财务制度撰写的几点注意文档格式.doc
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对于企业制度的撰写,首先要明确成立“政策研究小组”来领导本公司关于各项政策的研究和制定;
其次是注意在撰写过程中的具体格式等的规范性、标准性;
最后是制度的修订、装订工作。
一、制度撰写的组织机构
1、“政策研究小组”的人员组成
组长:
总经理。
成员:
公司副总经理、公司财务最高领导(常务副组长)、公司各部门最高领导。
2、“政策领导小组”人员的任命
由公司下达人事任命文件时,自动按部门、按职务增补为本小组成员,不再另行下文。
3、“政策领导小组”的工作职责
⑴公司内部制度的制订、培训和推广、日常的意见收集。
⑵公司内部制度的修订于每年11月集中进行一次。
⑶外部制度的收集整理、研讨和宣传工作。
4、“政策领导小组”的相关权力
⑴处罚权。
“政策领导小组”在制订、培训、宣传制度时,对不配合或消极怠慢的部门或个人可以实行独立处罚权,报小组长批准后进行处罚。
⑵用人权。
各部门、各员工均有义务配合“政策领导小组”的工作,必要时可抽调其他部门人员共同参与。
二、制度撰写的具体内容
1、制度制订依据
国家有关法规、条例是标尺,内部管理需要我公司制度建设的依据,企业内部实际情况及管理要求是基础。
2、制度撰写的基本程序。
调研(或发现问题)-->
初稿-->
集中讨论-->
定稿-->
培训-->
颁布试行-->
修订完善。
3、制度体系的分类
⑴按保密程度划分为总经理岗位以上人员阅读(简称:
★★★★★)、人力资源部门岗位以上人员阅读(简称:
★★★★)、财务部部门岗位人员阅读(简称:
★★★)、一般部门领导以上人员阅读(简称:
★★)、全体员工阅读(简称:
★)。
格式:
五号字体、黑色、加黑。
标尺在36-40之间。
⑵按适用性划分为:
全公司适用(简称:
全公司)、各部门自身适用(简称:
XX部)。
⑶按内容划分为:
制度、流程图(程序性制度适用)。
⑷按格式分为:
章、节、条、款式。
4、制度撰写的具体格式
⑴每项制度采用章节条款式。
“章”包括总则、细则、附则三部份,采用“第一章”格式;
“条”指不分章节按条款流水号排列,采用“第一条”格式;
“款”指条款下面内容以阿拉伯数字排列,按顺序分别采用“1、2、3、⑴⑵⑶①②③”。
⑵总则内容:
制度的目的、定义、原则。
⑶细则内容:
制度的具体规定。
⑷附则内容:
制度的适用范围、执行日期。
⑸字体、字号要求。
①制度标题:
“二栏式”。
第一栏为“各级公司全称”字样;
第二栏为制度名称;
字体为“宋体”、字号为“小二”加黑、字体为“常规”;
行距“单倍行距”;
上、下标尺为零、居中。
②章节标题:
字体为“仿宋”、字号为“小三”加黑、字体为“常规”;
③正文:
字体为“仿宋”、字号为“小三”、字体为“常规”;
上标尺为2略+、下标尺为零。
④页码:
位置“页面底端(页脚)”;
对齐方式居中;
首页显示页码;
数字格式“1,2,3……”。
⑤空行:
每章之间空一行;
章和条之间不空行。
三、制度的修订和装订
1、制度的修订要求。
⑴各部门及时反馈、收集制度执行中的意见。
⑵财务部门负责将好的制度加上批注、提示传递到各部门,供交流之用。
⑶广泛征集群众意见,发挥群众智慧。
⑷日常修订。
日常工作中及时发现问题或产生瞬间灵感,不拘一格,及时增补、删减某一条款。
⑸年度修订。
每年11月份组织一次制度修订会。
将年度临时增补、删减的条款或其他内容,修订成系统全面的制度,同时下文宣布过去同类文件、制度作废。
以便制度标准清晰。
2、制度的装订要求。
⑴电子版。
各单位内部订立及外来交流的制度必须区分归集保存电子版,备印发、修订、交流之用。
⑵文字版。
各单位审定执行的制度必须人手一份。
原则上每年度修订后装订成册的人手一份,备学习、工作之用。
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