用友软件合同管理操作手册带图.docx

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用友软件合同管理操作手册带图

合同管理操作手册

系统选项设置

合同导航

通过合同导航对合同进行日常管理，合同导航是系统默认的合同操作界面，可由此界面进入【合同工作台】

【菜单路径】

合同管理－日常操作－合同导航

【操作流程】

自主导航页签：

1.根据［默认导航界面选项卡］设置，自动或选择进入【自主导航】，显示［分组视图］、［分类视图］，可进行视图切换，也可切换到［主子视图］。

2.在树状结构图选择合同，系统右侧上方显示［合同概要］，可以跟踪合同、新建合同、打开合同、删除合同，右侧下方显示［报警信息］。

当选中结构图中的根，显示所有报警，概要为空；当选中主合同，显示主合同及所有子合同报警，概要为主合同概要；当选中合同类型，显示所有该类型合同报警，概要为空。

3.可以双击要查看的合同，进入【合同工作台】，也可通过右键菜单进行相关操作。

▪〖跟踪〗：

为每种性质的合同设置其履行跟踪系统。

▪〖新建〗：

新建一个合同。

▪〖打开〗：

打开当前合同，进入【合同工作台】窗口。

▪〖删除〗：

删除当前合同。

合同工作台

可以设置合同的详细信息，包括合同概要、收/付款计划、合同标的（标的明细）、合同条款、大事记、附件。

进行变更时，合同工作台的信息参见合同变更。

 【菜单路径】

 日常操作－合同导航－双击合同

日常操作－合同导航－〖新建〗合同、〖打开〗合同

日常操作－合同导航－右键菜单－〖新建〗〖打开〗

 【操作流程】

1.在【合同导航】窗口，可以按〖新建〗、〖打开〗，或双击光标所在合同进入【合同工作台】窗口。

2.新建合同弹出【合同设置】窗口，进行选项设置，其中【合同设置】选项［是否使用分级标的］为是时，显示［标的明细］页签，否则显示［合同标的］页签。

3.设置完毕，按〖保存〗保存设置，按〖退出〗返回【合同工作台】，显示［合同概要］页签，可以进行填写；可以切换到其他页签，包括［收/付款计划］、［合同标的］（［标的明细］）、［合同条款］、［大事记］、［附件］。

4.在合同工作台中，点击〖打印〗按钮，在弹出的"打印设置"界面，可以对合同概要、收付计划、合同标的、合同条款、大事记五个页签随意抽取组合打印。

5.可以对合同进行新建保存、修改保存、删除、生效/失效、结案/弃结。

6.可以对合同进行批量生效/失效、批量结案/弃结。

7.可以对已生效的合同进行变更，参见合同变更。

8.已生效未结案的应收、应付类合同可以进行结算，参见合同结算单。

 【栏目说明】

▪自由态合同：

可以编辑所有页签。

▪生效态合同：

可以编辑［收/付款计划］、［大事记］、［附件］。

▪结案态合同：

可以编辑［附件］。

合同概要栏目

▪合同编码：

录入或自动生成；可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。

参见《基础设置》帮助。

▪合同名称：

录入必填。

▪合同类型：

录入或参照，必填，参照内容为合同类型设置。

▪合同性质：

根据【合同类型】带入，不可修改。

▪所属合同组：

录入或参照，可为空，参照内容为合同分组设置。

▪主合同编码：

录入或参照，可为空，参照内容为合同档案列表，不可录入当前合同、已有主合同的合同（即主子合同级别只能有一级）。

▪对方单位：

录入或参照，采购、应付类合同参照供应商档案，销售、应收类合同参照客户档案；其他类合同按〖是〗参照客户档案、按〖否〗参照供应商档案。

▪对方负责人：

录入，可为空。

▪部门：

录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。

▪业务员：

录入或参照，可为空，参照内容为职员档案。

▪合同签定日期：

录入或参照，可为空。

▪合同开始日期：

录入或参照，可为空。

▪合同结束日期：

录入或参照，可为空，合同结束日期≥合同开始日期。

▪保修期：

录入，可为空。

▪币种：

默认为本位币（一般为人民币），可修改。

▪汇率：

根据［币种］带入，可修改。

▪收付计划方向：

根据【合同类型】带入，可修改，选择内容为收、付、其他。

▪预收付金额：

是指如果该合同有预收付款发生，那么在合同概要的"预收付款金额"显示应收应付中收付款单上的金额，可以根据业务处理随时更新预收付款金额数据。

▪业务类型：

合同性质为采购、销售类合同时，必输项；应收、应付、其他性质合同时，不可编辑。

采购类合同可参照输入：

普通采购、受托代销，销售类合同可参照输入：

普通销售、委托代销、分期收款、直运销售。

▪合同描述：

录入，可为空。

▪创建人：

根据新建保存的操作员带入。

▪创建日期：

根据新建保存的当前日期带入。

▪生效人：

根据生效的操作员带入。

▪生效日期：

根据生效的当前日期带入。

▪结案人：

根据结案的操作员带入。

▪结案日期：

根据结案的当前日期带入。

 根据［合同标的］（标的明细）带入，不可修改。

▪合同总金额：

［合同标的］的含税金额原币合计。

▪合同执行金额：

［合同标的］的执行含税金额原币合计。

▪合同总数量：

合同末级标的数量合计。

▪合同执行数量：

合同末级标的执行数量合计。

收付款信息栏目 

［收/付款计划］可以记录合同的收付款协议或者相关人员对合同收付款的预测。

∙收付款日期：

录入或参照，合同开始日期≤收付款日期≤合同结束日期。

∙收付比例%：

录入百分比，小于等于100。

可以自动计算合同计划比例与计划收付款金额的对应关系。

当已经有合同收付款数据时，按照以下公式计算：

收付款比例=收付款金额/合同总金额

收付款金额=合同总金额*收付款比例

二者中其中一个更改，另外一个依据公式反算。

∙收付金额：

录入金额，可录入负数表示与［收付计划方向］相反。

收付金额=合同总金额*收付款比例。

∙结算方式：

录入或参照，参照内容为【结算方式】。

∙收付款条件：

录入或参照，参照内容为【付款条件】。

∙说明：

录入。

合同标的/标的明细栏目

【合同设置】选项［是否使用分级标的］为否时，显示［合同标的］页签；为是时，显示［标的明细］页签，在左侧窗口显示所选项目或存货的树状结构，可以用鼠标拖动，改变级次结构。

根据选项［合同标的来源］录入项目或存货；根据选项【末级标的必须对应末级项目或存货】确定末级标的是否必须对应末级项目/存货。

▪当前合同控制点：

根据合同类型设置带入，不可修改。

▪标志：

0为一般记录，可以执行；1为终止记录，不可以执行。

▪编码：

录入；可根据［合同标的来源］设置参照项目（项目大类＋项目分类＋项目）或存货（存货分类＋存货）。

▪名称：

录入；［编码］参照录入的，带入项目名称或存货档案名称。

▪计量单位：

录入；标的为末级存货的带入主计量单位。

▪税率%：

录入百分比，如17代表17%。

▪折扣率%：

录入，0＜折扣率%≤100%。

 计算公式：

∙折扣率为正扣时：

无税原币金额＝无税原币单价*数量*折扣率%。

∙折扣为反扣时：

无税原币金额＝无税原币单价*数量*（1－折扣率%）。

▪数量：

录入，合同控制点为数量时必填，反算其他栏目。

▪无税原币单价：

手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算，当[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"单价"时，此项必须输入，可以根据输入的单价自动计算含税原币单价，如果已经输入数量，还可以自动计算无税原币金额、含税原币金额等相关栏目。

▪无税原币金额：

手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算，当应收应付类合同的[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"总额"或"单价总额"时，此项必须输入。

▪含税原币单价：

手工录入数据或或根据其他已经输入的数据自动计算，当[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"单价"时，此项必须输入。

▪含税原币金额：

录入或或根据其他已经输入的数据自动计算，当应收应付类合同的[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"总额"或"单价总额"时，此项必须输入。

▪执行数量、执行无税金额原币、执行含税金额原币：

根据【合同结算单】带入。

▪开始日期：

录入，开始日期≥合同开始日期（［合同概要］。

▪结束日期：

录入，开始日期≤结束日期≤合同结束日期（［合同概要］）。

▪对应明细来源：

根据合同类型设置带入，来源为存货或项目。

▪对应项目/存货编码：

根据录入的项目或存货带入，可修改；应收应付类合同的末级标的必须有［对应项目］；【合同设置】选项［末级标的必须对应末级项目或存货］为是，则末级标的必须对应末级项目/存货。

▪备注：

录入。

注意：

∙当存货已经定义为结构性自由项的存货，则在合同标的中为必输项。

合同条款栏目

【合同条款】可以记录合同中具有重要参考意见的条款，用于文本参考，没有后续处理。

▪条款分类：

录入或参照，参照内容为合同条款分类设置。

▪名称：

录入或参照，参照内容为合同条款设置。

▪内容：

根据合同条款设置带入，可修改。

合同大事记栏目

【合同大事记】用于记录与合同相关的信息。

▪大事记编码：

录入，保证唯一性。

▪大事记内容：

录入。

合同附件栏目

在附件中可以管理由于合同相关的电子文档，在这里保存链接。

▪编码：

录入，保证唯一性。

▪名称：

录入。

▪说明：

录入。

▪路径：

录入或参照，应保证路径链接的正确性。

 【操作说明】

合同状态与操作

合同状态：

自由态、生效态、结案态。

合同动作：

编辑（增删改）、生效（失效）、变更、结案（弃结）。

状态/动作

编辑

生效

失效

变更

结案

弃结

自由态

√

√

生效态

√

√

√

结案态

√

▪合同编辑：

单据未生效前为自由态，可以进行修改、删除。

▪生效：

生效该合同，填上生效人和生效日期，合同为生效态，合同成为有效合同，可以进入下一流程。

以下情况可以生效：

∙［合同标的］中至少存在一条记录。

∙合同性质为应收/付类的合同，末级标的必须有［对应项目］。

∙若合同设置选中［末级标的必须对应末级项目或存货］，末级标的必须对应末级项目/存货。

∙失效：

失效该合同，去掉生效人和生效日期，合同为自由态。

以下情况不可失效：

∙合同被引用。

∙存在执行单据，如合同结算单（无论是否生效）。

∙存在该合同的变更单（无论是否生效）。

∙合同变更：

已生效已执行的合同，只能进行合同变更；需要对变更单进行生效，原合同依然生效。

∙结案：

结案合同，填上结案人和结案日期，合同为结案态。

已执行完毕的合同，或不想继续执行的合同，可以进行结案；结案后的合同不能再执行，不能被其他系统引用。

以下情况不可结案：

∙存在未生效的变更单。

∙存在未生效的执行单据（如合同结算单）。

∙已生效的合同结算单的本币和原币有余额。

∙弃结：

弃结合同，去掉结案人和结案日期，合同为生效态。

合同变更

对于已经生效的合同，用户可以对合同进行变更；在变更单生效后，合同执行的内容包括“合同原始文件＋所有生效变更单”。

 【菜单路径】

合同工作台－〖变更〗

 【操作步骤】

1.在【合同工作台】窗口，对已生效未结案的合同，可以按〖变更〗进行合同变更。

2.系统显示【合同工作台－变更列表】，存在未生效变更单时，不可新增变更单，即一张合同只能有一张未生效变更单。

3.按〖新建〗进入【合同工作台－变更】窗口。

4.用户可以修改［合同概要变更］页签，可以切换到其他页签进行修改，包括［合同标的变更］（［标的明细变更］）、［条款变更］。

5.按〖保存〗保存变更单，按〖放弃〗放弃变更单，按〖退出〗返回【合同工作台－变更列表】窗口。

6.系统显示合同变更单列表，按〖修改〗修改当前变更单，按〖删除〗删除当前变更单；按〖比较〗比较原合同、合同变更单内容；按〖切换〗切换到【合同工作台】窗口。

7.按〖生效〗对变更单进行生效，按〖失效〗取消生效的变更单。

▪ 

▪合同分组、主合同编码：

根据合同带入，可修改。

▪保修期：

录入，可为空。

▪合同结束日期：

根据合同带入，可修改，合同结束日期≥合同开始日期。

▪质保金比例：

录入百分比，可为空。

▪质保金额度：

录入金额，可为空。

▪合同描述：

根据合同带入，可修改。

【按钮说明】

合同工作台－变更列表

新增单据

用户可以手工新增期初合同、合同、合同变更单、期初结算单、合同结算单。

 【菜单路径】

基础设置－合同期初设置－期初合同－〖增加〗

基础设置－合同期初设置－期初结算单－〖增加〗

 合同导航－〖新建〗

合同工作台－〖增加〗

日常操作－批量生效/失效－〖增加〗

日常操作－批量结案/弃结－〖增加〗

 合同工作台－〖变更〗－〖新建〗

 日常操作－合同结算单备查簿－〖增加〗

日常操作－合同结算单－〖增加〗

 【操作步骤】

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.点击〖增加〗，进入单据卡片录入状态；也可在单据卡片窗口按〖增加〗，进入单据录入状态。

4.手工录入单据表头、表体内容、各页签内容：

直接录入或参照，根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。

5.要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。

6.要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行（行前序号由黑变为红）。

7.要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

8.如果不想保存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。

9.该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据。

10.未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示，用户可选择是否保存。

11.单据增加完毕，再重复3-10步骤，增加下一张单据。

12.当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗，退出填制单据功能。

 【注意事项】

▪新增单据为“录入”状态，可以进行修改、删除操作。

▪在未保存前可以按〖放弃〗，放弃当前填制的单据。

▪在保存后可以按〖删除〗，删除当前未生效的单据。

修改单据

在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行修改。

 【菜单路径】

 合同工作台－〖修改〗

合同工作台－〖变更〗－〖修改〗

合同结算单－〖修改〗

 【操作步骤】

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.将光标移到要修改的单据行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要修改的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要修改的单据。

4.在当前单据，点击〖修改〗按钮，进入单据录入状态。

5.要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。

6.要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行，行前序号由黑变为红。

7.要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

8.如果不想保存修改内容，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前修改内容。

9.修改完成后，按〖保存〗按钮，保存本次修改的内容。

10.未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示，用户可选择是否保存。

11.修改完当前单据，再重复3-10步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。

 【注意事项】

▪下列情况不允许修改单据：

∙已生效的单据。

如要修改，则需将已生效未执行的单据失效，已执行的单据不可失效。

∙已结案的合同。

如要修改，则需将已结案的合同弃结并失效，已执行的单据不可失效。

∙有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。

如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作，然后再失效。

∙已生效的合同可以变更。

参见合同变更。

删除单据

单据如不需要，则可以将该单据整张删除，单据行的删除请参见修改单据。

 【菜单路径】

基础设置－合同期初设置－期初合同－〖删除〗

基础设置－合同期初设置－期初结算单－〖删除〗

 合同导航－〖删除〗

合同工作台－〖删除〗

日常操作－批量生效/失效－〖删除〗

日常操作－批量结案/弃结－〖删除〗

 合同工作台－〖变更〗－〖删除〗

 日常操作－合同结算单备查簿－〖删除〗

日常操作－合同结算单－〖删除〗

 【操作步骤】

▪在单据列表界面删除单据

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.将光标移到要删除的单据行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要删除的单据记录。

4.在当前单据行，按〖删除〗按钮，系统提示是否要删除当前单据，确定则删除单据，否则不删除单据。

5.删除完当前单据，再重复3-5步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。

▪在单据列表界面选择要删除的单据

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.将光标移到要删除的单据行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要删除的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要删除的单据。

4.在当前单据，点击〖删除〗按钮，系统提示是否要删除当前单据，确定则删除单据，否则不删除单据。

5.删除完当前单据，再重复3-5步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。

 【注意事项】

▪下列情况不允许删除单据：

∙已生效的单据。

如要修改，则需将已生效未执行的单据失效，已执行的单据不可失效。

∙已结案的合同。

如要修改，则需将已结案的合同弃结并失效，已执行的单据不可失效。

∙有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。

如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作，还需要再失效。

∙用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据，如果单据确实不正确，可以修改该单据。

生效/失效单据

在实际业务过程中，生效常常是对当前业务完成的确认。

单据只有经过生效，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。

单据生效后，可以失效。

有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。

单据只能整张生效/失效，不可拆单。

生效/失效单据有二种方法：

▪在单据卡片界面进行生效/失效。

▪在单据列表界面进行生效/失效，其中合同、合同结算单可以批量生效/失效。

【菜单路径】

合同工作台－〖生效〗、〖失效〗

日常操作－批量生效/失效－〖生效〗、〖失效〗

合同工作台－〖变更〗－〖生效〗、〖失效〗

日常操作－合同结算单备查簿－〖生效〗、〖失效〗

日常操作－合同结算单－〖生效〗、〖失效〗

【操作步骤】

▪在单据列表界面选择要生效/失效的单据

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.将光标移到要生效/失效的单据行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要生效/失效的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要生效/失效的单据。

4.生效当前单据：

点击〖生效〗按钮，系统将当前单据生效，并将当前操作员写入表尾“生效人”。

5.失效当前单据：

点击〖失效〗按钮，系统将当前单据失效，取消“生效人”。

6.生效/失效完当前单据，再重复3-6步骤，直至所有需要生效/失效的单据生效/失效完毕。

▪在单据列表界面进行批量生效/失效（合同结算单）

1.进入单据列表界面，弹出过滤窗口。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按〖查询〗重新查询。

3.可以选择要进行操作的单据，单击〖选择〗显示对勾，再单击〖选择〗取消对勾，可〖全选〗、〖全消〗。

4.按〖生效〗、〖失效〗对所选择的合同结算单进行批量生效/失效，系统提示错误信息，并弹出【批量生效执行报告】，用户可以查看成功/失败信息。

▪在单据列表界面进行批量生效/批量失效（合同）　参见批量生效/失效