合同档案管理规范(共10篇).docx

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合同档案管理规范（共10篇）

合同档案管理规定（定稿）合同档案管理规定

一、目的

为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。

二、范围

本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。

三、责任部门及责任人

合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。

四、合同档案流转管理

（一）合同资料提交管理：

1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合

同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。

2、提交的合同资料符合以下要求：

（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。

（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。

（3）合

同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需

要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。

（4）修改协议的提交：

营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。

（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记

《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。

（二）、合同资料移交管理：

1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：

（1）合同资料的移交：

2、移交流程：

（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；

（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。

3、移交合同签收要求

（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》

，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。

（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。

五、合同资料归档管理

1、合同档案编号及排列归定

（1）合同号编制：

归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。

（2）柜编号：

合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：

A、B...AA、AB柜等。

（3）盒编号：

按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如

1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。

（4）合同档案排序：

按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。

（5）合同的整理单位：

归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

（6）一份完整的合同的装订顺序：

电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。

2、合同档案电子化检索编制及执行

（1）编制目的：

电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。

（2）期望效果：

可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。

（3）更新时间：

每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。

（4）相关信息：

入库时间、

在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。

3、保管

事项

1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。

2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及

时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。

3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。

每天下班前要检查门窗是否锁好。

4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。

六、合同档案借阅规定

本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：

1、内部查阅：

即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。

需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。

2、外借使用：

即借阅人将合同资料原件带出公司使用

（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借

阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；

（2）借阅人

员科室领导审批；

（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；

（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）

。

（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。

七、合同档案保密规定

1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。

2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。

八、生效情况

本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。

合同管理科2011年5月10日附表：

1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用

2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同

资料流转登记表（一级子表） 详细情况登记 4、合同资料借阅

登记表（一级子表） 详细情况登记 5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）

-----即资料收取详细情况 7、合同修改登记表（二级子表） 即

合同修改资料情况 8、合同移交登记表（二级子表） 即资料

移交详细情况 9、合同借阅记录薄（二级子表） 即资料借阅

详细情况

10、合同内附记录（综合三级子表） 单个合同内附入库、

修改、补交、借阅详细情况

篇二：

合同档案管理实施细则合同档案管理实施细则

第一章总则

第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的规定，制定本实施细则。

第二条 本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。

第三条 公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，

应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合

同管理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。

第四条 公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。

第二章一般规定

第五条 公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为：

1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系；

2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同；

3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；

4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作；

5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况；

6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作；

7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件；

8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；

9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并

负责组织合同管理人员的业务培训工作；

10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。

第六条 项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责：

1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度；

2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作；

3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作；

4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系；

5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；

6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相关领导和公司经理部，并参与合同纠纷处理，提供相关证据；7、及时向公司经理部报送统计报表和有关资料；

8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。

第七条项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。

第八条从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。

第九条对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集

团公司法律事务室或公司法律顾问咨询，以便采取合理、合法的

有效措施，切实维护公司利益。

第十条订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。

合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文

（包括电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

第十一条公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。

第十二条 合同的内容应包括：

1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；

2、标的、数量及质量；

3、价款或者报酬及支付方式；

4、履行期限、地点和方式；

5、违约责任；

6、解决争议的方法。

第十三条合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予以解释。

第十四条一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。

第十五条采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。

第十六条不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；订立合同前，应审查对方以下情况：

1、对方当事人主体资格审查，包括：

企业名称、性质、地址、

营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；

2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：

资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；

3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证明和授权委托公证。

第十七条 合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章），表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。

第十八条 合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。

第十九条 合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。

第二十条 除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。

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