社区第五章 公文写作.docx
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社区第五章公文写作
第五章公文写作
第一节公文基础知识
一、公文的概念
公文，即公务文书，是指国家机构、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权、实施管理所形成和使用的具有特定效力和规范体式的文书。
公文有广义和狭义之分。
广义的公文，包括通用公文、专用公文和事务公文；狭义的公文，仅指通用公文。
通用公文是指在党政机关、企事业单位和其他社会组织中普遍通行适用的、具有特定效力和规范体式的文书，主要包括《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
专用公文是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的专业性很强的公文，如国书、照会、备忘录、起诉书、判决书、可行性研究报告、合同等。
事务公文是党政机关、企事业单位和其他社会组织在处理日常事务所使用的非正式文件的统称，如简报、章程、守则、便函、工作要点、调查报告、倡议书、证明、讣告等。
本文主要介绍通用公文。
二、公文的特点
公文的特点可以概括为四个方面：
（一）政策性
公文担负着传达和执行党和国家制定的路线、方针、政策，处理机关行政公务的重要职能，国家行政机关、企事业单位和群众团体所制发的公文，其内容绝对不允许违背党和国家的各项方针和政策。
（二）权威性
党政机关、企事业单位和其他社会组织都是依据法律、条例、章程等合法建立并存在的，有特定的职权范围，要在职权范围内行使职权，部署工作，提出要求，沟通情况，协调各方面的关系，需要经常制发公文。
发文机关的法定地位和法定职权决定了所发公文具有法定的权威性，它可以要求其下级机关贯彻执行，从而推动各项公务活动顺利开展。
（三）规范性
每种公文的名称、体裁、行文关系和文字表达等都有严格的规范要求，有其特定的格式和特定的适用范围。
公文的制发和处理须经过一定的程序，任何机关、企事业单位和社会组织在制发和处理公文时，必须依照公文特定的规范格式，不得自行其是。
（四）时限性
公文的时限性是指公文的效用受时间的限制。
任何一份公文都是为了一个特定的目的而制发的，没有一份公文时永远有效的。
随着形势的发展、情况的变化，某项工作一旦结束，相关的公文也就完成了它的使命，不再具有现实作用，或被转化为档案，或被废止，或因新的目的出现而被修改、补充、替代。
三、公文的种类
根据不同的标准，公文可分为以下几类：
（一）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
对外公开文件，指内容不涉及国家秘密可直接对国内外公开发布的文件；限国内公开文件，指内容不涉及国家秘密但不宜或不必向国外公布，而只在国内公开发布的文件；内部使用文件，指内容虽不涉及国家秘密，但不宜对社会公开而只限在机关或系统内部使用的文件；秘密文件，指涉及国家一般秘密内容，泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的文件；机密文件，指涉及国家重要秘密内容，泄露会使国家的安全和利益遭受较大损害的文件；绝密文件，指涉及国家核心秘密内容，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。
（二）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类
上行文指向具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的文件；下行文指向所属被领导、指导的下级机关发送的文件；平行文指向同一系统的同级机关或非同一系统的任何机关发送的文件。
（三）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等
规范性文件是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指由领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件，是指用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文件；商洽性文件是指无传递方向限制，用于探讨协商一般事项的函件等；证明性文件是指用以对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。
（四）根据公文来源，可将公文分为收文、发文两类
收文指本机关收到的上级、下级和不相隶属相关单位所制发的文件。
发文是指本机关拟制并向外发送的文件。
当然，这种划分并不是绝对的，就具体公文而言，往往有兼类或相互转化的现象，收到的上级机关文件有时需向本机关的下属机关转发，收发就转化为发文。
四、公文的文种
文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。
文种是公文的必要组成部分。
在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，要求从2012年7月1日起施行。
《党政机关公文处理工作条例》将党政机关的公文分为15种。
（一）公文文种
（1）决议：
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（2）决定：
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）命令（令）：
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（4）公报：
适用于公布重要决定或者重大事项。
（5）公告：
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（6）通告：
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（7）意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（8）通知：
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转。
转发公文。
（9）通报：
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（10）报告：
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（11）请示：
适用于向上级机关请求请示、批准。
（12）批复：
适用于答复下级机关请求事项。
（13）议案：
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（14）函：
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（15）纪要：
适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）相似文种比较
1.公告与公报的比较
公告与公报是党政机关常用的文种，它们对党务、政务工作的处理起着重要的作用，因此，有必要要分清这两种公文的适用范围、性质及作用。
（1）性质不同。
公报的新闻性更强一些，通常运用报纸、电台、电视等加以宣传。
公告新闻性相对弱些。
（2）内容不同。
公报内容多为重大事件或重要决定，如，发布会议情况、谈判情况、统计情况、经济发展和国家计划执行情况等，内容比较详细，篇幅较长。
公告多用于宣布重大消息或要有关人员遵守的法定事项，内容单一，正文一般简短、概要。
（3）使用范围不同。
公文适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，比公报使用范围广。
2.决议与决定的比较
两个文种都是下行文，都是对重要事项或重大行动作出安排，使用范围较广，使用频率较高。
决议与决定的主要区别：
（1）适用范围不同。
决议即表决后的意见或结论，一般使用于重要会议，其制发机关只能是会议。
决定是领导机关在自己的职权范围内对重要事项或重大行动作出决策和安排，其制发主体一般是机关。
（2）产生程序不同。
决议是机关共同意志的反映，须经过代表大会或全体会议共同讨论研究、表决通过后才能生效。
决定则可以由机关中领导班子集体研究后，综合多数人的意见，由行政首长作出，不一定通过表决程序。
（3）标题和正文写法不同。
决议的标题之下要标明决议在什么时间，经过什么会议通过，作出什么决议，正文部分每一段起首多用“会议听取”、“会议审议”、“会议认为”、“会议要求”等作为段首语。
决定常用“经研究，特作如下决定”、“决定如下”等语作为开头，接着的正文主体部分是决定的事项。
3.请示与报告的比较
请示和报告均属上行文，都有必要的情况叙述，格式上也有一些共同之处。
因为二者比较相近，在使用中混淆不清的现象较为普遍，该用请示的错用为报告，“请示报告”合并使用，有些报告中夹带请示事项等。
请示与报告的主要区别：
（1）行文目的不同。
请示是为了听取上级机关意见，解决工作中亟待处理但又无权或无力处理的问题，故请上级答复；报告是为了使下情上达，取得上级的支持与指导，并不要求直接批复。
（2）行文时间不同。
请示必须在事前行文，不允许“先斩后奏”；报告则不受时间限制，事前、事中和事后都可以行文。
（3）处理办法不同。
上级机关受文后，对请示有答复的责任，对报告则一般不作答复。
4.通告、通知与通报的比较
这三个文种都是下行文，都反映了上级机关对于下级机关工作的领导与指导，传达了发文机关对于某项工作所作的决策和意见。
通告、通知与通报的主要区别：
（1）发文目的不同。
通告、通知是让下级了解上级指示精神，告诉其应知或应办的事项，如转发文件、传达指示、布置工作、增设机构、任免干部、召集会议等。
通报则是要通过典型事例或具体情况来教育有关人员，以便改进工作，如传达重要精神、重要事项，表彰先进，批评错误等。
（2）收文机关不同。
通告、通报的收文机关多半是泛指的，没有明确的所指。
通知则有明确的收文机关，而且下发的通知需要报上级机关的，可用抄送写明具体机关。
（3）具体写法不同。
通告、通知所写的要求，多用祈使语句。
通报所写的内容则是“事”，多用叙述语句。
5.决议与纪要的比较
决议和纪要都是由会议引出的公文。
决议与纪要的主要区别：
（1）内容不同。
决议的内容一般都是阐述重大问题和事项，纪要的内容既可以是重大问题和事情，也可以是日常的具体工作。
（2）产生的程序不同。
决议必须经过审议、表决后才能生效，纪要则是根据会议内容概括出来的要点和精神。
（3）容量不同。
决议往往写一方面或特定的问题，纪要可同时写几个方面的问题。
五、公文的组成要素
党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（1）份号：
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（2）密级和保密期限：
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（3）紧急程度：
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（4）发文机关标志：
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（5）发文字号：
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（6）签发人：
上行文应当标注签发人姓名。
（7）标题：
由发文机关名称、事由和文种组成。
（8）主送机关：
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（9）正文：
公文的主体，用来表述公文的内容。
（10）附件说明：
公文附件的顺序号和名称。
（11）发文机关署名：
署发文机关全称或者规范化简称。
（12）成文日期：
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（13）印章：
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（14）附注：
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（15）附注：
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（16）抄送机关：
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（17）印发机关和印发日期：
公文的送印机关和送印日期。
（18）页码：
公文页数顺序号。
第二节常用公文写作
本节主要介绍社区工作中常用的13种公文的写作方法及写作要求。
一、通知
（一）通知的特点
（1）应用范围的广泛性：
在所有公文中，通知的应用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；大到全国范围内的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。
（2）较强的时效性：
通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的，具有较强的时效性。
（3）告知性：
通知的主要作用在于告知主送机关有关事项并按照内容去办理具体事务。
（4）内容的灵活性：
通知既可以长篇大论，也可以简明扼要；既可以内部发文，也可以张贴公开。
（二）通知的类别和写作要求
按内容和用途，可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知。
不同类型的通知，其正文写法有所不同。
1.发布性通知
用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。
标题使用“发布”或“印发”字样。
正文结构简单，篇幅短，一般只写明发布对象名称及执行要求，如“现发布《xxxxxx》，自xxxx年x月x日起施行”或“现将《xxxxxx》印发给你们，请认真贯彻执行”。
正文后直接附以印发和发布对象，不必标注“附件”字样。
范例：
陕西省人民政府
关于印发城镇社区专制工作人员管理暂行办法的通知
陕政发[2012]xx号
各市、县、区人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：
《陕西省城镇社区专职工作人员管理暂行办法》已经2012年第9次省政府常务会议审议通过，现印发你们，请认真贯彻执行。
陕西省人民政府
二〇一二年x月xx日
2.指示性通知
用于向下级机关作指示，部署工作任务。
正文的结构包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。
开头要明确交代制发通知的政策法规依据或事实依据，以概括简练的语言，说明行文的必要性。
主要部分写指导思想、任务、要求、方法和步骤等，一般采用并列式结构，分条列项写，可以列小标题，也可用每段第一句作为中心句，概括该项的内容。
结尾对通知精神加以强调，提出贯彻实施要求。
范例：
陕西省人民政府办公厅
关于进一步加强饮用水水源环境保护工作的通知
陕政办发[2013]xx号
各市、县、区人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：
保障饮用水水源环境安全是一项重大民生工程，事关人民群众身体健康和社会和谐稳定。
近年来，我省饮用水水源环境保护工作取得了积极进展，但是，随着经济社会的快速发展，饮用水水源环境安全形势十分严峻，保护任务依然艰巨。
为进一步加强我省饮用水水源环境保护工作，经省政府同意，现就有关事项通知如下：
一、建立健全饮用水水源保护规章制度（略）
二、依法落实饮用水水源环境保护制度（略）
三、加快饮用水水源保护区划定工作（略）
四、构筑饮用水水源环境安全防线（略）
各级政府和有关部门要进一步统一思想，提高对饮用水水源环境保护工作重要性的认识，加强组织领导、落实保护责任、加大资金投入、强化环境监管，切实做好饮用水水源环境保护工作。
省政府将适时组织有关部门对各地落实情况进行督导检查。
陕西省人民政府办公厅
2013年x月x日
3.知照性通知
用于一些不需直接执行或办理的事项，如节假日安排、人事任免、机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等，主要起交流情况、传递信息的作用，发送对象较广泛，对下级、平级机关均可发送。
内容单一，篇幅简短，一般不需对事项1加以议论评价，文中一般也不涉及直接的执行要求。
范例：
国务院办公厅关于2013年不分节假日安排的通知
国办发明电[2012]xx号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
根据国务院《关于修改<全国年节及纪念日放假办法>的决定》，为便于各地区、各部门及早合理安排节假日旅游、交通运输、生产经营等有关工作，经国务院批准，现将2013年元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节和国庆节放假调休日期的具体安排通知如下。
一、元旦：
1月1日至3日放假调休，共3天。
1月5日（星期六）、1月6日（星期日）上班。
二、春节：
2月9日至15日放假调休，共7天。
2月16日（星期六）、2月17日（星期日）上班。
三、清明节：
4月4日至6日放假调休，共3天。
4月7日（星期日）上班。
四、劳动节：
4月29日至5月1日放假调休，共3天。
4月27日（星期六）、4月28日（星期日）上班。
五、端午节：
6月10日至12日放假调休，共3天。
6月8日（星期六）、6月9日（星期日）上班。
六、中秋节：
9月19日至21日放假调休，共3天。
9月22日（星期日）上班。
七、国庆节：
10月1日至7日放假调休，共7天。
9月29日（星期日）、10月12日（星期六）上班。
节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。
国务院办公厅
2012年xx月x日
4.转发性通知
用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文。
正文都比较简短，是针对被批转、转发公文所加的按语。
其结构有两种形式：
一种与发布性通知相似，只需写明被转发文件名称和执行要求即可，如“现将xxxxxx转发给你们，请结合实际情况，认真贯彻执行”。
另一种篇幅较长，除上述内容外，还要再加上转发批示，批示要紧扣被转发文件内容，作出分析评价，强调意义，提出执行要求和注意事项。
撰写转发性通知还应注意以下几点：
（1）此类通知正文后不必标注“附件说明”。
（2）行政公文中北转发、批转的公文不添加书名号。
（3）为避免标题出现“关于的关于”、“通知的通知”之类的赘语，可以将“批转”、“转发”前面的介词“关于”省略，也可以另拟摘要，不出现被转发文件名称，只标明其文明，如：
《陕西省人民政府办公厅关于转发国办发明电[2007]20号文件的通知》。
范例：
陕西省人民政府办公厅转发国务院
办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知
陕政办发[2013]xx号
各设区市人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：
现将《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》（国办发[2013]17号）转发给你们，请认真贯彻执行。
各地、各有关部门要按照《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》要求，切实做好房地产市场调控工作，坚决抑制投机投资性购房，保持全省房地产市场平稳健康发展。
凡是与当前国务院调控政策规定不相符的政策措施，要坚决清理调整，按照新规定执行。
西安市要继续执行商品住房限购措施，并制定本地区12013年度新建商品住房（不含保障性住房，下同）价格控制目标，向社会公布，同时报省政府备案。
其他城市也要密切关注房价变化情况，必要时对房价上涨过快的城市也要采取限购措施，制定并公布年度新建商品住房价格控制目标。
市、县、区人民政府要根据供需情况科学编制年度住房用地计划，并向社会公布。
省级各有关部门要加强对城市人民政府稳定房价工作的监督和检查。
省住房城乡建设厅、省监察厅要会同有关部门，按照规定对各城市落实稳定房价工作进行督查、考核和问责工作。
对执行住房限购和差别化住房信贷、税收等措施不到位、房价上涨过快的，要进行约谈和问责。
省住房城乡建设厅等有关部门，积极做好房地产调控政策的解读工作。
新闻媒体要加强正面宣传，引导居民住房理性消费，形成有利于房地产市场平稳健康发展的舆论氛围。
陕西省人民政府办公厅
2013年x月x日
二、通告
（一）通告的特点
1.广泛性
一是使用面广，各级行政机关和企事业单位均可使用；二是涉及内容广，可用以宣布行政措施，也可用以告知社会生活中的一些具体事项；三是行文对象广，它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。
2.规定性
通告大多用于针对某些事项作出规定或限制，要求告知对象支持、协助或遵照执行，所以具有法规性和约束力。
3.专业性
通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，行文中常使用一些行业术语。
（二）通告的结构和写作要求
1.标题
使用发文机关名称、事由、文种的标题。
2.正文
由通告缘由、通告事项和结尾三部分构成。
缘由部分阐明发布原因、目的和依据，要力求简洁，可用“特通告如下”领起下文。
通告事项部分是通告的主体，写通告的有关事项或有关规定。
事项性通告应写明具体的通告事项，规定性通告应写明具体规定、执行要求及贯彻执行的时期。
这些事项和规定是要有关范围知道和遵守的，内容要具体，措施要准确。
专业性强的通告在使用行业术语时，要注意适度不宜过多过滥，要通俗易懂，便于群众理解和执行。
结尾可以提希望要求，也可使用“特此通告”等尾语，还可以不写结束语而自然结束，这根据行文情况酌定。
3.落款和日期
范例：
陕西省人民政府关于禁止在彬县红岩河水库工程占地和淹没区新增建设项目和迁入人口的通告
陕政发[2013]x号
红岩河水库工程师解决彬县县城和彬长矿区重大工业项目用水的骨干水源工程，位于彬县境内泾河左岸一级支流红岩河下游，工程占地和淹没区涉及彬县义门、北极、小章3个乡（镇）的8个行政村。
为了保障红岩河水库工程前期工作顺利进行，根据《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》（国务院令第471号）有关规定，通告如下：
一、红岩河水库淹没区范围根据工程施工总布置图确定，水库淹没区范围根据正常蓄水位903米高程，并考虑风浪爬高、泥沙淤积和设计防洪标准等确定。
工程占地和水库淹没区的具体范围由省水利厅核定，以红岩河水库工程项目法人设置的界桩为准。
二、自本通告发布之日起，禁止在红岩河水库工程占地和淹没区实施与该工程无关的新建、扩建、改建项目，已批准尚未开工的项目不再建设，在建的项目停建；禁止开发土地、修建房屋和其他设施；禁止新栽种多年生经济作物和林木；禁止向工程占地和淹没区迁入人口。
违反上述规定的，一律不予补偿。
三、红岩河水库工程项目法人会同工程占地和淹没区所在地人民政府依法实施工程占地和淹没区实物调查，调查结果经调查者和被调查者签字认可并公示后，由所在地人民政府签署意见。
省级有关部门要加强工作指导，强化监督检查，发现问题及时纠正，确保实物调查不重不漏。
工程占地和淹没区的居民、企事业单位要顾全大局，对调查工作给予积极配合，对干扰、阻挠实物调查工作的，有关部门依法处理。
本通告自发布之日起执行。
陕西省人民政府
2013年x月x日
三、报告
（一）报告的特点
1.沟通性
沟通是现代管理活动中的一个重要环节。
下情上达，可以通过会议、简报、口头汇报、书面报告等多种渠道，而呈送报告则是其中最准确、有效的方式之一。
对于上级机关来说，可通过下级提交的报告获取信息，了解下情，为决策提供依据；对于发文机关来说，可以主动取得上级的指导和监督，做好工作，减少和避免失误。
2.陈述性
报告是一种陈述性上行文，它以反映情况为立足点和基本点，行文时主要采取叙述和说明的表达方式。
报告中对有关情况要作出分析并提出看法，但这些都建立在陈述情况的基础之上。
3.单向性
报告向上级行文，不需要任何相对应的文件，即具有单向性。
（二）报告的类别
按内容性质分类，报告可分为工作报告、情况报告、答复报告和呈送报告。
需要说明的是，有些专业部门或个人使用的报告，如“审计报告”、“立案报告”、“调查报告”等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、写作要求与行政公文中的报告不同，不属于通用公文范畴。
1.工作报告
是向上级机关汇报本部门、本单位工作情况的报告，主要用于总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。
有时是全面报告工作情况，有时就某件事或某项工作做专题汇报。
2.情况报告
是向上级机关汇报工作中出现的新情况、新问题、新动向，特别是突发事件、重大事故、特殊情况、重要问题时使用的一种报告。
这种报告便于上级机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。
3.答复报告
是下级机关对上级机关询问作出回答的报告。
4.呈送报告
是向上级机关报送材料、物件时所作的简要报告。
（三）不同
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