Lesson 7 Letter of apology 简案 详案.docx
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Lesson7Letterofapology简案详案
Unit2SocialCorrespondence
Lesson7Letterofapology
课题
Businessletterwriting&Lesson7Letterofapology
课时
6
时间
第一,二周
2.18,2.21,2.25,2.28
教学目标
知识目标:
1.Mastertheessentialpartsofabusinessletter
2.Knowhowtowriteabusinessletterandtheenvelope;
3.Knowhowtocomposeappropriatelettersofapology
能力目标:
1.Knowhowtomakeanapologyclearlyandsincerely
2.Knowhowtoavoidwordiness
3.Knowhowtopronounsconsistent
情感目标:
4.Raiseawarenessofimportanceofwritingabusinessletterandaletterofapology
教学重点
1.GetSstomasterthebasicexpressionsofwritingaletterofapology;
2.LeadSstowritealetterofapology
教学难点
LeadSstowritealetterofapology
教学资源
Teachingplan,PPT,CourseWebsite
教学过程
教学内容
教师活动
学生活动
时间分配
Step1
Lead-in
1.Businessletterwriting
1.Review
2.review
90mins
Step2
Writing
Letterofapology:
1.Partsofletterofapology
2.Wordsandbasicexpressions
3.Writing
1.givetasks
2.givetips
trytofinishthegiventasksinoneselforgroups
150
mins
Step3Comments
comments
givecomments
givecomments
20
mins
Step4Consolidation
Reviewthebasicexpressionsandthepartsofletterofapology
Review
Takenotes;Review
5
mins
Step3Comments&assignment
Practicewritingaletterofapology
givetasks
Takenotes
5
mins
Step4
Exam
Sentencetranslationandwritingexamination
examination
examination
45
mins
TeachingProcedures
Task1Businessletterwriting
Step1:
Leadin90’
ChoosesomeoftheSstocheckiftheycanstillremember7C,andthenshowthemonthescreen.
7C:
10’
1.Clearness(Clarity)清楚
1)explainyourselfclearly;
2)avoidingambiguoussentencesandneedlessjargon;
3)statementsinwell-constructedsentencesandparagraphs;
2.Conciseness简洁
4)inthefewestpossiblewords;
5)brieflybutcompletely;
3.Courtesy礼貌
6)morethanPolite;
7)sincere,tactful,thoughtfulandappreciative;
8)avoidirritating,offensiveorbelittlingstatements.
4.Consideration体谅
9)TrytoputyourselfinHISplace;
10)emphasizetheYOUattitude;
11)emphasizepositive,pleasantfacts;
5.Completeness完整
12)provideallnecessaryinformation;
13)Answerallquestionsasked;
14)givesomethingextra,whendesirable;
6.Concreteness具体
15)Tomakethemessagespecific;
16)don’ttrytowriteinaliterarystyle;
17)useactionratherthancamouflagedverbs;
7.Correctness正确
Step2:
Businessletterwriting80’
ⅠPartsofaBusinessLetter30’
1.EssentialParts必要部分
18)LetterHead信头
19)信头包括写信人地址和写信日期,通常写在信笺的右上角。
在比较熟识的朋友之间的通信,写信人的地址常可略去。
地址的写法通常是由小到大
20)Date日期
21)日期的写法,如1997年7月30日,英文为:
July30,1997(最为普遍);July30th,1997;30thJuly,1997等。
1997不可写成97。
22)InsideNameandAddress收信人名称地址
23)Salutation称呼
24)称呼指写信人对收信人的称呼,如Dear Xiaojun,写在信头的下方和信笺的左边。
称呼一般用Dear…或My dear…开头,称呼后一般用逗号。
25)BodyoftheLetter正文
26)正文(Body)这是书信的主体部分,即写信人要表达的内容。
27)ComplimentaryClose结尾敬语
28)它是书信结尾的恭维话,相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。
“Best wishes”,“Iloveyou”,“Manythanks”“Givemyregardstoyourfamily”
29)Signature落款
30)签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置,.签名应是亲笔书写,即使是打字机打出的信件,最后仍需亲笔签名。
在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely(用于长辈或朋友之间),或Respectfully yours/Yours respectfully(用于对长辈或上级)。
2.OptionalParts附加部分5’
31)AttentionLine具体收信人
32)SubjectLine事由
33)ReferenceNotation案号
34)Enclosure附件
35)CarbonCopyNotation(abbr.c.c.)抄送
36)Postscript(abbr.P.S.)附言
3.齐头式信件款式:
5’
注:
用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空
格,但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。
下面是另一种齐头式信件的格式。
ⅡEnvelopeAddressing信封格式10’
1.格式:
37)写信人在上,收信人在下
38)根据收信人名称地址的写法分两种格式:
39)缩格式(缩行式):
收信人名称地址逐行右缩
40)齐头式(平头式):
收信人名称地址左端对齐
2.Tips:
41)在信封的左上角写「寄信人」的名字和住址。
42)在信封的中间或右下角偏左的地方写「收信人」的名字和住址。
43)寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss,但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。
44)住址的写法与中文相反;英文住址原则上是由小至大,如必须先写门牌号码、街路名称,再写城市、省(州)和邮政区号,最后一行则写上国家的名称。
45)在信封的右上角贴上邮票。
46)信封上的邮政区号(zipcode),在美国州名之后以五位数阿拉伯数字表示,前三位数代表州或都市,后两位数表示邮区,至于邮政区号10027的念法是onedoubleotwoseven。
47)住址中常用字:
有简写的多用简写:
楼F(e.g.2F)巷Lane(e.g.Lane194)段Section;Sec.(e.g.Sec.Ⅱ)弄Alley(e.g.Alley6)路Road;Rd.(e.g.ChunghuaRd.)街Street;St.(e.g.YangkwangSt.)
3.ZhangXiang
NO.56MiddleSchoolstamp
Shanghai200433
People’sRepublicOfChina
Prof.K.F.Hill
DepartmentofMathematics
TheUniversityofMichigan
AnnArbor,Michigan48109
U.S.A.
48)注:
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处。
3.Businessletterandenvelopewriting30’
i.Pleasewriteabusinessletterandanenvelopeaccordingtothefollowinginformation:
25’
1)Sender′sname:
ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&Export Corporation.ShanghaiBranch
2)Sender′saddress:
568HuchiuRoad,Shanghai,China
3)Date:
March23,20.
4)Receiver’sname:
H.G.WilkinsonCompany,Limited
5)Receiver’saddress:
245LombartStreet,Lagos,Nigeria
6)Salutationused:
DearSirs,
7)Subjectmatter:
SewingMachines
8)TheMessage:
WethankyouforyourletterofMarch16enquiringforthecaptionedgoods.
TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachinesandwillenableyoutomakeasuitableselection.
11)Complimentaryclose:
Yoursfaithfully,
ii.Comments5’
Step2Writing(LetterofApology)150’
1.Ssgettobefamiliarwiththelearningaims:
1)Composeappropriatelettersofapology
2)Makeanapologyclearlyandsincerely
3)Avoidwordiness
4)Keeppronounsconsistent
2.Letterofapology
1)Whatistheletterofapology?
生活中,由于我们的疏忽或是不当行为给他人造成了伤害或财产损失,我们都需要想当事人道歉,说明原因,争取对方的谅解或赔偿对方的损失。
这种道歉信言辞要恳切真诚。
2)Format
道歉信的格式同普通信的格式一样。
3)Howtowritealetterofapology?
开篇:
开头先要向对方表示歉意,态度诚恳.
正文:
接着陈述犯错的原因,也就是要说出让对方原谅你的理由,
措施:
然后,在信中还要写明你将如何弥补你的过错,
结尾:
结尾则没有固定的格式,可以再次表示道歉,也可以说些客套话.
4)Newwords
apologizev.道歉apologyn.道歉
regret 抱歉 excuse原谅
forgive原谅shame羞愧
awkward难为情的 embarrassed尴尬的
interrupt打断 disturb 打扰
carelessness粗心大意careless 粗心的
compensate弥补 promise 承诺
5)Sentences:
1.IamsorrythatIwasoutwhenyoucametoseemeyesterdayafternoon.
非常抱歉昨天下午你来看我时我不在。
2.IamverysorrythatImissedourscheduledappointmentlastTuesday.
非常抱歉上周二我没能赴约。
3.Ihopeyoureceivedmymessageandwerenottooinconveniencedbymymissingourappointment.
希望您收到我的信息,并希望我的失约不会带来太多不便。
4.Iwillcallyourofficewithintheweektorescheduleanotherappointmentthatisconvenienttoyou.
我将在本周内与您办公室联系重新安排您方便的时间(见面)。
5.Ilookforwardtomeetingwithyou.
盼望见到您。
6.Thankyouforyourtimeandconsideration.
谢谢您的时间及(给予的)考虑。
7.IamsorrythatIcouldn’tattendyourpartybecause...
很抱歉不能参加你的宴会,因为……
8.Imustapologizetoyoufor...
我必须为……向你道歉。
9.Iregrettoinformyouthat...
非常遗憾地通知您……
10.Iamwritingtoapologizefor...
我写信为……向你道歉。
11.Iamwritingtoaskyouforforgivingness.
我写信请求你的原谅。
12.Letmeapologizeherethat...
让我在此为……道歉。
13.Iregretthatmycarelessnesshascausedyoutoomuchinconvenience.
为我的粗心给你带来这么多麻烦感到后悔。
14.Ioweyouanapologyfor...
我应该为……向你道歉。
15.IwishIdidn’tgiveyoutoomuchtrouble.
但愿没给你带来太多麻烦。
16.Thankyouforyourpatienceandunderstanding.
感谢你的耐心与理解。
17.Pleaseforgiveme.
请原谅我。
18.Pleaseacceptmyapology/apologiesfor...
请接受我对……的歉意。
19.Pleaseexcusemythoughtlessness.
请原谅我的考虑不周。
20.Isincerelyhopethatyouwillacceptmyapologies.
21.Pleaseacceptmysincerestanddeepestapology.
请接收我最诚挚最深切的歉意。
22.Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecausedbyit.
再一次为给你带来的不便道歉。
23.Ihopeyouwillexcusemeformycarelessness.
希望你能原谅我的粗心。
24.Pleaseacceptourapologiesforthetroublecaused.
对于给您造成的不便,请接受我们的道歉。
25.Wewishtoapologizeonceagainforthedelayindelivery.
对于此次的延期交货我们再次向您表示道歉。
26.Youshouldbeabletoconfirmthereceiptofthefundsinyouraccounttomorrow,yourtime.
Pleaseacceptoursincereapologiesforthedelay.
贵方应在明天收到汇款,请接受我们真诚的道歉。
27.Wewouldappreciateyourunderstandingandaskyoutoacceptourapologies.
我们感谢您的理解,并请求您接受我们的道歉。
28.Wewouldliketoapologizeforthedelayinansweringyourletter.
耽误了给您的回信,对此我们向您道歉。
6)Tips:
表达歉意要真诚清晰道歉信最主要的部分是真诚地表示歉意,不要敷衍了事并详细解释事情的经过,对自己的过时负责而不是推脱、责备他人或公司。
如:
Not:
MuchtomyregretthatImaynotbeabletokeepmypromisebecauseIhavesomethingurgenttodo.
非常遗憾不能遵守诺言,因为我有些急事要处理。
But:
MuchtomyregretthatImaynotbeabletokeepmypromisebecausemysisterwasinjuredinacaraccidentandImustlookafterherinthehospitalforseveraldays.
非常遗憾不能遵守诺言,因为我姐姐在车祸中受伤,我必须在医院里照顾她几天。
对于提出的补救措施一定要明确,并且在道歉信中还要注意强调正面信息,从读者的角度出发。
如:
Wewillreplaceyourshaver.我们给您更换剃须刀。
Icanseehowdisappointingthismusthavebeen.我们看得出您很失望。
Youhavetherighttobeupset.您有权利对此不满。
避免赘词(冗长)
商务信函的原则之一就是间接(conciseness)。
在道歉信中需要对自己的过失进行具体的
解释但尽可能简练。
为了避免冗长,做到以下几个原则:
(1)使用具体的词汇,去掉多余毫无意义的词汇;
(2)避免不必要的重复;
(3)简化词语或句子,尽可能用动词代替动词短语。
如:
Not:
takeintoconsideration
But:
consider
Not:
Keepthisinformationonfileforfuturereference.
But:
Keepthisinformationforreference.
Not:
Thereasonwearerecommendingthecomputerizationofthisprocessisbecauseitwillreducethetimerequiredtoobtaindataandwillgiveusmoreaccuratedata.
But:
Computerizingtheprocesswillgiveusmoreaccuratedatamorequickly.
7)代词指代的一致性
在写作中为了保持连贯性(coherence),尽可能避免不必要的人称转换。
代词指代一致是代词与其所代替或修饰的名词(或代词)在性、数、格上必须保持一致。
如:
Weweresorrytohearthatthewashingmachineyouorderedwasdefective,asdescribedinyourletterofApril29.你在4月29日来信中提到订购的洗衣机有问题,对此深感歉意。
8)Exercises:
FinishandchecktheexercisesfromP86toP95
9)Practice:
Writealett