企业数字档案馆建设指南Word文档格式.docx

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2 

建设目标与原则 3

2.1 

建设目标 3

2.2 

建设原则 3

3 

基础设施建设 4

3.1 

机房建设 4

3.2 

网络设施 5

3.3 

硬件设备 5

3.4 

基础软件 5

3.5 

其他设施 5

4 

电子档案管理系统建设 6

4.1 

收集功能 6

4.2 

整理功能 7

4.3 

保存功能 9

4.4 

统计功能 10

4.5 

利用功能 11

4.6 

系统管理功能 12

4.7 

传统载体档案辅助管理功能 14

4.8 

其他可选功能 15

5 

数字档案资源建设 15

5.1 

传统载体档案数字化 15

5.2 

电子文件归档 16

5.3 

专题数据库建设 17

6 

制度规范建设 17

6.1 

制度建设 17

6.2 

标准规范建设 17

8 

经费与人才保障 20

9 

建设步骤 20

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。

企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

概念与基本特征

概念

本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

基本特征

与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：

1）档案资源数字化

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

2）档案管理信息化

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

3）档案服务知识化

企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

建设目标与原则

建设目标

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

建设原则

企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：

1）统筹规划，分步实施

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；

建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；

应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的实现。

建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

2）需求导向，利用优先

企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。

档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。

网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。

3）安全保密，合法合规

企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。

应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。

基础设施建设

企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备。

机房建设

机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；

涉密机房建设应符合国家有关保密规定。

网络设施

企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。

也可以建立企业档案部门局域网。

网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

硬件设备

根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服务器。

根据科学、可行的存储备份策略，配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。

配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。

基础软件

应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

其他设施

应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。

电子档案管理系统建设

收集功能

1）电子文件登记

具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；

可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。

2）电子文件和电子档案在线接收

应具有符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元数据的接口。

具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

3）电子文件和电子档案离线接收

应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。

当出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。

如出现中断（如：

断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。

电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

4）电子文件和电子档案接收检测

应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”和电子档案的有关属性进行检测，对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。

5）传统载体档案全文信息上传挂接

具备传统载体档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文间的关联关系，并保持关联关系稳定。

整理功能

4.2.1 

分类

按照企业确定的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。

4.2.2 

划定保管期限

按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。

4.2.3 

组件

对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则组成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序。

4.2.4 

组成保管单位

能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位，并能按规则将保管单位内文件排序定位。

能在人工干预下调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。

4.2.5 

编号

依据档号编制规则形成档号，所形成档号唯一、简明、合理、稳定、可扩充。

4.2.6 

编目

根据需要能够编制各种目录。

提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。

应支持进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。

应提供打印预览功能，并支持多模板批量生成和打印功能。

4.2.7 

关联关系建立

具有建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。

4.2.8 

表格导出

支持案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能。

保存功能

4.3.1 

电子档案存储格式转换与信息组织

支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。

系统可按《电子档案移交与接收办法》和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。

4.3.2 

电子档案长期保存

应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管；

能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。

4.3.3 

档案整理

系统应依据电子档案保管和利用的业务要求分别建立相应数据库。

能根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、件内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。

4.3.4 

备份

应支持备份，包括软件系统备份、数据库备份和电子档案备份，能根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式。

4.3.5 

定期鉴定

支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理员或档案管理员等进行销毁前鉴定和保管期限调整、利用开放、密级调整等相关操作。

4.3.6 

销毁管理

支持对需销毁档案进行销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作。

4.3.7 

移交

具备根据进馆要求或其他有关要求生成移交电子档案信息包等功能，对已移交的电子档案或其他数字资源进行移交时间及去向标识。

4.3.8 

介质管理

支持对存放电子档案存储介质的统一管理，系统管理员可根据介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质。

具有介质预警功能，当剩余容量达到设定阈值时，通知系统管理员。

统计功能

应支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自定义报表功能。

统计结果能按《全国档案事业统计年报制度》给定格式输出统计数据。

利用功能

4.5.1 

检索

支持按属性检索档案，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式；

有条件的企业可开发全文检索功能。

4.5.2 

浏览

应支持对常见格式电子档案或其他数字资源进行浏览，支持常见格式多媒体电子档案或数字化档案信息的播放。

应具有电子档案或数字化档案信息按权限下载功能。

4.5.3 

借阅

支持电子档案借阅申请、审批、授权，具有实体档案借阅预约、催还、归还等功能，审批流程符合档案利用管理制度。

4.5.4 

编研

支持用户根据实际需求设置编研专题，能自动将符合该专题条件的档案进行归集。

4.5.5 

开放利用设置

支持对目录数据及全文设置开放利用标识。

4.5