5基建档案整理方法讲义.docx
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5基建档案整理方法讲义
基建档案整理方法讲义
基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。
一、归档范围及保管期限
（一）基建档案：
基建项目类；房屋产权类
1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。
★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。
基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一）
目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：
规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。
2、房屋产权类归档范围及保管期限
（1）购买公有住房申请表；
（2）家属住房情况调查表；
（3）公有住房售价评估表；
（4）公有住房买卖协议书；
（5）收款凭证、印花税发票（复印件）；
（6）公证书
（7）出售公有住房审定书；
（8）房地产证、平面图（复印件）；
（9）补差价的材料。
★注意：
第9点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。
没有的放在文书档案永久保存。
房屋产权类的档案全部归永久保存。
二、归档时间
（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。
（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。
房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。
三、整理要求
（一）分类及代号
1、基建档案分为两大类：
即：
基建项目类和房屋产权类；
机关代号：
“B”
B1——基建项目类
B1.1——基建项目类第一单工程
B2—房屋产权类B2.1——单位产权B2.2——房改产权
B2.2.1——房改产权类第一幢房屋
企业代号：
“2”
2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公楼、宿舍、食堂、托儿所、礼堂）；2.5—房屋产权（企业向职工售房、房改）
（二）组卷方法
1、基建项目类的整理、编号
每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分内容——保管期限进行组卷。
如果一项工程文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷或五个阶段组成一卷。
每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。
每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。
（1）卷内文件材料、图样的排列
①按文件材料的重要程度和时间先后排列：
批复在前、报告请示地后；正文在前、底稿在后。
②有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。
③文字和图样交错材料的排列：
文字在前，图样排后。
如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。
（2）编目
案卷的编目，是以案卷为对象，按照一定的要求和通过一定的形式，固定案卷系统整理成果，揭示案卷内容和成分的工作。
①编写案卷页号：
用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。
图样页号编写在标题栏外。
▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；
▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
②科技卷内文件目录编制
卷内文件目录档号：
B1.1---1
序号
科技文件材料题名
责任者
文件日期
文件编号
页次
备注
1
2
3
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。
③案卷排列及档号的编制
基建项目类案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段排列。
立卷后的案卷档号由分类号、项目序号、案卷号三部分组成，在其基础上编一个大流水号。
示例：
第一个工程项目
B1.1—1------10
第二个工程项目
B1.2—1--------8
④封面、卷内备考表的编制
案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）
★案卷题名
是卷内科技文件材料的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找利用科技档案。
要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。
结构：
案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称
★立卷单位
填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
★起止日期
可只填写起止年月
如：
2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8
★保管期限、密级
★卷内备考表编制
（3）装订入盒
①基建项目类部分需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。
②图纸可以装订，也可以不装订。
对不装订的图纸，需要在每图纸右下角盖上档号章。
模式：
档号
件号
▲对不用装订的图纸案卷，附加一个案卷封面和科技卷内目录。
③图纸的折叠，对于大于A4的图纸，以手风琴式折叠成A4图纸的规格，先竖后横。
标题栏、竣工图章应露在右下角外面，
④底图不装订，采用平放或卷放的两种方式保管，每袋要有标签。
⑤将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。
只填写脊背的内容。
（4）科技档案分类目录及目录号编制
①科技分类目录：
按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。
科技档案分类目录
类别：
档号
总登记号
案卷题名
张数
份数
立卷单位
日期
保管期限
密级
变更情况
②目录号编制：
将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：
B1—1~n，每满一册断号。
③目录夹封面和脊背编制
模式：
目录夹封面
全宗名称
荔湾区政府办公室
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002——
类别
基建项目类
目录夹脊背
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002—
类别
基建项目类
2、房屋产权类的整理、编号
房屋产权类形成的档案材料，按户立卷，一户一卷。
（1）卷内文件材料排列
按房屋产权类归档范围的顺序排列
（2）编目
①编写案卷页号：
用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。
图样页号编写在标题栏外。
▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；
▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
②科技卷内文件目录编制
卷内文件目录档号：
B1.1---1
序号
科技文件材料题名
责任者
文件日期
文件编号
页次
备注
1
2
3
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。
④编制档号：
以户为单位编一个大流水号。
示例：
B2.2—1-------10
④封面、卷内备考表的编制
案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）
★案卷题名
结构：
案卷题名=房屋地址+户名+文件名称
如：
中山七路30号住宅楼202房张三购房的评估表、公证、协议书、产权证
★立卷单位
填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
★起止日期
可只填写起止年月
如：
2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8
★保管期限、密级
★卷内备考表编制
（3）装订入盒
①房屋产权类需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。
②将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。
只填写脊背的内容。
（4）科技档案分类目录及目录号编制
①科技分类目录：
按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。
科技档案分类目录
类别：
档号
总登记号
案卷题名
张数
份数
立卷单位
日期
保管期限
密级
变更情况
②目录号编制：
将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：
B1—1~n，每满一册断号。
③目录夹封面和脊背编制
模式：
目录夹封面
全宗名称
荔湾区政府办公室
全宗号
1
目录号
B2—1
案卷起止号
1——
年度
2002——
类别
房屋产权类
目录夹脊背
全宗号
1
目录号
B1—1
案卷起止号
1——
年度
2002—
类别
房屋产权类
基建档案整理方法【浙江】
基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录，以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
其原则是尊重文件的形成规律，保持文件间的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范。
一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。
一、分类
通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目，具体基建项目为二级类目，三级类目通常不设置。
如基建项目很大，形成案卷数量非常多时可设置三级类目，分类方法有两种：
一种是按各参建单位分类；另一种可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。
二、立卷
基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工（监理）基础资料、图纸。
管理性文件一般按问题组卷；施工（监理）基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开，然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。
如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷，技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷，图纸按照图纸目录组卷。
三、卷内文件整理
卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。
一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。
有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。
卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。
一般情况文字排前，图纸排后。
如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。
卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打印，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。
每卷的页号均从“001”开始。
卷内目录和备考表不编写页码。
四、填写卷内目录与备考表
科技档案卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。
卷内文件目录必须进行著录，具体著录如下：
序号：
用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序，一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。
其中打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
文件编号：
文件的文号就是文件编号；图纸应填图号，如“水施03”。
其余材料的文号编号均可不填。
责任者：
文件的责任者以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，可用通用简称。
竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
文件材料题名：
填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。
例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来，以便于查找。
日期：
文件或图纸的形成日期。
格式为20020612（8位数）。
页号：
填写每件科技文件材料首尾号。
如“021—023”。
如果一份文件只有一页且单面的，则需写一个页号，如“031”。
备注：
需要注明的问题。
需要指出的是图纸有图样目录时，可做为卷内目录保管。
备考表的填写包括以下内容：
1.标明卷内文件的件数与页数；2.说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3.填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
4.互见号：
填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。
五、填写案卷封面
档案馆号：
不填；
档号：
由两个方面组成：
分类号+案卷流水号。
基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，最小类别的案卷按项目从“001”起编案卷号。
案卷题名：
案卷题名一般由工程项目名称、内容、文种三部分组成。
管理性文件为责任者、问题、文种。
表格、图纸材料为项目名称、工程部位（子项或分部）+表格、图纸名称。
立卷单位：
组卷单位；
起止日期：
填写卷内文件形成的起止日期；
保管期限：
填写划定的永久、长期、短期。
同一档案案卷内文件材料有两种以上保管期限时从长划定；
密级：
根据已划定的密级填，若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。
六、案卷装订
基建档案的文件材料需要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。
装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽装订边。
粘贴文件和封面要用乳胶。
图纸可以装订，也可以不装订。
对不装订的图纸，需要在每张图纸右下角（标题栏外）加盖档案号章。
对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。
散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。
散件的图纸和散件的文字材料组成一卷时一定要装订。
底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。
要另外编制底图目录。
所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章上必须有相关单位负责人的签名。
档案工作人员在接收图纸时注意：
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图画1/3的，应当重新绘制竣工图。
图纸的折叠。
对大于A4的图纸，以蓝图标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格。
折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。
盒仅作装具用的，盒面只需填写“档号”。
盒用作案卷封面的，需填写盒面上的各个项目。
不需放入软封面，但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。
在盒脊背上可只填写档号。
七、编制检索工具
科技档案检索工具一般是总目录和分类目录。
档案室一般用分类目录。
分类目录式样如下：
档号
案卷标题
立卷单位
日期
期限
页数
备注
升级会员 