自考工作分析第三章.doc

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第一章工作分析实施

第一节工作分析实施概述

一，工作分析实施的动机

一般地，当一个组织出现下列三大情况，就表明非常需要进行工作分析：

1，组织的运行受到阻碍2，发生了组织变革或者在组织中引入了新流程或新技术3，人力资源管理的各项工作缺乏依据或者基础性的信息

二，工作分析信息的收集者：

工作分析专家，工作任职者，任职者的上级主管

工作分析人员的条件：

1，具有人事管理、心理学的一般知识，对工作分析的技术与程序比较了解2，掌握观察、面谈、记录等技巧3，具备较强的文字表达能力4，有关于被分析的工作的常识5，有较强的责任心、耐心6，有良好的理解力、记忆力和分析能力7，有获得他人信赖与合作的能力

（一）工作分析专家

工作分析专家可以来自组织内部，通常是人力资源部门或业务流程研究部门；也可以来自组织外部的专业机构。

无论来自哪里都有一个共同点：

就是他们都经过专门的训练，能够系统地收集和分析工作信息。

他们一般都接受过一种或几种工作分析方法的训练，通常采用访谈法或观察法来收集工作信息

聘请外部专家进行工作分析的优点：

1，雇佣外部专家来实施工作分析比在组织内部保留专职的工作分析人员更节省费用2，外部专家作为组织外部人员，对组织内部问题的分析会更加客观、可信3，外部专家往往具有在不同组织中实施工作分析的丰富经验，而组织内部的人员往往不具备其他组织中的经验

聘请外部专家进行工作分析的缺点：

1，当工作地点分布较广时，在差旅、时间等方面花费比较多2，工作分析的专家对具体的工作业务缺乏了解，他们需要花费大量时间去了解工作业务，造成时间和费用的增加3，有些情况下，工作任职者会感到外部专家的压力，对外部专家不能很好地接受，因此在提供工作有关信息方面会有所保留

（二）工作任职者

工作任职者是最了解工作内容的信息，他们有可能提供关于工作的最真实可靠地信息

利用工作任职者收集工作信息时，往往会遇到一下几个问题：

1，工作任职者不一定愿意报告其工作的内容，因此需要对他们工作的重要性加以强调，并采取一定得激励手段以提高他们在工作分析中的参与程度2，工作任职者往往需要接受关于收集工作信息的方法的培训3，一部分工作任职者往往会带有功利的目的，夸大他们的工作4，工作任职者能够提供关于工作的完整信息5，通常可以利用大量的任职者对同一职位的工作提供信息6，当需要对大量职位进行工作分析时，利用工作任职者收集工作信息是最有效率的方法。

供收集工作信息的工作任职者必须经过认真的挑选，需满足的条件：

1，参加工作分析的工作任职者必须是自愿的，这样他们在工作分析中才有比较高的兴趣和参与热情2，收集工作信息的工作任职者必须具有比较好的口头交流、阅读和书面表达能力3，工作任职者至少在待分析的职位上工作6个月以上，这样他们才有可能提供关于该职位的全面和准确的信息

（三）工作任职者的上级主管

任职者的上级主管并不作为主要的工作信息收集者，而是被用来对已经收集到得工作信息进行检查与证明

三，工作分析信息的来源

工作分析所要收集的信息基本上可以归纳为6W1H即：

1，做什么（what）是指所从事的工作活动2，为什么（why）表示任职者的工作目的3，用谁（who）是指对从事各项工作活动4，何时（when）表示在什么时间从事各项工作活动5，在哪里（where）表示从事工作活动的环境6，为谁（forwhom）是指在工作中与哪些人发生关系，发生什么样的关系7，如何做（how）是指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果

工作分析的信息来源：

1，书面资料2，任职者的报告3，同事的报告4，直接的观察。

除此之外还可以来自下属，顾客和用户等。

一，工作分析的基本流程：

一，准备阶段：

1，确定工作分析的目标和侧重点2，制定总体实施方案3，收集和分析有关背景资料4，确定欲收集的信息及收集信息的方法5，组织及人员方面的准备。

二，实施阶段：

1,与有关人员的沟通2，制定实施计划3，实际收集和分析工作信息（这一阶段是整个工作分析过程中的核心阶段）。

三，结果形成阶段：

1，与有关人员审查和确认信息2，形成职务说明书。

四，应用修订阶段：

1，职务说明书的培训与使用2，职务说明书的反馈与修订

第二节工作分析的准备阶段

在工作分析准备阶段，主要解决以下几方面的问题：

1，确定工作分析的目标和侧重点2，制定总体的实施方案3，收集和分析有关的背景资料4，确定欲收集的信息及收集信息的方法5，组织及人员方面的准备

一，工作分析的总体实施方案通常需要包含以下方面的内容：

1，工作分析的目的和意义2，工作分析所收集的信息内容3，工作分析所提供的结果4，工作分析项目的组织形式与实施者5，工作分析实施的过程或步骤6，工作分析实施的时间和活动安排7，所需的背景资料和配合工作。

还应注意规范用语

二，对工作分析有参考价值的背景资料主要包括几类：

1，国家职业分类标准或国际职业分类标准2，有关整个组织的信息3，现有的职位说明书或有关职位描述的信息

（一）职业分类标准

职业分类是采用一定得标准方法，依据一定得分类原则，对从业人员所从事的各种专业化得社会职业进行全面、系统的划分与归类。

职业分类的基本依据是工作性质的统一性。

我国将职业分为8个大类66个中类413个小类1838个细类。

（二）组织中的有关资料

组织机构图式用来描述组织各个组成部分之间相互关系的。

组织机构图表示的是部门或职位之间的一种静态联系，而工作流程图则表明了部门或职位之间的动态关系。

三，确定要收集哪些信息，主要可以从几个方面考虑：

1，根据工作分析的目标侧重点，确定要收集哪些信息2，根据对现有资料的研究，找出一些需重点调研的信息或需进一步澄清的信息3，按照6W1H的内容进行考虑，看看每一方面需要收集的信息

收集信息的方法多种多样有定性的，定量的，有以考察工作为中心的，以考察任职者特征为中心的

如何选择最有效地收集信息的方法呢：

1，要考虑工作分析要达到的目的2，要考虑所分析的职位的不同特点3，考虑实际条件的限制

四，组织及人员方面的准备：

1，成立进行工作分析的专门组织2，获取高层管理者的支持3，直线管理者的配合

第三节工作分析的实施阶段

实施阶段，主要需要做的几项工作：

1,与有关人员的沟通2，制定实施计划3，实际收集和分析工作信息

一，与参与工作分析的有关人员进行沟通的目的主要有三个：

1，让参与工作分析的有关人员了解工作分析的目的和意义，消除内心的顾虑和压力，争取他们在实际收集信息时的支持与合作2,让参加工作分析的人了解工作分析大致需要进行多长时间，大概的时间进度是怎样的3，让参加工作分析的有关人员初步了解工作分析中可能会用到的方法，以及在各种方法中他们需要如何进行配合，如何提供信息。

这样会使收集信息时更加有效。

员工对于工作分析的消极态度或情绪主要由以下几类：

一是有抵触情绪二是不知道什么该说什么不该说，害怕说错会受到上级的责备三是不清楚这项工作能为自己带来什么。

如何消除员工的恐惧心理和抵触情绪：

为了消除员工的恐惧心理和抵触情绪，做好事先的解释很关键。

首先，应该在进行工作分析前做好充分的准备与铺垫，成立工作分析小组，向员工解释工作分析的目的以及工作分析结果的用途。

其次，通过培训教会员工如何配合工作分析也是很重要的。

此外，工作分析的组织者和实施者应努力保证员工的利益不在工作分析的过程中被侵犯。

对工作信息的收集和分析通常以下内容：

1，职位名称分析2，工作内容分析3，工作环境分析4，工作任职者的必备条件分析

主管人员如何收集下属职位的信息：

1，主管人员给予下属一定得指导，然后由下属描述自己的工作职位的有关信息。

接下去主管人员与下属讨论、分析、修订，再由人力资源部门确认，呈交高层领导审核2，由主管人员自己描述下属的工作职位的有关信息，完成后与下属讨论，经修订同意后再由人力资源部门确认并呈交高层领导审核。

第四节工作分析的结果形成阶段

这一阶段主要完成的工作有：

1，与有关人员审查和确认信息2，形成职务说明书。

职务说明书是对工作目的、职责、任务、权限、任职者基本条件等的书面描述。

形成职务说明书的阶段需要注意以下八点：

1，根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟职务描述书与职务说明书2，将草拟的职务描述书与职务说明书与实际工作对比3，根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究4，修正职务描述书与职务说明书5，如果需要，可重复2—4的工作6，形成最终的职务描述书与职务说明书应用于实际工作中，并注意收集应用后的反馈信息，不断完善职务描述书与职务说明书8，对工作分析本身进行总结评估，注意将职务描述书与职务说明书归档保存，为今后的工作分析提供经验与信息基础

第五节工作分析的应用与修订阶段

职务说明书是由专业人员编写的，而它的使用者是实际从事工作的人员。

在进行职务说明书的使用培训时，一方面要让使用者了解职务说明书的意义与内容，了解职务说明书各个部分的含义另一方面要让使用者了解如何在工作中运用职务说明书