供应商手册doc.docx
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供应商手册doc
一、广州开发集团简介………………………………………………………………..1
二、广州开发购物有限公司简介…………………………………………………….2
三、西南购物部门职能………………………………………………………………..2
四、采购部组织表……………………………………………………………………..3
五、采购流程…………………………………………………………………………..4
六、运营流程………………………………….……………………………………….9
七、收/退换货的规定………………………………………………………………...10
八、供应商须知………………………………………………………………………12
九、营销政策…………………………………………………………………………14
十、西南购物现场示范协议书………………………………………………………17
十一、促销表格………………………………………………………………………19
十二、防损政策………………………………………………………………………20
十三、超市付款流程…………………………………………………………………22
十四、附件………………………………………………………………………..…..23
1、供应商分析表…………………………………………………………….….23
2、商品报价单…………………………………………………………………..24
3、供应商合同…………………………………………………………………..25
4、合同标的…………………………………………………………………….30
5、关于供应商名称变更的规定………………………………………………..31
6、商品订单…………………………………………………………….……….32
7、供应商确认书………………………………………………………………..33
广州开发（集团）股份有限公司简介
广州开发（集团）股份有限公司是以经营零售百货、酒店娱乐、船舶供应、进出口贸易、免税商品供应、房地产开发、计算机安全软件开发的大型综合性商贸企业集团。
1997年1月24日在深圳证券交易所上市，公司注册资金23.760万元，总资产14.9亿元，员工1500余人，年实现营业收入6.6亿元，利润7000万元。
1998年创建西南地区第一家五星级酒店——富丽大酒店；经国家内贸部、广州市政府批准成立广州市商业企业第一家综合性进出口公司；2000年公司又挥师南下，在上海投资成立两家高科技公司，介入高科技领域发展。
多年以来，公司实力不断壮大，连续五年获得友谊外供系统经济效益首位；连续七年获得市重合同守信用单位荣誉称号；列入广州市纳税50强企业；“全国百家最大零售企业”、“中国最大三百家股份制企业”的行列，旗下的友谊商城独创的“星级服务体系”荣获“国家级企业管理现代化创新成果奖”，在国内西南地区百货业中首家通过ISO9000国家质量管理体系认证。
今天在“真诚相待、追求完美”企业理念指导下，公司正致力于将大连友谊建成一个高品质、高效益、高科技含量和高创新能力的大型现代化商贸企业集团。
广州开发购物有限公司简介
西南购物主要部门及职能
采购部组织表
采购流程
一、填写超市商品报价单
超市商品报价单对供应商和西南购物均具有约束力，该表是供应商与我们合作的第一
步，表中所列出的商品信息必须属实，如商品条形码、商品名称、产地、尺码、颜色、包装、供应商商品号、税率等，任何不正确的商品信息将使整个采购、营运和财务的最终结算的过程无法顺利进行，对于商品填在表中的信息有任何变动都应及时以书面形式通知采购员，重新填写一份超市商品报价单确认变更。
下面介绍一下填写商品报价单的正确方法，样式详见附件2。
表头部分
确认该表中的商品是国产、还是从某个国家进口；
填写六位数字的供应商编码，此码可咨询采购员；
供应商传真号码，此处必须填写，以便日后传真订单；
确认此表中的商品属于我们公司的哪个部门；
填写负责此表中商品采购工作的采购员和联系电话；
电脑联网：
目前此项业务未开展，在不远的将来会实现此项业务，那时供应商办理联网业务之后，可以通过网络与我们进行一些业务往来。
币种：
此张报价单所采用的币种；
（1）供应商：
此供应商的名称、地址、电话、邮编；
（2）厂商代理人：
该报告表中商品生产厂家的厂名、地址、办公电话、邮编、代理
人姓名、电话；
（3）发货信息：
在此处，若发货地点、运费或最低货限与供应商协议有所不同，请
列出。
供应商如有能力在商品上标识出我们的商品编号，请注明；
（4）折扣：
指商品进入我公司的折扣，其形式可以是折扣、免费货品或延长付款期
限，此折扣只适用于此张报价单上的商品。
（5）价格信息：
此处填写付款条款不同于供应商协议，广告折扣抵偿此商品的广告
印刷费和分发费，其它双方同意的折扣。
表格中的信息：
供应商商品号：
上半部分区域填写贵公司的商品号，此码对我们与供应商均有帮助，
将成为规格之外另一个区别同类商品的标志；
条形码：
必须填写每件商品条形码的所有数字，备有条形码实物用做测试；
商品名称：
简明的商品说明；
原产地：
填写生产地址，若是国内生产，写明省份和城市名称，若为进口商品，写明国家名；
等级：
产品的等级；
尺码/颜色：
填写相关的说明；
规格：
产品规格；
单位：
适用的计量单位，用来销售的单位；
大箱包装：
一大箱内商品的数量；
大箱包装成本：
大箱内所有商品的不含税总成本；
单价：
单个包装的含税成本价
增值税（买入）：
进项税；
增值税（卖出）：
销项税。
填写须知：
1、将商品报价单填写完整；
2、请务必填写日期、并签字；
3、填写中有疑问，咨询采购员；
4、订单中商品信息与商品报价单不一致，请勿发货。
二、提供供应商资质证明
1、生鲜食品供应商需要的证件
营业执照工商复印件
国税证（及一般纳税人证明）
卫生许可证
法定代表人证明
委托代理人证明
增值税发票的复印件
生产许可证
地产食品卫生检疫证明
2、食品供应商需要的证件
营业执照工商复印件
国税证（及一般纳税人证明）
卫生许可证
法定代表人证明委托代理人证明
增值税发票的复印件
授权书或生产许可证
质检报告
注册商标证明
外埠准销证（地产产品卫生检疫证明）
进口商品完税证明
进口商品检疫证明
3、化妆品、洗涤用品、卫生用品供应商需要的证件
营业执照工商复印件
国税证（及一般纳税人证明）
卫生许可证
法定代表人证明
委托代理人证明
增值税发票的复印件
授权书或生产许可证
质检报告
注册商标证明
外埠准销证（地产产品卫生检疫证明）
进口商品完税证明
进口商品检疫证明
4、服装、小饰品供应商需要的证件
营业执照工商复印件
国税证（及一般纳税人证明）
卫生许可证
法定代表人证明
委托代理人证明
增值税发票的复印件
授权书
质检报告
注册商标证明
进口商品完税证明
进口商品检疫证明
5、家用电器供应商需要的证件
营业执照工商复印件
国税证（及一般纳税人证明）
卫生许可证（消毒柜）
法定代表人证明
委托代理人证明
增值税发票的复印件
代理授权书（不是生产商）
电工产品认证
注册商标证明
进口商品完税证明
进口商品检疫证明
运营流程
收货商品
输送卖场
续订单资讯传递
收货资讯传递
供
货
选择商品、
决定进价、
售价、确定促销
（资讯传递）
开发票结帐初次订单采购部订单
通知结帐付款厂商资料、商品促销资料
续
订
单
收货、退/换货规定
收货流程
1、供应商在接到订单后应提前24小时同超市收货部预约时间；
2、供应商持有效订单在规定时间来到收货部审单处，有效订单指：
（1）订单必须是原件或复印件；
（2）订单必须清晰完整，具备首页和末页；
（3）必须在取消日之前送到（含取消日）
（4）供应商持本公司的出库单。
3、审单员确认后，供应商应在其合理安排下有序的进入收货平台；
4、进入收货平台后应及时卸货，完毕后在第一时间内将车辆驶离收货平台；
5、仓台收货员按照订单及收货程序开箱查验收货，不合格者拒收；
6、收货完毕，供应商在收货员的指引下将商品放在指定处；
7、在收货窗口领取收货单作为结帐凭证；
8、供应商必须严格遵守收货部的黄线原则，如需进入后场则必须在防损员处领取访客
牌后可进入；
黄线原则：
任何进入黄线内的货物即为本公司的商品！
索赔退换货流程
1、供应商到超市索赔部办理退换货事宜至少需提前24小时打电话预约，可避免多人
在同一时间到来；
2、索赔时限：
A、电器、珠宝、化妆品类当天定案，供应商从索赔日期起30天内办理退换货，
30天后扣款不保留商品；
B、服装、五金、塑料制品、家居用品、日用品类供应商从索赔日期起14天内办
理换货，14天后退货不可换货，30天后扣款不保留商品；
C、干货、饮品、酒、粮茶类，供应商从索赔日期起2天内办理退换货，2天后扣
款不保留商品。
3、供应商持有效证件（单位介绍信、身份证）和相应商品来超市收货部索赔办公室办
理手续；
4、办理退货时，供应商应在第一时间将已经退换的商品拿出黄线，尽可能使之远离收
货区域。
收货区制度
1、严格遵守超市的规章制度；
2、禁止在收货区吸烟、吃东西；
3、禁止在收货区内进行商品交易；
4、禁止在收货区内漫骂、殴斗。
商品保质期管理规定
类别
商品品类
保质期限
收货标准
备注
食
品
杂
货
一般包装食品
一年以上
不短于1/2保质期
对特殊商品（促销、周转率极高的商品）需采购部与供应商确认后方可收货。
一般包装食品
一年以下
不短于2/3保质期
冷冻冷藏品（奶制品、豆制品）
地产
当日生产
冷冻冷藏品（奶制品、豆制品）
外地产
不短于2/3保质期
冷冻冷藏品（真空包装食品）
不短于2/3保质期
非
食
品
HBA护理用品
1---3年
保质期1/2以上
个人卫生用品
1---3年
保质期1/2以上
清洁用品
1---3年
保质期1/2以上
百货类商品
无保质期
无保质期收货标准
文具、玩具、服饰、家电、家居
无保质期
无保质期收货标准
果
蔬
干货、蜜饯、果冻、糖果
外地产
不短于1/3保质期
干货、蜜饯、果冻、糖果
地产
不短于1/2保质期
热食
熟食
地产
当日生产
供应商须知
销售条件
*保证最低成本
我们双方都希望向顾客提供最低价的商品，超市有很好的销售业绩，为此，我们必须拥有最低成本。
如果我们发现您向其他零售商提供的成本价低于向我们提供的进价，我方将考虑终止与你方的合作关系。
*新店支持
随着西南购物在各地的发展，与我们合作的供应商也将有机会进入各地的超市，这是供应商的极大优势，因此，我们要求供应商对新店给予大力支持。
业务要求
*保持充足库存
我们向顾客提供优质服务，不希望任何一个、商品缺货，为了满足顾客的需求及保障销售，供应商应保证充足的货品供应。
*及时、完整送货
我们非常重视商品的周转速度，并将其控制在一个合理范围内，当超市对某些商品下定单时，供应商应及时预约送货，以使顾客买到所想买的商品。
*处理索赔
为尽快结帐，供应商应及时处理索赔商品。
不按要求处理的供应商会被终止或推迟结款。
*促销计划
采购员应与供应商共同决定促销期的促销量，供应商应保证促销期内有足够的库存。
所有促销活动必须提前30天提交我们的采购员，采购部需要足够的准备时间通知各连锁店，大型活动需由营销部统一安排。
我们希望供应商积极参与促销计划来推动销售，并能支持所有的超市促销活动、开张促销和周年店庆活动。
*赠品管理
赠品指供应商在做促销时提供的免费赠品，在顾客购买该供应商指定的商品时附带赠送的产品。
赠品由收货部及前台部共同验收，供应商在送货时需持有采购经理签字的《西南购物促销表》。
供应商需在促销活动期间保证赠品品种，应事先与超市前台部联系。
供应商应在促销结束一周内将所剩品取走，逾期者超市将自行处理。
*商品信息
商品规格或名称等发生变化，应及时通知相关采购经理，以使电脑系统中的商品信息始终保持高度准确。
若商品条形码发生变化，必须通知采购经理变更系统中的旧条玛，之后才能出订单送货。
*顾客退换货及索赔约定
因商品的质量、性能、厂家售后服务等原因导致顾客要求退换货、索赔等投诉的，超市有权根据自己的退换货及索赔规定进行处理。
如果超市以各种形式对消费者作出的有关退换货规定优于国家法律法规规定的，供应商应无异议的接受，以维护双方良好的商业信誉。
在接到顾客的赔偿请求时，超市有权根据自己的判断先赔偿后，对供应商行使赔偿损失请求权。
罚款
我们本着与所有供应商诚信、友好合作的态度，但对某些违反合作原则的供应商，我们会采取一定的处罚措施。
1、供应商必须保证商品质量，如商品出现质量问题或被顾客投诉，供应商除承担赔偿
顾客的损失外，我们每次予以200元罚款，情节严重者予以500元罚款。
若供应商将商品生产日期提前或私自篡改生产日期，予以1000元罚款，两次行为者终止与其业务往来。
2、供应商不预约送货或不按预约时间送货，影响收货部的收货进度，造成收货仓台的
拥挤现象。
另外有的供应商送来的商品条形码与其提供的商品报价单不符，给收货及销售带来许多问题，鉴于此，我们对未能按预约送货、提供错误条形码的供应商每次予以500元罚款，如因故不能按预约时间送货，请于预约时间24小时前电话通知收货部，重新预约时间。
3、生鲜品按超市规定的时间送货，不得拖延；紧急订单须随时送货；对于没有按规定时间送货的供应商，视次数采取以下处理办法：
减少陈列面积、予以500元罚款、商品撤柜。
4、商品缺货时间超过一周，每次予以500元罚款；促销期内缺货每次予以1000元罚款。
5、赠品未经收货部进入店内，每次予以500元罚款。
6、供应商派驻超市理货员、促销员私自改动商品陈列位置或排面大小，处200元罚款。
注：
以上罚款将在货款中扣除。
商品撤柜
西南购物每月都会淘汰一部分滞销商品，以给予其它新品销售的机会。
1、每月单品销售业绩在小分类中排名最后十名者；
2、三个月内因商品质量问题被顾客投诉三次者。
营销政策
超市广告服务
西南购物下各超市都会提供：
灯箱、柱面、手推车、购物袋等广告资源给供应商租用或赞助，以协助各供应商宣传其商品或提高企业知名度。
如有意向，欢迎致电西南购物营销部，联系电话：
现场促销规定
1、供应商必须提前至少四周与本公司采购经理联络签订现场促销合同。
供应商所派之商品现场促销员须经本公司批准后，方可在西南购物超市进行商品现场促销活动。
如供应商租用本公司促销车，则供应商需自备除促销车外所有设备，包括纸巾、茶杯、微波炉、电子煎炸平底锅等。
所有供应商提供的样品、促销设备、赠品等，必须在促销结束两日内带走，否则超市自行处理。
2、供应商提供样品促销，应至少提前两天与本公司收货部预约送货时间，并将货品送到收货部，所有设施、促销商品及赠品都必须经指定收货通道进出。
在预约发货之前，供应商必须在每件促销商品上清晰地作出带有其公司名称的标记以区分其他公司的产品。
如果促销商品与超市商品是同类商品，必须在每一件商品上粘贴西南购物促销标签，促销标签到收货部购买，并将电脑小票贴于展台上以备营销部员工查核。
如发现供应商所促销样品既无标签也无小票，其促销样品将被视为偷窃物品而进行处理。
3、供应商必须将其促销样品及其它促销设备于促销日上午九点前带到超市，并在指定地点准备促销活动。
本公司要求供应商促销员之工作时间与超市营运时间一致。
促销员申请流程及管理规定
1、促销人员申请及清算流程：
（1）供应商如需在超市内配备促销员，应向采购部提出申请，采购部同意后将促销申
请表转到超市营运部，营运部安排面试、培训，合格后方可上岗。
面试时间：
每周二上午9：
00-11：
00；地点：
西南购物；；面试时须带身份证、健康证、
毕业证、毕业证等相关证件及两张近期一寸红底照片。
围裙租用费10元/周/人，胸牌费用：
20元，押金200元。
交费时间每周二、周四上午11：
00-11：
40。
（2）自身条件
A：
卫生防疫部门颁发的有效期内的健康合格证；
B、有效的本人身份证；
C、较好的综合素质，高中以上学历，举止端庄，讲普通话，有售货经验为佳；
D、遵守公司的各种规章制度，热爱超市工作，敬业敬岗，具备良好的职业道德，工作
积极主动；
E、年龄在30周岁以下（家电、健身器材除外），女性身高1.60米以上，男性身高1.70
米以上，举止容貌端庄；
F、户籍为广州市内四区户口（中山区、西岗区、沙河口区、甘井子区）。
（3）经超市营运部面试合格并参加培训后方可上岗。
供应商不允许随意更换促销人员，
换人需提前通知营运部，并要立即提供候选人重新参加面试。
（4）促销人员一经录用将视同超市正式员工管理。
（5）清算流程：
促销员离店时须遵循以下要求：
A：
详细填写促销员清算单
B：
促销员在退场时，必须由卖场经理签字确认后，连同胸牌、围裙、更衣箱钥匙于每
周二下午13：
30-14：
30到超市办理退场手续：
超市相关人员对以上内容及使用商场物品、资料的损失赔偿情况进行确认无误后，方可办理清算手续。
C：
厂家促销员须在促销活动结束后一周之内到超市营运部办理清算退场。
逾期不办理
者押金不返还。
2、促销员不得在促销商品时吃东西、喝饮料、嚼口香糖、随处走动或坐下休息及乱靠
货架，促销员应保持谈吐得体、热情周到、严格遵守本公司各项制度。
促销员不得在促销时间互相闲谈及购物，更不得在促销时间内试食促销样品。
3、供应商所指派的商品促销员可穿超市集团统一的促销员服装，经营销部特许批准
后，可以穿带有其公司明显标志的制服且必须佩戴其公司工牌。
所有供应商之展示人员进入超市时必须在进店时登记，然后和营销部联系促销位置，促销位置确定后，未经本公司营销部主管批准不得随意更换。
4、促销员的服饰、仪表必须整洁、得体。
（1）鞋袜必须整齐，不得穿露脚趾的鞋子。
（2）请穿白色衬衫、深蓝色或黑色长裤并配着超市集团促销围裙。
（3）头发必须保持干净、整洁，男士头发不得过耳，女士长发必须梳理到脑后。
（4）供应商自备制服者须经超市集团营销部同意后方可着其制服进行促销。
5、供应商促销员及本店员工不得购买破损商品。
6、促销员必须保持台面干净整洁，手边须放有纸巾随时擦去污物，保持地面无垃圾、
安全第一，接待顾客时出现差错应及时向上级汇报详细情况，接受批示。
不隐瞒错误，自作主张。
7、有事离岗须请假，不准擅离岗位和串岗。
除休息时间外，所有促销员必须于现场促
销处站立。
用餐时间各超市安排。
任何时间不得将食物、设备或刀具单独留在促销桌上。
热的展示物品必须等其冷却后方可离开。
确保切断电源，否则因促销员失职产生的一切后果由供应商负责承担。
8、给小孩试用任何产品前，必须首先征得其家长同意。
9、为了顾客的健康，不得使用木制砧板。
10、随时对货架商品进行整理（商品排面、货架卫生）。
促销人员
11、任何促销不得以任何方式贬低店内的其它同类产品，或使用夸张、强卖等促销手段。
12、如需要电源接线，请联系前台部或超市管理人员，检查是否符合安全标准。
13、如供应商欲在展示期内派发免费赠品，其赠品派发必须先经本公司采购部部长的
同意且必须在超市指定时间、地点派发。
详情请与营销部主管联系。
14、在商品促销期间，一旦西南购物的管理人员认为供应商促销员不遵守超市的规章
时，该促销员将被逐出超市，本店管理人员会根据有关事宜同供应商联系。
所有因此促销员行为所产生的后果完全由供应商承担。
15、供应商所带之促销商品（除相机、手表等贵重物品外）及促销员私人物品全部寄
存于超市指定的位置。
16、西南购物保留不予提前通知的情况下，任何时候拒绝或停止商品现场促销的权力。
17、供应商必须严格遵守促销协议的期限规定，在促销期到期后，仍在卖场进行促销
的厂家，营运部将对厂家处以500元之罚款。
18、供应商确认对其所指派的促销人员持有合法进入及滞留本公司超市所属地区的有
效身份证件。
19、供应商确认对其所指派的促销员的个人品德进行了深入调查并负有责任。
如果供
应商促销人员在本公司所属超市区域偷盗本公司或他人的财物被抓获，供应商同意支付本公司违约金人民币5000元。
西南购物商品现场示范协议书
顺序号：
商店号：
供应商资料：
采购员资料
货商号：
货商名称：
地址：
电话：
传真：
签名：
日期：
采购员姓名：
分机号：
部门：
采购员签名：
日期：
采购部长签名：
日期：
西南购物商品示范收费标准：
A、西南购物提供示范员
—1周示范（6小时/天）RMB560（）
—2周示范RMB1，120（）
—3周示范RMB1，680（）
—4周示范RMB2，240（）
—周六、周日示范（两天）RMB400（）
—供应商自备录像电视设备
B、经采购员批准由供应商提供示范员
—手推车或花车（1个）（由超市提供或供应商自备）每周费用
RMB200（）*（数量）
—租借1件西南购物示范裙每周费用RMB10（）*（数量）
C、西南购物提供人员派发赠品（仅适用于西南购物内，每次派送标准数量为3种）
—2周（派发时间为各超市营运时间）RMB300（）*（数量）
—4周（派发时间为各超市营运时间）RMB500（）*（数量）
—超出标准数量的赠品，每种每四周加收（不足四周均以四周计）
RMB300（）*（数量）
D、由供应商提供促销员的幸运抽奖活动（仅适用于西南购物内）
—2周RMB300（）*（数量）
—4周RMB500（）*（数量）
E、示范商品
供应商提供示范商品（不收示范商品费）
供应商从西南购物以零售价格购买商品
示范所用商品金额：
F、展示费用总额：
RMB：
期望展示日期
周别
时间
商品编号
商品名称/录像示范内容
成本
示范期订货量
商品数量
备注
注意：
1、请在要求商品示范日期前4周将此合同经采购员送交营销部；
2、供应商提供示范商品并于示范开始前将样品送至超市，如样品没有存货，则相关时间的
示范将被取消；
3、西南购物示范时间时周六至下周五为一周，请按需选择。
供应商促销必须从星期六开始；
4、供应商商品现场示范时间为西南购物的营运时间；
凡示范围裙的任何破损或丢失将按照每件50元人民币收费并将于供应商货款中扣除；
5、基于不同情况，供应商所要求的示范时间可能会有所调整，西南购物保留调整示范日期
和收费的权利；
6、供应商必须先到财务部交付示范费用并将付款发票或复印件交营销部展示主管后可进
行示范；
7、有关商品现场示范的疑问请咨询采购部；
8、西南购物保留在不予提前通知的情况下，任何时候拒绝或停止商品现场示范的权利；
9、如供应商没有依照每周示范协议的安排进行商品示范，供应商仍须交纳相关展示费用。
对此，西南购物保留从供应商货款中扣除以上费用的权利。
西南购物促销表格
供应商资料：
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