企业内部控制流程合同协议.docx
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企业内部控制流程合同协议
企业内部控制流程—合同协议
13．1 合同与审批控制
13．1．1 合同管理流程
1．合同管理流程与风险控制图
合同协议管理流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
归口管理部门
法律顾问
承办部门
相关部门
外部单位
如果合同条款未恰当履行或监控不当而导致违约损失或因合同纠纷处理不当，可能导致企业权益受损
如果合同信息安全措施不当，可能导致商业
如果合同未经适当审核或超越授权审批，可能会产生重大差错或舞弊、欺诈行为而导致损失或因合同内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同而导致企业资产或股东权益遭受损失
权限外
审批
2
进行合同
备案
确认问题的重要程度，提出
解决问题的参考意见
权限内
权限外
审批
下发合同相关管理制度
开始
权限内
审批
履行合同
解决问题
出现问题
接下页
签订合同
进行业务合同谈判
起草合同
发生合同
业务
1
审核
签订合同
解决问题
D1
D2
D3
合同管理流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
归口管理部门
法律顾问
承办部门
相关部门
外部单位
秘密泄露或因合同不进行检查，导致合同承办部门不按相关制度开展合同管理，进而可能造成合同执行或签订违法、违规
3
结束
进行合同定期或不定期检查
进行合同定期统计归集
进行合同文件资料保存
汇总提交
合同资料文件
接上页
D3
2．合同管理流程控制表
合同管理流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1．财务部对合同中有关付款的条款进行审核，并提出审核意见
D2
2．合同签订后，合同的承办部门将合同交归口管理部门进行编号、备案
D3
3．归口管理部门作为合同的专门管理部门，需要对各类合同的文件和资料进行编号和恰当保存，以备参考
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同归口管理制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
《内部会计控制规范——基本规范（试行）》
文件资料
合同承办部门签订的合同文本
责任部门
及责任人
合同归口管理部门、合同承办部门、财务部
总经理、法律顾问、归口管理部门人员、承办部门人员、财务部人员
13．1．2 合同谈判流程
1．合同谈判流程与风险控制图
合同谈判流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
法律顾问
承办部门
相关部门
如果不对合同谈判资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，从而给企业带来损失
合同谈判方案如果未经规范的审核、审批或超越权限审批，可能会产生重大差错而导致企业遭受损失
合同谈判人员如果选择不当可能导致谈判失败，进而增加企业谈判损失或因合同谈判目标不明确，可能导致谈判结果损坏企业利益，进而可能增加企业损失
2
审批
审核
3
否
结束
资料存档
执行谈判成果
达成谈判目标
进行谈判
编制《合同谈判方案》
收集合同谈判信息和资料
确定合同谈判参加人员
确定合同谈判目标
1
停止合作或
另行谈判
是
同谈判方协商确定谈判事项
开始
提供协助
参与谈判
D1
D2
D3
2．合同谈判流程控制表
合同谈判流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1．对于重要合同或法律关系复杂的合同，应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与
D2
2．总经理可以根据合同谈判事项的种类，授权相关人员履行审批权限
D3
3．承办部门在本次谈判未能达成谈判目标时，可以选择停止同现有谈判对象的合作，另寻合作伙伴或通过调整谈判策略与现有谈判对象另择时间进行谈判
相关规范
应建
规范
合同管理岗位责任制度
合同分级管理制度
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
文件资料
《合同谈判方案》
责任部门
及责任人
合同承办部门、财务部、审计部门等
总经理、法律顾问、承办部门人员、其他相关部门的人员
13．2 合同订立登记控制
13．2．1 合同签订流程
1．合同签订流程与风险控制图
合同签订流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
承办部门
相关部门
外部单位
如果未签订书面合同，可能导致企业资产或股东权益遭受损失
如果合同信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露或因未对合同谈判资料进行及时存档备案而导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失
否
签字盖章
商定合同签订方式
结束
是
商定合同签订方式
确定签订时间
先行签字盖章
寄送对方签字盖章
现场签订
当场签字盖章
当场签字
盖章
2
1
开始
合同审批通过
送交合同正本、副本和相关审核资料
接收合同档案副本和相关审核资料并归档
4
保管正本
3
D1
D2
2．合同签订流程控制表
合同签订流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1．对合同先行签字盖章，应当由具有审批权限或具备被授权资格的人履行签字盖章手续，不对未经编号或缺少合同审核、报签文件以及代签而缺少授权委托书的合同用印
2．进行当场签字盖章的合同签订方式，多用于合同比较重要的情况；正式订立的合同，除即时清结外，应当采用书面形式，包括合同书、补充条款、公文信件、数据电文等
D2
3．保管合同正本的一般为合同的归口管理部门
4．保管合同副本和其他相关审核资料的部门一般为企业的档案管理部门
相关规范
应建
规范
合同章管理制度
合同保密制度
档案管理规定
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
文件资料
《××合同》
责任部门
及责任人
合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门
总经理、承办部门人员、归口管理部门人员、档案管理部门人员
13．2．2 合同登记流程
1．合同登记流程与风险控制图
合同登记流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
承办部门
相关部门
外部单位
如果未对合同登记资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失
合同应登记而未登记的，可能导致企业未来业务运作受到影响，进而带来损失
开始
否
合同审批通过
2
1
是
准备登记
资料
明确登记
要求
需要登记
签订
合同
结束
资料存档
否
是
予以登记
符合登记要求
D1
D2
2．合同登记流程控制表
合同登记流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
1．合同承办部门对于需要登记的合同，应通过查阅相关法律法规明确登记的具体要求，包括登记时间、登记需携带的资料等
D2
2．合同承办部门根据合同登记要求准备登记材料，包括向相关部门收集相关材料，查阅相关文件的盖章用印是否规范等，并应将登记材料独立存档保管，以备登记时用
相关规范
应建
规范
合同章管理制度
档案管理规定
参照
规范
《中华人民共和国合同法》
文件资料
《××合同》
责任部门
及责任人
合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门
总经理、承办部门人员、档案管理部门人员
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