注意三个平衡。

１．领导人之间的平衡。

高一级领导或主要领导的发言，如果是开幕词，动员性的、启发性的，应安排在第一发言。

如果是总结性的，综合性的，则放在最后。

如果是讨论发言，座谈发言，应交叉安排，以使会场更生动活泼。

２．单位平衡。

发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才照顾单位与单位之间的平衡。

３．内容平衡。

发言人的内容应都是围绕一个主题内容，不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好，如果内容属同类，可以只安排一个人发言。

（三）记录

会议记录是对发言内容进行的客观文字记录，以便进行分析、研究、综合、整理，它是会议简报、纪实、决议的主要依据。

因此，一次重要的会议，都应当有专人记录。

会议记录有的使用专门印制的会议记录本，有的是一般的笔记本，不论哪一种，都应当标明：

会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。

记录分详细记录和摘要记录，记录要真实、准确、完整，摘要记录也不要把发言的重点内容、基本主题漏掉。

（四）选举

大会如果有选举议程，应当倍加慎重，因为选举是实行民主、平等的一种重要形式，是代表们行使权力的具体体现。

１．准备选票

事前应核对具有投票权的人数，弄清候选人的名单，然后印制选票。

选票应印两套，其中一套作为第一次无效时备用，选票应盖上秘书处印章，由专人密封保存。

２．投票

根据投票人的多少，准备投票箱，人数多的会议，投票箱按区分设，要事先划定投票路线和投票顺序；

为了避免混乱，在开始投票时可由一个人进行引导，引导每一排排口上的第一人走上投票路线。

在票箱前要有大会推选监票人监票。

投票前，大会主持人要讲清楚投票注意事项。

３．选举统计

打开票箱后，先核对投票张数与发票张数是否一致。

多于发票数的，则为选举无效，应重新投票。

每一张票有效、无效，按大会规定统计。

（五）服务和保卫

１．音响装置要反复调试，音量、音质调到最佳位置。

２．做好茶水供应。

３．主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。

４．会议内外要安排好安全保卫工作。

◎会议外的工作礼仪

在会期较长的情况下，如几天、十几天，除以上会场上的工作外，会议组织者（主要是秘书处）在会场外还有某些工作要做。

如；

（一）统计人数

大会开始后，即应精确地统计人员：

原计划人数、通知人数、报名人数、参加每次会议人数、每次会议缺席人数、投票人数等。

还应统计缺席人员的姓名、原因等。

（二）编发简报

会议期间，为了互通情况，还要编发简报。

编写简报主要依据会议记录来拟写，简报应意简言明、印发迅速、及时发给各位代表。

大会秘书部门还要在会议文件工作上做大量工作，整理发言稿，起草纪要、决议等，还要对文件做印刷、分发、回收、立卷、存档、保管、备卷等一系列工作，使会议的进程、面貌、成果得到记载和保存。

（三）组织活动

大型会议在会外，还应安排一些相应的活动。

如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、留影、祝词、参观、晚会、舞会等，这些活动秘书部门应事先作好日程、人力、物力的安排，做到有条不紊。

在安排活动时应注意领导同志的负担能力，过于繁重、密集，会影响主要工作和身体健康。

事先安排准备应尽可能详尽、准确、周到、简练，保证大会的正常进行。

◎与会人员的礼仪

会议是多种人员相互交织，为一个目的共同进行的一种复杂的、有组织的人际交往活动，一个会议要取得好的效果，除了会议组织严密、服务周到外，所有与会议有关的人员都应当讲究礼仪。

（一）会议组织者的礼仪

１．目的明确。

会议的组织者自己对会议要达到什么目的要清楚明白，这是精简、高效地开好会议的关键。

在向工作人员安排工作任务和向参加会议的代表发出通知时，都应当讲清楚，使大家心里有数，有备而来，这样才能保证会议的基本质量。

２．日程清楚。

会议什么时间开，什么时间结束，哪一天干什么，要让大家知道，使大家有所准备，事先作好安排。

３．地点具体。

大会、小会、汇报、座谈在哪个场地，应当明确具体地通知到与会人，会场门口应有明显标志。

必要时可事先印发或张贴会场位置示意图。

４．主持人、工作人员、服务人员分工明确，提前到位，应把场地事先布置停当，迎接代表到来。

５．注意迎送。

对代表和嘉宾要认真组织迎送。

注意规格和形式。

在会议进行中，对代表进出会场也应安排迎送。

开小型会议，主持人要亲自迎送。

（二）其他人员的礼仪

１．主持人

主持人是会议的组织者、领导者。

主持会议，事先要对内容、程序、时间和人员安排作到心中有数。

主持时要严谨、认真。

不同性质和内容的会议，可以表现不同的主持风格。

有的庄重严肃，有的轻松活泼；

有的庄严肃穆，有的欢快喜庆；

有的隆重，有的简朴。

主持人应当把握会议气氛和进行节奏。

主持人要处处尊重听众，尊重发言人。

防止语言、表情作出不礼貌的表现。

２．主席团

主席团成员首先要明确自己的身份和责任，严格要求自己，以身作则，率先垂范，成为所有与会人的楷模。

出席会议要守时，决不可迟到。

确实不能按时出席的必须及时请假，通知主持人或有关工作人员。

入场要按照顺序井然入座，不可临时推推让让，故作姿态。

如果会场有掌声欢迎，主席团应鼓掌微笑致意。

在会议进行中，不得任意离开，