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审计案例分享

内控制度评审的审计案例

[案例1]

审计背景：

对某公司物流管理的内控制度评审，着重对其原料、半成品、产成品等存货管理进行审计调查，并给予审计评价。

在调查的初期，我们先到现场实地察看。

在车间现场看到铝线东一大卷、西——大卷，有的铝线甚至放在车间安全道上。

铝线是很昂贵的金属物资，如此存放，引起了我们的重视。

审计方法：

 在审计调查中，我们采用了“点面线”方法，取得了较理想的效果。

所谓“点面线”方法，就是在审计调查中，听到或看到某一管理现状之后，通过横向的全面了解、纵向的连线分析，最后确定其控制环节是否完整、控制点是否有效。

审计实施：

1.在各部门审计调查了解到的情况：

（1）财务部门：

财务部门的同志一再说明、态度坚决地表示，铝线这一业务是属于委托加工，即是公司在外采购回铝锭、对外委托加工成铝线，尔后再出售。

查看该公司的铝锭、铝线合同，是委托加工合同，但抽查财务部门的会计资料，发现该公司采购回的是铝线（非铝锭），销售出去的是铝线，不存在委托加工。

在财务部门同时还发现：

采购、销售铝线的有些单据中，业务员签字是同—个人；有的结算单据上要素不全、有的手续不完备：

例如采购入库的《送货单》无重量、有的单据无质检部门盖章；有的销售单据无订货方签字；同一种销售业务，作为财务凭证的附件——《发货结算清单》有的是“财务科传票附件”联，有的是“发货单位记账”联。

（2）物资管理部门：

在现场看到铝线存放地是制品生产车间，不是物资管理部门的仓库。

铝线采购回来后，在制品车间内，业务员将铝线实物交由物资管理部门人员清点卷数时，同时传递《送货单》（单据上没有重量记载）。

当铝线销售时，业务员开具《发货结算清单》（有计量部门的计重），其中一联交物管部门；物管部门凭《发货结算清单》在铝线的实物账上同时登记出库、入库量。

抽查物管部门的实物账：

只有数量，没有单价、金额：

数量的记载有时是吨位，有时是卷数。

（3）铝线业务的购销部门：

铝线的业务由该公司的工会技协负责承包；采购、销售的业务员以及采购取货、销售送货是…—人承担：

购回的铝线交给物管部门之所以没有重量记载，是因为：

若购回与入库之间产生亏吨，工会技协不愿承担亏损；销售发货时，有时因合同量的大小、时间先后等差异，有“估堆”（注：

估计重量）的现象。

核对财务账与实物账：

年底财务账结余29.420吨，实物账结余29.280吨，两者相差0.140吨。

经过调查了解之后，将铝线的供销控制循环联系起来分析，并确认各控制点的管理效果，得出结论：

铝线的物流管理没有按制度运作：

该公司铝线的经营业务没有执行委托加工合同，而采取的是采购、销售的方式。

（4）铝线的采购、销售等事项由一人负责，但处在采购、销售之间的存货管理环节却无计量、无专门地点存放、无专人保管，使内部控制的循环中断。

实物资产管理部门的关健控制点失控，对铝线没有管理。

财务部门没有起到监管的作用：

铝线经营业务形式发生改变，没有提出异议；结算的单据把关不严格；财务账与实物账不相吻合；对工会技协的承包管理监督不力。

会技协铝线业务的承包管理不严谨；铝线购销业务只有一人操作，监管不到位，出现管理弊端。

审计意见 ：

该公司应严格按照公司物流管理制度的规定，加强对铝线业务的管理、存货的管理、财务的管理，弥补管理中出现的漏洞，完善购销业务的循环控制，使之成为——个完整的、健全的、规范的物流：

（1）铝线的实物资产要有专业部门、专门人员管理，其实物进、出库严格执行计量、验收、开票、签字、入账等制度，建立健全实物控制的关健环节及关健控制点。

（2）财务部门要加强财务管理，严格结算制度，统一结算依据，切实做到账表——致、账账一致、账证一致、账实一致。

 （3）工会技协采购回的实物及销售出去的实物均要受到物资管理部门、财务部门的监控：

完善各种单据中的要素，完成管理所必需的各种程序和手续。

定期对铝线实物资产进行盘点，以保证资产的安全、完整。

此外，该公司还应严格铝锭（铝线）合同的签订、执行；规范工会技协的铝线承包行为；承包经营的过程、结果应在财务部门得到完整地核算、监控。

[案例2]

案例概况：

某公司2013年3月12日在销售增塑剂产品过程中，出现了销售调拨单及销售章真实，财务专用章及增值税发票系伪造的现象，导致被骗货30吨，案值24万余元的重大损失。

具体手段如下：

1.一陌生客户隐匿真实情况，到公司销售公司开具了真实的产品销售调拨单，使用伪造的财务专用章及增值税专用发票，私盖印章，然后到销售处盖销售章，最后到储运车间提货，导致事故发生。

2.利用财务部在三楼办公，销售公司在一楼营业，储运发货在公司后区的劣势，经过长期预谋，使用假牌照的报废车作案。

骗过了公司财务部收款开发票关、销售公司对接关、储存车间发货核对关、保卫科车辆出入口验收关、齐鲁石化股份公司门卫查证关。

以上几个方面充分反映出了某公司在管理上存在很大的漏洞，亟待堵塞。

案件暴露出的管理漏洞：

1.由于业务量大及从未出现类似事故的侥幸心理，主观麻痹大意，财务部与销售公司、发货处、保卫科没有建立起紧密结合的防范措施和监控网络，存在严重漏洞。

不能及时沟通，只知道按旧流程办事。

给犯罪分子提供了作案的机会。

2.印鉴管理失控。

财务印鉴与销售印鉴缺少防伪措施，使用掌管存在漏洞，在加盖印鉴时未能得到有力的监控。

3.未建立发票购入，使用，注销的登记制度。

4.物流反馈信息系统失灵，对账不及时。

若销售及财务、发货能及时对账，集中办公，就会及早发现问题，杜绝漏洞。

5.销售人员及发货人员增值税专用发票及印章方面的知识缺乏，缺少鉴别能力，提供了骗术得逞的可能。

6.交接工作不明晰。

在交接工作时就存在个别遗留问题，理应责成其限期查明，否则不得离岗。

7.凭证单据检查工作不力。

8.经过公安部门介入和初步调查，有内部人员预谋合伙作案的嫌疑。

9.发现问题时追查不及时。

在事故发生三天后，此事才得到证实。

当时，由于人手较少未能对此进行专项清查。

建立内部控制制度堵塞管理中的漏洞

出现被骗巨款24万元，究其根本原因在于缺乏一套相互牵制的约束机制，使之侥幸得手，猖狂作案。

为此，将内控原则运用于销售业务中，建立完善的内控制度势在必行。

为使内控能够充分发挥作用，设计各种控制措施必须遵循以下原则：

职责分工原则：

每项经济业务的处理必须有明确的职责分工。

即企业内部必须实行部门责任制和岗位责任制，明确各自的职责范围和处理业务的权限、政策界限与纪律规定。

相互牵制原则：

其目的在于，利用不相容职务的分离和每项业务由多部门、多人员处理所形成的相互牵制关系，实现内部的自动控制。

例如，出纳职务与编制银行余额调节表的职务分离；钱账分管；账物分管等等。

凭证制度原则：

1.必须设计合适的凭证格式及其传递程序，凭证则作为反映业务过程的法律事实。

2.对所有凭证应预先编码，以防丢失。

3.对所有凭证在入账装订前必须经过严格的审核，以保证其账务处理的正确性、真实性与合规性。

4.为防止个别人乘虚而入，应建立及时沟通制度。

核对检查原则：

销售开票、财务收款开票、发货、出口应实行集中办公。

除凭证的审核外，还要对证账，账账、账表、账卡、账实的核对检查。

内控原则在销售业务中的具体运用

印鉴管理制度：

财务负责人掌管财务印鉴，加盖时要审查有无审批手续，金额是否正确，用途是否符合规定。

不得签发远期和空头支票。

应更换防伪印章。

核对往来账务：

财务负责人应指派专人随时随地与销售及发货核对账务，及时互通信息，查实原因，调整账务并催收应收国内（外）账款。

监督检查制度：

1.督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理，使收支业务尽早入账，不得压单；

2.记账与出纳业务的职责相分离，使记账的权限仅限于主管会计，用密码的方式给予限定；

3.对现金的账实情况进行经常性和突击性抽查，查看库存的现金有无超出限额，有无挪用盈亏情况，保管措施如何。

4.监督移交工作的整个过程，查看移交清单是否完整，对于遗留问题应限期查清，不留后遗症。

严格交接手续：

1.有关人员调换岗位，须按规定与接替人员办理交接手续，做到前不清，后不接。

2.离职人员须编制移交清单，列明移交的账，证、表、公章、资料及有关事项，由监交人签字认可后方可办理手续。

交接清单一式三份，其中一份存档。

严格发票鉴别制度

具体如：

相关人员应熟悉科学的发票鉴别方法，提高他们的发票鉴别能力，丰富他们的发票鉴别手段等。

[案例3]

某企业仓库保管员负责登记存货明细账，以便对仓库中的所有存货项目的验收、发、存进行永续记录。

当收到验收部门送交的存货和验收单后，根据验收单登记存货领料单。

平时，各车间或其他部门如果需要领取原材料，都可以填写领料单，仓库保管员根据领料发出原材料。

公司辅助材料的用量很少，因此领取辅助材料时，没有要求使用领料单。

各车间经常有辅助材料剩余（根据每天特定工作购买而未消耗掉，但其实还可再为其他工作所用的），这些材料由车间自行保管，无须通知仓库。

如果仓库保管员有时间，偶尔也会对存货进行实地盘点。

根据上述描述，回答以下问题：

（1）你认为上述描述的内部控制有什么弱点？

并简要说明该缺陷可能导致的错弊。

（2）针对该企业存货循环上的弱点，提出改进建设。

参考答案：

1．存在的弱点和可能导致弊端。

（1）存货的保管和记账职责未分离。

将可能导致存货保管人员监守自盗，并通过篡改存货明细账来掩饰舞弊行为，存货可能被高估。

（2）仓库保管员收到存货时不填制入库通知单，而是以验收单作为记账依据。

将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题，无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。

（3）领取原材料未进行审批控制。

将可能导致原材料的领用失控，造成原材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。

（4）领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、对剩余的辅助材料缺乏控制。

将可能导致辅助材料的领用失控，造成辅助材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。

（5）未实行定期盘点制度。

将可能导致存货出现账实不符现象，且不能及时发现，及计价不准确。

2．存货循环内部控制的改进建议：

（1）建立永续盘存制，仓库保管人员设置存货台账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量；财务部门设置存货明细账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。

（2）仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后，根据入库情况填制入库通知单，并据以登记存货实物收、发、存台账。

入库通知单应事先连续编号，并由交接各方签字后留存。

（3）对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。

即各车间根据生产计划编制领料单，经授权人员批准签字，仓库保管员经检查手续齐备后，办理领用。

（4）对剩余的辅助材料实施假退库控制。

（5）实行存货的定期盘存制。

[案例4]

某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下：

（1）首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份“请购单”。

“请购单”交供销科批复。

（2）供销科根据前制定的采购计划，对“请购单”进行审批。

如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。

（3）决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。

采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。

（4）供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。

（5）采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。

验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。

然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细账的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。

（6）供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况。

（7）财务科接到验收单后，有主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发