文秘教学提纲Word格式文档下载.docx

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“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。

对此事，我还打算对外公开。

”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。

问：

秘书应该怎么办呢？

答：

应当天傍晚或过一段时间后，董事长息怒了，将打好的信件送他过目，并说：

“您觉得这样可以寄出吗？

” 

如果站在董事长的角度去思考，可能会有两种情况：

一是早就想与代理商终止合作关系，这正是好机会；

二是本想和代理商继续合作，有碍于这封无理信而放不下面子，于是生气。

但是，秘书无法对董事长的真实心意做出准确的判断，所以只能选择“董事长息怒”后，再去询问是否可以寄出。

6.秘书机构指各级各类机关、单位中的办公厅（室）或秘书厅、处、科、股等，有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工作的，也属秘书机构；

广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室），而且包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门；

狭义的秘书机构仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。

7.秘书机构的领导关系：

秘书机构只直接对所属机关负责（条条关系、块块关系）；

秘书机构之间的联系（纵向、横向、业务联系）.

8.秘书的起源：

部落联盟时期（萌芽）；

夏代奴隶社会（起源）；

最早的秘书职位:

太史寮；

东汉桓帝时期设置秘书监（我国最早提出秘书这一名称）；

唐朝武则天时期设置匦使院（封建王朝中最早受理来信的机构，类似于今天的信访工作部门）；

南京临时政府于1912年1月颁布的第一个公文程式条例规定新政权使用令、咨、呈、示、状五种公文。

9.秘书工作的指导思想和原则：

准确（秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础）、迅速（对秘书工作效率的要求，指办文办事讲究时效，做到用最少的时间、最小的花费、取得最佳的效果）、保密（既是对秘书人员的要求，又是秘书工作的原则） 

10.办公环境：

办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境。

包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

11.优化办公环境的原则：

舒适、和谐、实用、安全 

12.现代办公室布局：

开放式布局：

就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

封闭式布局：

是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

混合式布局：

是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

13.办公空间设计的程序和要求：

综合分析影响因素，协助上司设计；

做好调研，了解要求；

征询意见，修改设计；

提交方案或设计图；

灵活设计，多种设计模式相结合。

14.办公室的布置：

办公室环境的物理条件（空气、光线、色彩和声音等）；

直接工作空间的安排（即各种办公设备的妥善放置，包括办公桌、椅子、电脑、复印机、文件柜、书架、文具、书刊等） 

15.办公室的安全管理：

树立安全意识；

识别办公室安全隐患；

进行安全检查；

安全管理重点：

防盗、防火、防止意外伤亡 

16.接打电话的原则与要求：

表达规范、正确；

礼貌热情，语气清晰和婉；

语言简洁、高效；

保密；

注意时间 

17.接电话的方法：

“铃响不过三”原则；

规范的问候语；

要找的人不在或不能接听电话时的处理。

18.处理电话留言的一般原则

（1）简洁

（2）完整、准确（3）及时送达留言 

19.打电话的一般礼仪:

确定合适的时间；

开头很重要；

通话尽量简明扼要；

你要找的人不在时的处理（直接结束通话、请教对方联系的时间或其他可能联系的方式、请求留言）；

适时结束通话

20.约会安排的基本原则：

（1）配合领导的时间表

（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾 

21.约会安排的方法：

预先安排约会活动；

记好日历和备忘录；

提醒领导准时赴约；

保证领导顺利赴约；

做好约会前后的服务工作 

22.印章是单位组织权力的象征和职责的标志。

23.印章的使用：

⑴盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。

但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；

⑵秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印 

24.印章的管理：

⑴印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。

⑵做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。

⑶如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。

25.介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。

它具有介绍和证明的双重作用。

26.介绍信的使用⑴凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；

⑵开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。

书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；

⑶介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；

⑷秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；

27.介绍信的管理⑴介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；

⑵发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。

印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字 

28.值班工作的主要任务

（1）文电处理

（2）信息传递（3）接待来访（4）临时性、突发性事务的处理（①快②准③加强预测，积极主动。

）（5）值班记录（6）搞好交接班 

29.对值班室与值班人员的要求：

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。

值班人员必须做到以下几点：

（1）服务的精神和高度责任心

（2）要提高警惕、遵守值班纪律（3）认真做好保密工作（4）接待来访来电要热情（5）要认真学习业务知识，提高业务水平（6）填写值班日志，做好交接工作。

最后，再审视这各组文件有无制发机关、内容和文种大呢感相同的，如果有则把它们合并，立为一卷或几卷。

如果没有相同的或缺乏内部联系，则分别立卷。

经过上述几个反复，就可以找到文件之间的内部联系，找到合适的立卷特征，从而达到科学立卷的目的 

30.议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础；

程序是对会议各项活动按先后次序作出的安排；

日程是对会议活动活动逐日作出的安排，是程序的具体化 

31.选择和布置会场——选择会场：

大小适中、地点适中、附属设施齐全；

布置会场：

不同的会议，要有不同的会场气氛 

32.排列座次——前排人员的职务高于后排，中央高于两侧，左座高于右座，此外都是以“右”为高，与国际惯例接轨；

座位上要摆置名片 

32（*）会议期间的工作：

搞好签到工作；

热情接待会议成员；

传接电话；

协助领导掌握情况，控制会议进程；

担任会议记录，编写会议简报（会议简报：

是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等）；

调派车辆 

33.调查研究：

是人们有目的有意识地通过对社会现象的考察、分析和研究，以认识社会生活的本质及其发展规律的一种自觉活动 

34.秘书调查研究的内容：

围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究；

为贯彻执行各项方针政策而进行调查研究；

为起草政策性文件、重要报告以及其他文稿而进行调查研究；

为解决突发性事件和倾向性、苗头性问题进行调查研究；

对一些容易被遗漏的问题进行调查研究 

35.全面调查（普遍调查）：

是对调查对象的全部单位无一例外地逐个进行的调查 

36.非全面调查——典型调查：

是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律的方法；

重点调查：

是从调查对象总体中选取一部分重点单位所进行的调查 

37.重点调查与典型调查的区别：

一是选择调查对象的标准不同，典型调查是选择同类事物中具有代表性的单位作为调查对象，重点调查则是选择同类社会现象中具