长沙全宗编号再修改定08523.docx
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长沙全宗编号再修改定08523
恒大地产集团长沙置业有限公司
档案全宗编号与档案分类编目原则
一、档案全宗编号
全宗号——HD1（CS0）
1、HD1（CS0）—“HD1”表示“恒大地产集团”；“CS”表示“长沙公司”，“0”表示“地区公司”。
2、若长沙公司下设分、子公司，根据分公司成立的时间顺序编号为1、2、3……，下属分公司档案全宗编号HD1（CS1）表示；下属子公司，根据子公司名称为“某某”，如：
设立“长沙园林公司”，档案全宗编号HD1（CS）.YL表示。
二、档案分类（详见附表）
为保持公司档案分类的统一性和规范性，结合集团公司目前档案的分类原则，根据国家档案管理部门有关要求，现明确如下：
1、文书档案（文书）目录代字：
A
2、项目档案（科技）目录代字：
B
3、资产档案（其它）目录代字：
C
4、会计档案（专业）目录代字：
D
5、声像档案（其它）目录代字：
E
6、实物档案（其它）目录代字：
F
7、人事档案（专业）目录代字：
G
……
三、档案排列及目录标识方法：
1、文书档案：
（1）文书档案的目录代字为A，按年度—问题（内容）—保管期限组卷。
一级属类分为行政文书1、管理监察2、营销策划3、行政广告合同4、党政管理5。
（2）行政文书分二级属类相应为证照1、文件2、公函3、法律4、计划5、经营6。
（3）保管期限分为永久、长期、短期，分别为Y、C、D。
档号结构为：
2007—A1.1—Y-1
件号（第一件）
保管期限（永久）
二级属类（证照）
类型编号（行政文书类）
文书档案
组卷年度
2、项目档案：
项目档案目录代字为B，按其类型分别定一级属类为：
1、报建、用地；2、工程（细分为勘察、施工、监理）；3、招投标；4、预决算（结算）；5、工程合同（细分为施工合同、购销合同、设计合同、租赁合同、其它类合同等）；6、图纸（施工图、竣工图）。
根据工程项目的开发时间定第一项目为二级属类为1、第二个项目为2、……。
保管期限一般为永久。
以一个工程项目进展过程或阶段所形成的资料组卷装盒，每个类目可立卷若干。
如：
报建类组成1卷、2卷、3卷……
档号结构为:
B1.1.1-1
案卷顺序编号（第一卷）
三级属类（报建）
二级属类（第一个项目）
一级属类（报建用地）
项目档案类目录代字
3、资产档案：
资产档案的目录代字为C，资产档案包含设备、仪器类。
按资产立项、购置、安装、使用等过程形成的资料装盒组卷，其中包括使用指南或说明书等。
资产档案的一级属类为设备1、仪器2、资产3、其它4。
设备类二级属类为办公设备1、运输设备2、工程设备3等。
其它的类型可按此原则分类。
保管期限一般为长期。
每10年给定一个目录序号。
档号结构为:
C1.1.1—1
盒号或件号（第一盒或件）
目录顺序号（第一本目录）
二级属类（办公设备）
一级属类（设备）
资产档案类目录代字
4、声像档案：
声像档案的目录代字为E，照片（附：
底片）、录音带等按形成时间分类型分别编顺序号。
声像档案的一级属类为照片1、录音带2、录像带3、磁盘、光碟4。
保管期限一般为永久或长期。
每10年给定一个目录序号。
档号结构为:
E1.1—1
案卷号（第一卷）
目录顺序号（第一本目录）
属类编号
声像档案类目录代字
5、实物档案：
实物档案（荣誉档案）的目录代字为F，按载体分类，按每个属类形成时间先后各自编号。
实物档案的一级属类为锦旗1、奖牌2、奖杯3、题词4、其它5。
保管期限一般为永久、长期、短期。
每10年给定一个目录序号。
档号结构为:
F1.1—1
件号（第一件）
目录顺序号（第一本目录）
属类编号
实物档案类目录代字
6、会计档案：
会计档案的目录代字为D。
会计档案包括财务档案和资金档案。
会计档案的一级属类为财务1、资金2，财务类二级属类为单位一1、单位二2、……，三级属类为凭证1、报表2、账簿3、其它4。
资金类二级属类为项目1、项目2…..，三级属类为1、第一个项目；2、第二个项目；…，三级属类为1、合同；2、协议；3、评估报告及其它类。
保管期限为永久、定期（25年、15年、5年、3年），每5年给定一个目录序号。
档号结构：
D1.1.1.1—1
案卷号（第一卷）
目录顺序号（第一本目录）
三级属类（凭证）
二级属类（第一个单位或项目）
一级属类（财务类）
会计档案类目录代字
7、人事档案（根据集团人事档案管理办法中,统一编著形成）：
人事档案的目录代字为G。
按在职人员和离职人员档案依次编案卷号。
一级属类为1、在职；2、离职。
其中G1.1代表1998-2007年入职的在职人员档案；G1.2代表2008-2017年入职的在职人员档案；G2.1代表1998-2007年代表离职人员档案；G2.2代表2008-2017年离职人员档案）。
每10年给定一个目录序号。
保管期限一般为永久、长期或短期。
目录标识如下：
G1.1-1
案卷号（第一卷）
目录顺序号
属类编号
人事档案类目录代字
附件一:
恒大地产集团长沙公司档案分类体系一览表
附件二:
恒大地产集团长沙有限公司档案分类明细
附件一：
恒大地产集团长沙公司档案分类体系一览表
目录代字：
ABCDEFG
附件二
恒大地产集团长沙置业有限公司档案分类明细
1、文书档案：
目录标识:
A文书档案；保管期限：
永久、长期、短期，分别为Y、C、D，按年度—问题（内容）—保管期限组卷。
文书档案细分：
如：
2007－A1:
行政文书
A1.1:
证照
A1.1－Y－1:
恒大地产长沙置业有限公司证照
A1.1－Y－2:
湖南雄震投资有限公司证照
A1.1－Y－3:
湖南盛基置业有限公司证照
A1.1－Y－4:
金碧物业有限公司长沙分公司证照
……
2007－A1.2:
文件
A1.2－Y-1:
长沙公司发文[正规发文后附审批表]（重大会议通知、决定、制度、战略规划等）、集团规章制度发文、公司领导任免与调整、董事会决议等
A1.2－C-1:
较重要的长沙公司发文[正规发文后附审批表]、呈批文件（理顺管理、较重要的请示、报告、批复、失职问责等）、较重要的集团来文等。
A1.2－D-1:
一般性的长沙公司发文[正规发文后附审批表]、呈批文件（工作委托书、承诺函、集团部门来文等）
2007－A1.3:
公函（除报建往来函件外，报建类往来函件归档到报建类）
A1.3－Y-1：
重要的发给政府部门函件及回复，政府部门及外单位来文
A1.3－C-1：
较重要的发给政府部门函件及回复，政府部门及外单位来文
A1.3－D-1：
一般性的发给政府部门函件及回复，政府部门及外单位来文
2007－A1.4:
法律
2007－A1.5:
计划
A1.5－Y-1:
长沙公司年度计划等
A1.5－C-1:
长沙公司半年、季度计划，部门年度计划等
A1.5－D-1：
长沙公司月度计划、部门月度计划等
2007－A1.6:
经营
A1.6-Y-1雄震公司移交资料、雄震公司历史沿革资料、嘉建公司购地资料、盛行基公司注册资料、公司年度工作总结、公司年度战略规划等
A1.6-C-1档案资料保管清册、档案鉴定与销毁清册、各部门年度数据统计、部门年度工作汇报等
A1.6-D-1档案资料移交清单、档案统计台帐、档案印章利用登记本等
2007－A3：
营销策划（－1、－2…）
A3.1：
营销策略
A3.1-C-1：
市场调研、策划方案、销售方案、定价方案和广告设计方案等。
A3.1－Y-1：
年度的、全局性的形象和品牌宣传资料、广告材料（报纸、杂志、书籍、宣传画册等）
2、项目档案：
目录标识:
B项目档案；保管期限：
永久
B1报建用地、
B1.1恒大华府
B1.2恒大名都
B2工程
B2.1恒大华府工程
B2.1.1勘察
B2.1.2监理
B2.1.3施工
B3招投标
B3.1.恒大华府招投标
B3.1.1设计招投标
B3.1.2勘察招投标
…
B4预决算（结算）
B4.1恒大华府预决算
……
B5工程合同
B5.1恒大华府工程合同
B5.2恒大名都工程合同
B6图纸
B6.1恒大华府图纸
B6.1.1施工
……
3、资产档案：
目录标识:
C资产档案；保管期限：
长期,每10年给定一个目录序号。
2007-2016年
C1设备类：
C
C
C
C2仪器
C
C
……
C3资产（低值易耗品、办公家具类等）
C4其它
2016－2025年
C1.1.2办公设备
……
4、会计档案：
目录标识:
D会计档案保管期限：
永久、定期（25年、15年、5年、3年）每5年给定一个目录序号。
D1财务档案
D1.1长沙公司会计档案
2007－2011年长沙公司会计档案
（按时间顺序编流水号）
报表
其它
2012－2016长沙公司公司会计档案
……
D1.2湖南雄震投资有限公司会计档案
2007－2011年
D凭证
D
D帐簿
D
2012－2016年
D凭证
……
……
D2资金档案保管期限：
永久、定期（25年、15年、5年、3年）每5年给定一个目录序号。
D2.1恒大华府项目资金档案
2007－2011年
D
D
D
……
D2.2恒大名都项目资金档案
5、声像档案：
目录标识:
E声像档案保管期限：
永久或长期,每10年给定一个目录序号。
按形成时间分类型分别编顺序号。
2007-2016年
E1.1：
照片（附：
底片）（编号－1、－2……）
E2.1：
录音带（盒号－1、－2……）
E3.1：
录像带（盒号－1、－2……）
E4.1：
磁盘（盒号－1、－2……）
E5.1：
光碟（盒号－1、－2……）
2016－2025年
E1.2：
照片
……
6、实物档案：
目录标识:
F实物档案保管期限：
永久、长期、短期，每10年给定一个目录序号。
F1.1（件号－1、－2……）
2007－2016年
F1.1锦旗
F2.1奖牌
F3.1奖杯
F4.1题词
F5.1其它
2017－2026年
F1.2锦旗
……
7、人事档案：
（参照人事档案管理办法编制）
目录标识:
G人事档案保管期限：
永久、长期或短期，每10年给定一个目录序号。
一、在职人员档案
1998-2007年在职人员：
G1.1-0001（按入职先后顺序编流水号）
2008-2017年在职人员：
G1.2-0001
……
说明：
1、当前十年在职人员卷宗号出现空位时（如离职）可循环利用。
2、已过去十年在职人员卷宗号出现空位时，保留原编号。
二、离职人员档案
1998-2007年离职人员：
G2.1-07080001（07年8月离职第一人，按离职先后顺序编流水号）
2008-2017年离职人员：
G2.2-08080001
仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。
Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.
NurfürdenpersönlichenfürStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.
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