项目部档案管理制度Word格式文档下载.docx
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利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录,进行检索,查讯资料。
2登记与保管
⑴资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作,做到帐物相符,对破损或褪变的档案,要及时进行修复或复制。
⑵建立档案登记制度,对收入和移出的档案要建立登记簿,分类档案要建立分类登记薄,对收入移出的档案要及时登记。
3利用与保密
⑴对各类档案资料编制台账和检索目录,积极开展档案的利用工作,为施工生产、工程投标、技术管理、企业管理和科学研究服务。
⑵查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续,归还时当面检查、注销。
⑶借阅者对所借档案,应负安全、保密之责,不得自行转借,不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。
奖励与惩罚
根据《中华人民共和国档案法》和《交通部科技档案管理办法》中的法律责任和奖励与惩罚办法执行。
二、资料归档职责
1分管经理(总工程师)职责
⑴分管档案工作的经理(总工程师)负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度,并监督、检查贯彻执行情况。
⑵加强对档案工作的领导,把档案工作列入本项目的工作计划,保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。
⑶布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。
⑷技术系统的例会,有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料室派员参加。
⑸依法查处档案管理工作中的违法违规行为。
2资料室
⑴资料室是贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及省、市、中铁十八局《档案管理条例》及项目部要求的实施部门。
⑵资料室应设置专职档案管理人员3-5名,按照项目档案的归档范围,按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作,监督档案资料的填写。
⑷资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作,负责收集、整理施工过程中各种资料,保证施工资料的准确、完整,并及时提供各阶段的检查验收。
⑸资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。
⑹资料室人员工作变动时,交接双方应对所保管的档案进行清点、登记,并办理移交手续。
三、档案的整理质量标准
归档文件,齐全完整。
标题确切,容易查找。
卷内排列,系统条理。
保管期限,比较准确。
密级划分,基本恰当。
卷皮书写,正楷整洁。
案卷装订,结实美观。
未尽事宜请参照附录执行。
附录
青岛市地铁工程建设档案管理规定(试行)
第一章总则
第一条为加强地铁工程建设项目档案的规范化管理和过程控制,保
证地铁工程建设项目档案的完整、准确、系统,根据国家、省、市有关规
定,结合工程实际情况,制定本规定。
第二条本规定所称青岛市地铁工程建设项目,是指包含青岛市地铁
车站、区间、车辆段(场)、控制中心等所有地铁主体工程及相关附属工程、
车辆及机电设备系统在内的工程施工、安装、调试至开通运营所发生的工
程项目。
第三条地铁建设工程(以下简称工程)档案是指从项目的提出、立
项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工投产(使用)过程中形
成的,具有保存价值,应当归档的各种载体的文件材料。
第四条青岛地铁工程档案管理工作是青岛市地铁工程建设与管理工
作的重要组成部分,青岛市地下铁道公司(以下简称地铁公司)各处室要
把档案工作纳入领导日程,加强领导,健全制度;
各参建单位要把工程文
件的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设管理程序,纳入工程建设
计划合同管理和年终考核内容,纳入本单位有关部门和有关人员的职责范
围与工程管理同步实施,并建立工程档案管理工作领导责任制,明确整理
机构,配置专门人员(持有档案人员上岗证)及设施,统筹安排档案管理
工作所需资金,建立健全工程档案管理的各项规章制度,保证工程档案管
理工作有序进行。
第五条为加强地铁档案工作的信息化管理,各参建单位应配置计算
机的软、硬件设备,完成青岛地铁工程文件、图片、图纸的扫描及录入工
作。
第二章工程档案管理职责
第六条青岛市地下铁道公司负责地铁建设工程档案的监督指导和验
收。
一、收集、归档工程建设准备阶段文件、竣工决算及国家验收文件,
并且负责整个工程档案的收集、汇总、排序工作;
二、对勘察、设计、施工、监理等单位工程档案的收集、归档、整理、
保管进行监督指导;
三、确保青岛地铁档案工作与地铁建设工程同步进行,定期对施工单
位的施工资料的完整性、准确性及专职人员持证上岗情况进行检查,对档
案管理人员进行考评。
四、接受青岛市档案局对地铁工程档案管理的跟踪服务,并定期参加
其业务培训;
联系市城建档案管理处、市建设工程质量监督站对工程建设
过程中工程的收集、立卷工作进行监督、检查、指导;
在竣工前对竣工档
案进行预验收。
第七条监理单位将本单位形成的文件进行整理、立卷,并向地铁公司
档案室移交;
对所监理各施工单位的工程文件的整理、竣工图的编制进行
综合审查,确保工程文件的真实性、完整性、准确性。
对按规定由监理签
认的工程资料予以签认后报青岛地铁公司工程管理处,由工程管理处及相
关职责处室兼职档案员再审查后,报青岛送地铁公司档案室。
第八条委托单位(管线迁改、招标代理、第三方监测、设备供应商等)
应按合同和规范要求完成委托项目资料的归档工作;
对所提供资料的真实
性、完整性、有效性负责。
第九条参与青岛地铁建设的勘察、设计、施工单位应对勘察、设计、
施工过程中形成的勘察、设计文件、施工资料、竣工图按照归档要求认真
进行整理、编制;
并对文件安排的真实性、完整性、有效性负责。
实行总
承包工程项目,各分包单位按规定整理本单位的勘察、设计、施工文件、
图纸,合格后及时报送总承包单位。
由总承包单位负责各分包单位的勘察、
设计、施工文件和竣工图的汇总、排序、审查,合格后分别报规划设计处、
工程管理处,由规划设计处、工程管理处档案管理员审查合格后报青岛地
铁公司档案室;
第三章工程文件的归档范围和要求
第十条在归档工程档案的过程中,按照《青岛市地铁工程档案归档范
围》收集(见附件一)。
第十一条归档的工程档案按照青岛市城建档案管理处关于《建设工程
竣工档案整理的基本要求》(见附件二)标准整理。
第十二条在编制竣工档案过程中,按照青岛市城建档案管理处《青岛
市建设工程竣工图的编制办法》进行编制(附件三),不得任意涂改、伪造、
随意抽撤或损坏丢失资料,对弄虚作假的单位和个人追究单位和个人的相
应责任。
第十三条工程竣工档案(纸质)归档要求一式三套,其中一套报送青
岛市城建档案管理处,两套报送地铁公司;
电子档案报送一式四套,纸质
文件材料必须与电子文件一一对应。
第十四条施工单位在移交纸制档案的同时应向市城建档案管理处、青
岛市档案局各移交一套音像档案,向青岛地铁公司移交两套音像档案;
音
像档案应按照《青岛市地铁工程建设项目音像档案归档范围和整理要求》
标准整理,见(附件四)
第四章工程档案的归档登记和验收
第十五条在办理建设工程手续前,青岛地铁公司相关部门向青岛市
档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》,同时与青岛市档案局
签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》。
第十六条因青岛地铁工程建设周期长,为保证工程资料的系统、完整,
可由青岛地铁公司负责组织相关部门按标段或专业分阶段验收。
第十七条竣工档案验收要与工程竣工同步进行,即分为分部工程档案
检查、竣工档案验前检查、单位(子单位)工程验前检查及单位(子单位)
工程验收。
一、分部工程档案检查由施工单位按照本规定要求,将分部工程归档
文件材料进行汇总整理,组成预立卷(不打印页码、不装订,用3-4厘米
的夹子夹成案卷)不装档案盒,建立案卷目录、卷内目录后,送监理检查,
签署整改意见,提交分部工程验收会,接受档案专业验收组的验收。
二、竣工档案验前检查在单位(子单位)工程验收检查之前,施工单
位应按照本规定要求,将竣工归档文件材料及竣工图进行汇总整理,组成
档案预立卷,建立案卷目录.卷内目录,送监理检查,签署整改意见,并
填入工程竣工资料审查表。
通知地铁公司档案室审查确认,给予档号,再
进行案卷编目,填写案卷备考表,文字案卷打印页码,并完善竣工图编制、
原件补缺工作。
监理单位和施工单位应重点检查:
归档文件原件是否齐全,签字、盖
章是否完备;
设计变更内容是否正确标注在竣工图上;
作废图纸不应归入
竣工图内;
设计变更单所附有的变更图号的图纸是否归入竣工图;
设计变
更通知单汇总表、竣工图汇总表及设备厂家图纸、资料目录汇总表是否与
实物一一对应,案卷目录、卷内目录及目录数据、归档电子文件是否正确
无误;
案卷和卷内文件目录的填写是否符合有关规定要求;
厂家图纸、资
料要立卷编目;
照片档案编排后装入相册,并按照音像档案整理标准刻录
光盘。
三、单位(子工程)验前检查会议上,施工单位须提交土建工程竣工
档案一式三份(设备系统工程竣工档案一式四套),音像档案一式四套进行
检查,设计单位须向施工单位提交《施工图汇总表》,作为竣工图完整性审
查依据。
设备供货商须向施工单位提交《设备厂家图纸、资料目录汇总表》,
作为设备厂家图纸、资料完整性的审查依据,监理单位须提交一套监理档
案预立卷。
工程竣工验前档案检查,由地铁公司规划设计处、计划合约处、工程
管理处、设备技术和运营筹备处、办公室等部门及使用单位的项目工程师
组成档案验收组进行,提出验收整改意见。
提交验收会检查的竣工档案、音像档案,要有案卷目录、卷内目录,
纸质档案案卷封面,用铁夹夹紧、暂不装订,竣工图要折叠装盒,暂不打
印页码,档案要装档案盒,并在地铁档案盒脊背下部,用铅笔标注字母A.B.C套档案。
工程竣工前检查后,施工单位尽快完成竣工图页码打印、填写竣工图
档号、填写(打印)案卷封面、装订案卷,完成电子版竣工图编制、整理
电子文件目录及电子文件。
四、单位(子单位)工程验收
单位(子单位)工程档案,施工单位要提前十五天,将青岛地铁工程
竣工资料监理审查意见单、案卷目录、卷内目录(用电子邮件方式),提前
送地铁档案室检查,并向地