Excel培训教材全共51页Word格式.docx

Excel培训教材全共51页Word格式.docx

《Excel培训教材全共51页Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel培训教材全共51页Word格式.docx（37页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

启动Excel后可看到它的主界面如图1.1。

最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；

标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。

标题栏下面是菜单栏，Office2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。

因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。

菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。

工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。

在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：

左边的错号是"

取消"

按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；

中间的对号是"

输入"

按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；

等号是"

编辑公式"

按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。

名称框下面灰色的小方块儿是"

全选按钮"

，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。

全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。

中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；

工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。

在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如图1.2所示。

我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。

Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。

左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。

单击"

Sheet2"

，就可以转到表Sheet2中，同样，单击"

Sheet3"

，"

Sheet4"

，都可以到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；

单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；

而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。

图1.2

界面的最下面是状态条。

Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Numlock是打开的，按一下键盘上的“NumLock”键，这个标记就消失了，表示不再是NumLock状态，按一下“CapLock”键，就显示出CAPS，表示CapsLock状态是打开的，再按一下CapLock键，它就会消失。

我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。

图1.3

有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。

图1.4

1.2输入和编辑数据

1.2.1选定操作区域

选定操作区域的方法有很多：

如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。

如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。

如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。

同样的方法可以选择连续的多行、多列；

不连续的多行、多列；

甚至行、列、单元格混和选择等等。

图1.5

1.2.2定位的使用

使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。

如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。

如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框（可以使用快捷键Ctrl+G），可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。

选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。

如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。

1.2.3复制、移动和删除

复制单元格的方法：

选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。

现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：

在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。

现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来。

进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。

有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。

选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。

如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：

选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。

1.2.4撤消和恢复

如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。

如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：

单击工具栏上的“恢复”按钮。

不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；

再就是你可以使用多次撤消。

单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。

不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。

1.2.5查找和替换

下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。

有这样一个表，我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。

打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。

如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。

现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。

1.2.6在单元格中输入数据

我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。

首先把表头输入进去：

单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。

输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。

填充还有许多其它的用法：

例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。

按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。

如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：

打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。

有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。

1.2.7其他填充方式

用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。

除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：

选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。

有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。

等比数数列的填充需要这样来做：

首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。

如下图：

使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。

如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；

有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。

1.2.8简单的计算

在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。

现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：

选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。

输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。

这两种方法各有各的用途：

有时输入有困难，就要从表里选择；

而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。

还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。

现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右