(行政管理)行政文件与办公事务管理系统Word文档下载推荐.docx

(行政管理)行政文件与办公事务管理系统Word文档下载推荐.docx

《(行政管理)行政文件与办公事务管理系统Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《(行政管理)行政文件与办公事务管理系统Word文档下载推荐.docx（52页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

4.3.2收文表单处理动作 15

4.4文书信息处理 19

4.4.1收文登记 19

4.4.2辅助信息 21

五公司发文 23

5.1公司发文角色定义 23

5.2公司发文处理流程 24

5.3公司发文表单处理 30

5.3.1公司发文表单 30

5.3.2发文表单处理动作 32

六请示报告 35

6.1请示报告角色定义 36

6.2工作请示报告处理流程 37

6.3工作请示（报告）表单处理 42

6.3.1工作请示（报告）表单 42

6.3.2工作请示（报告）处理 44

七工作联系单 48

7.1工作联系单角色定义 49

7.2工作联系单处理流程 49

7.3工作联系单表单处理 52

7.3.1工作联系单表单 52

7.3.2工作联系单处理 53

八会议管理 57

8.1部门会议申请和抢注 58

8.2公司领导批准会议 60

8.3公司办秘书安排会议 61

8.4会议查见 61

一编写目的

本报告详细描述办公自动化系统基本功能、总体构架和各项功能，供用户确认，且提出修改意见。

二功能概述

办公自动化系统包括公司的公司收文、公司发文、工作请示（报告）、工作联系单的管理，仍包括之上系统运作过程中产生的文档和公司文档数据库的接口。

2.1公司收文

公司收文，指公司的上级单位、国家管理部门、其它单位以红头文件的形式，发给公司的事务文件。

公司收文管理系统包括“公司收文审批承办流程管理”和“公司收文信息管理”俩部份。

“公司收文审批承办流程管理”是对公司收文的拟办、领导批示、文书分发、部门承办过程的管理。

“公司收文信息管理”是办公室文书收到公外部文件后进行登记、提交拟办和收文审批承办流程完成后，将文件和处理表单存入文档数据库的管理。

2.2公司发文

公司发文是指以公司名义，向外发出的包括企业制发和翻印、复印转发的事务文件

公司发文包括以下类别:

l上行文，公司对上级单位、政府主管部门的事务文件

l平行文，公司对公司外部平级的其它单位或不相隶属单位的事务文件

l下行文，公司向内部所属部门或单位的发文

公司发文系统包括“公司发文起草、审核、签发流程管理”和“公司发文信息处理”俩部分。

“公司发文审核签发流程管理”是公司内部各种发文的起草、审核、会签、签发、分发的流程过程的管理。

“公司发文信息管理”是文书在公司发文审核、签发流程完成后，将文件和发文处理表单存入文档数据库的管理

2.3工作请示（报告）

公司工作请示（报告）是公司内部各部门就某一项工作直接向公司主管领导请示的报告所用的文件格式。

工作请示（报告）的流程管理系统是报告的起草、审核、签发、领导批示、部门承办流程的管理以及承办部门内部承办过程的管理，同时将处理结果保存。

2.4工作联系单

工作联系单是公司各部门之间进行工作用的文件格式。

工作联系单管理系统是对工作联系单的起草、审核、签发、答复、传阅等整个过程的管理，同时将联系过程及处理结果保存。

三总体构架

办公自动化系统的总体构架如下图所示：

工作联系单

流程管理

上图说明如下：

l公司收文、发文、工作请示（报告）、工作联系单的流程中每一步的流程信息（包括表单和附件）都随时保存在“公司流程数据库”中。

“公司流程数据库”中的信息保存一年

l公司收文、发文的流程运转完成后，都需要经过文书通过“公文收文信

息管理”和“公文发文信息管理”，将流程表单和原文存入“公司文档数据库”提供公司利用且且永久保存。

l公司收文流程管理、公司发文流程管理、工作请示（报告）流程管理、工作联系单流程管理由公司全体员工根据自己的角色，在各环节中处理不同的工作。

l“公文收文信息管理”和“公文发文信息管理”由公司办文书使用，进行信息处理。

四公司收文

公司收文的审批承办的过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色是通过处理“公司文件处理单”来完成的。

公司办文书负责公司收文的信息登记、提交办公室主任批阅。

流程结束后，文书负责将公司收文保存到公司文档数据库。

4.1公司收文角色定义

在收文处理过程中每个环节的角色如下图所示：

l文书：

负责收文信息登记和原文扫描处理，登记后将收文提给办公室主任批阅；

负责根据领导的批示，提交承办、传阅或其它领导批示；

负责

文件分发；

负责收文流程结束后，文件和文件处理单的归档。

l办公室主任：

负责批阅收文

l部门领导：

负责承办或传阅收文

l公司领导：

负责收文的批示和传阅。

4.2公司收文流程

收文处理流程如下图所示：

往来单位信息

信息维护、收文登记图

4.3公司收文表单处理

公司收文流程中每个环节的角色通过处理“核电公司文件处理单”，完成各自的工作。

各角色在处理表单时，需要填写“表单”确定本人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。

4.3.1收文表单

表单形式如下图所示：

表单中的栏目定义：

l收文编号：

文件的流水号，由系统自动生成。

l原文号：

由文书在收文登记时填写，若不填则自动生成，如：

秦ANY收

200300007，由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号。

l收文时间：

由文书填写的收文时间。

l办公室批阅：

办公室领导能够在此填写批阅意见。

l办公室领导：

文书选择“公司办公室”，批阅完成后此栏会转换成具体批阅人员）。

l领导批示：

公司领导都能够在此填写批示意见（能够多人批示），批示日期系统会自动加上。

领导能够选择“快速意见”批示，也能够在填写意见框中填写批示。

l承办情况：

行政收文的承办部门能够在此栏中填写承办情况

4.3.2收文表单处理动作

各角色在进行表单处理时，表单内容填写完成后需要执行“动作”来确定表单的去向，处理部分的形式如下图所示：

上图中各部分说明如下：

l人员选择框：

表单下方能够选择行政收文分发的公司领导和部门领导

l提醒时间：

文书能够在提交给办公室批阅或公司领导批示时填写提醒时

间，过了期限仍没办理的系统会自动收回，文书能够提交给其他领导继续办理

l动作：

比如“完成”，“退回”等动作，表示表单的流向。

l传阅单：

能够显示公司领导和部门领导对行政收文的传阅情况，如传阅日期

l提交：

选择要执行的下一步动作后即可点击此按钮，将表单发送出去。

l打印：

能够打印表单，第二页是收文传阅单

l提示信息：

能够在其中填写信息，以供表单流向的下一个人查见且修改收文处理流程中，每个角色在各环节中的动作如下：

l文书启动收文流程：

完成：

文书选择此动作然后提交后，行政收文将流转到办公室领导批阅

撤销：

文书选择此动作然后提交后，表单将被删除

l办公室主任批阅：

办公室主任能够在公办文件夹下打开收文表，在表单的上方会出现如下所见的文字，能够点击“释放”按钮，以便本部门其他领导处理，也能够由自己来办理。

办公室领导能够在表单中填写批阅意见，然后选择此动作且提

交后，表单将流转到文书

保存：

办公室领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）

退回：

办公室领导选择此动作且提交后，表单将被退回给文书

l 文书收文处理

领导批示：

文书能够在表单中选择要对行政收文进行批示的公司领导，然后选择此动作且提交后，表单将流转到公司领导

分发：

行政收文只有经过办公室主任批阅和公司领导批示后才能够被分发给各个部门，公司领导批示后，文书能够在行政收文表单中选择承办部门或在表单下方选择收文分发的领导，然后选择此动作提交后，收文将被分发给部门领导承办或各领导传阅

文书选择此动作且提交后，表单将被退回给办公室领导重新批阅

l领导批示

批示完成：

公司领导在行政收文表单中填写批示意见后选择此动作提交，表单将流转到文书

l承办单位处长承办

承办部门的领导选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）。

交办：

承办部门的领导能够在表单中选择承办的科长或普通人，然后选择此动作且提交后，行政收文表单将发送给交办人办理。

承办部门的领导在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将发送给文书以结束行政收文流程。

l 承办单位科长承办

科长选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）

科长选择承办的普通人，然后选择此动作且提交后，行政收文表单将发送给交办人办理

科长在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将被返回给交办的本部门领导

l 承办单位普通人员承办

普通人选择此动作且提交后，表单中的信息将保存下来（保存在自己的待办文件夹中）

普通人不能再往下交办

普通人在表单中填写承办意见，然后选择此动作且提交后，表单将被返回给交办的科长（如果承办不经过科长，则直接返回给交办的本部门领导）

l 文书结束流程

文书选择此动作且提交后，行政收文流程结束。

4.4文书信息处理

文书信息处理包括收文登记、收文登记信息维护。

其中收文登记是在文书收到文件后将文件的目录信息输入计算机，收文登记信息维护是维护收文登记时需要的辅助信息，包括人员信息、往来单位信息。

4.4.1收文登记

文书在接到收文后，需要进行收文登记，登记方式如下图所示：

上图各栏目的说明如下：

l收文号：

收文号是流水号，由系统自动生成

l收文日期：

请按照提示的日期格式填写

l行文号：

如果不填，系统会自动生成行文号，如：

秦ANY收200300007

l由“秦”+来文单位代码+“收”+年份+流水号组成

l单位代码：

文书在下拉框中选择一个单位代码后，会在“来文单位”框中自动显示来文单位的名称

l来文单位：

文书也能够手工输入单位名称，系统会自动进行查询，从数据库中查找出最接近的来文单位代码且显示在“单位代码”的下拉框中，加快了文书选择来文单位的速度

在维护收文目录信息时，文书能够进行如下操作：

l增加：

文书填写信息后，点击此按钮以增加行政收文

l修改：

文书在界面下方的列表中选择一个收文后，被选中的收文的信息将反映到上方的表格中，文书修改原有信息后，点击此按钮能够修改所选的收文记录

l删除：

文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够删除所选的收文记录

l启动：

文书在界面下方的列表中选择一个收文，然后点击此按钮能够启动收文表单，通过他能够发起一个收文