规范化办公制度大全Word文档格式.docx

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⒈保持安静，不聊天或谈论与工作无关的事情。

⒉不在走廊内大声喧哗。

⒊不随便离开自己的岗位。

⒋不打私人电话，不从事与本职工作无关的事务。

⒌办公室内实施定置管理。

办公用品和文件必须妥善保管,使用后马上归还到指定场所。

㈣公司文件资料：

⒈要妥善保管，不能自己随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。

⒉处理完的文件,根据公司指定的文件号随时归档。

⒊重要的记录、证据等文件必须保存到规定的期限。

㈤下班：

⒈文件、文具、用纸等要整理好，收拾桌子，椅子归位。

⒉考虑好第二天的任务,并记录在本子上。

⒊关好门窗、电器,检查处理火和电等安全事宜。

⒋办公用品和文件不得带回家,需要带走时必须得到许可。

⒌需要加班时,事先要得到通知。

㈥工作方法

⒈接受指示

⑴接受上级指示时,要深刻领会意图，听清记清再开始行动。

重复被指示的内容。

疑点必须提问。

⑵指示重复时，首先从最高上司的指示开始实行。

⑶态度要虚心。

听取指导时,作好记录。

⒉工作实施　

⑴充分理解工作的内容。

讲求雷厉风行，令行禁止。

⑵遵守上司指示的方法和顺序，或视工作的目的而定。

⑶讲求雷厉风行，令行禁止。

⑷需要其他部门协助时,要事先进行联络。

⑸备齐必要的器具和材料。

⑹任务实施时,遇到疑问和上司商量。

⑺完成任务，检查结果和领导要求是否一致。

⑻到期不能完成时,要马上向布置任务的领导报告,请求提示。

⒊报告结果

⑴工作完毕,马上报告。

工作经过和结果必须向布置任务的领导报告。

⑵报告先从结论开始。

⑶总结要点；

必要时要写报告文书；

根据事实发表自己的意见。

⒋工作受挫

⑴⒈首先报告。

⑵虚心接受意见和批评，不要逃避责任。

⑶认真总结，相同的失败不能有第二次。

⑷不能失去信心，探究改进措施。

⒌因公外出

⑴因公外出按规定逐级办理请假手续，无特殊原因不可电话、口头捎话请假。

⑵因公外出时需向同事或者上司交待工作事宜，保证工作衔接。

⑶因公在外期间应保持与公司的联系。

⑷外出归来及时销假，向上司汇报外出工作情况。

⑸外出归来一周内报销旅差费。

2、形象规范

㈠上班时必须穿工作服，统一着装，整洁得体。

㈡鞋袜干净卫生,在工作场所不打赤脚,不穿拖鞋，不穿短裤。

㈢仪容自然，大方端庄。

㈣举止文雅，礼貌精神。

3、语言规范

㈠会话亲切，诚恳谦虚，语意明确简洁。

㈡与他人交谈，用谦虚态度倾听，不随意打断别人的话。

适时搭话，确认和领会对方谈话内容、目的。

㈢自我介绍：

⒈公司名称、工作岗位和自己的姓名。

⒉对公司外的人可递送名片。

⒊根据情况介绍自己的简历。

㈣文明用语，严禁说脏话、忌语。

四、社交规范

㈠接待来访。

微笑热情，真诚周全。

对来访办理的事情不论是否对口，不得说“不知道”、“不清楚”。

要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。

㈡访问他人。

⒈要事先预约，一般用电话预约。

⒉遵守访问时间，预约时间5分钟前到。

⒊如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致歉。

⒋访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。

⒌用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。

㈢使用电话。

⒈接电话时，要先说“您好”。

⒉使用电话应简洁明了。

⒊不要用电话聊天。

⒋使用他人办公室的电话要征得同意。

㈣交换名片。

⒈名片代表客人,用双手递接名片。

拿名片的手不要放在腰以下。

⒉看名片时要确定姓名正确的读法。

⒊简单寒喧。

㈤商业秘密。

⒈员工有履行保守公司商业秘密的义务。

⒉不与家人及工作无关的人谈论公司商业秘密。

⒊使用资料、文件，必须爱惜，保证整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

⒋不得擅自复印、抄录、转借公司资料、文件。

如确属工作需要摘录和复制，凡属保密级文件，需经公司领导批准。

四、会议规范　

㈠事先阅读会议通知，弄清通知要求，提前做好准备。

㈡提前10分钟进场。

㈢事先阅读会议材料或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。

㈣开会期间关掉手机或调成振动（静音）状态，不会客，不从事与会议无关的活动。

㈤必须得到主持人的许可,方可发言。

发言要简洁明了，条理清晰，不随意辩解，不发牢骚。

㈥认真听会，做好记录。

㈦不随意打断他人的发言。

㈧会议完后向上司报告，按要求传达。

㈨保存会议资料。

五、上网规范　　

㈠在工作时间不得在网上进行与工作无关的活动。

㈡不得利用互联网危害国家安全，泄露国家和公司的机密，不得侵犯国家的、社会的、公司的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动。

㈢不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。

㈣不得从事下列危害计算机网络安全的活动　　

⒈对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加。

⒉对计算机信息网络中储存、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加。

⒊制作传播计算机病毒等破坏程序。

六、成本控制规范

㈠控制办公打印纸张，提倡无纸办公。

⒈杜绝不成熟稿件的输出。

⒉尽量使用电子版形式传阅不定稿文件，减少纸张使用率。

⒊提倡废纸回收利用。

㈡降低水电费用支出。

⒈无须电脑办公超过15分钟时，应关闭电脑（包括显示器）。

⒉电脑、打印机、复印机，不工作时不要保持待机状态。

⒊空调设置在26℃。

没必要时尽量不开。

⒋每日下班时候，最后离开办公室人员应主动关闭电灯、电脑、空调、饮水机等电器。

⒌用完水龙头要及时关闭，不要出现长流水。

⒍骑电动车的员工在公司充电时，应及时检查，充满电后及时拔掉充电器。

㈢降低办公室电话费用成本

⒈办公室固定电话一律禁止用来打私人电话。

⒉工作中的电话如果条件允许的情况下尽可能使用电子邮箱或者网络聊天工具联系方式。

㈣降低办公用品的费用支出

⒈严格控制办公用品的使用，综合办人员要经常到各办公室检查有无办公用品浪费现象。

⒉在办公用品的采购，发放，消耗定额，办公资产管理方面把好关。

㈤强化全员成本意识

⒈将降低成本管理理念渗透到企业的每个员工。

⒉将成本指标分解到各部门，形成一个人人关心成本，处处关注成本的局面。

七、人际关系　　

㈠相互尊重，和谐相处

⒈尊重上级，服从领导。

对领导的决策和指示要坚决执行。

有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不得消极应付。

⒉对下级，尊重人格，关心支持，相互信赖。

⒊对同事，坦诚相待，相互理解，相互支持。

⒋尊重他人，虚心接受人他人的意见，不要解释和否定错误；

肯定他人，赞扬长处和业绩，对短处和不足，进行忠告鼓励。

㈡创造愉快，开心工作

⒈在公司内外，和客人、上司、前辈要很有精神地打招呼

⒉工作中要思想活跃，精神饱满，积极主动，不断进步。

⒊工作中遇到问题，要互相交流，互相帮助，团结协作，共同解决。

在意见和主张不一致时，不要感情用事，应理解相互的立场，寻找共同合作的方案。

㈢真诚相待，光明磊落　

⒈真诚对待他人。

对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。

⒉不要看他人的笑话，在公众场合发现他人有碍体面、有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。

⒊不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。

⒋对公司或领导的建议和意见要通过正当渠道逐级反映。

⒌禁止派别，不得在工作中以地缘、血缘、同学等组成派系。

要胸襟宽广，搞五湖四海。

第二章文书处理程序

一、收文

㈠上级机关（有关部门）下发的文件资料或业务协作单位（客户）邮递的函件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。

各部室直接收到和带回的文件资料，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。

㈡综合办收到文件后，应按照有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。

㈢文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。

综合办做好督办事项的登记。

㈣文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。

阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。

㈤涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。

㈥严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。

二、发文

㈠总公司公文文号主要有“宇濮”、“宇濮办”等，下属公司公文文号主要有“宇濮炭”、“宇濮能”等。

㈡行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。

㈢凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。

如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。

㈣拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。

㈤文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，报送公司领导签发的公文底稿应在最后注明打字员、校对员的姓名。

㈥发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。

三、归档

㈠公司设立档案室，配备档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员，档案室归口综合办。

㈡归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。

⒈收集：

对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。

⒉整理：

遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。

档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案分为综合类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、人事档案类等。

⒊档案价值鉴定：

对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。

⒋排列：

部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。

归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。

排列顺序为：

批复在前，请示在后；

转发文在前，原件在后；

正文在前，附件在后；

文字材料在前，图纸、照片在后。

专题会议、案件处理等材料分别集中排列。

⒌装订：

文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

⒍编号：

归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

⒎编目：

归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后