再说ERP系统进销存数据输出.docx

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再说ERP系统进销存数据输出

再说ERP系统“进销存”数据输出

2014-07-14

周清湘

一、引言

十几年前，笔者作为企业中一名核心的信息化技术员工，在实施国外ERP系统的过程中深深体会到库存（或财务）“进销存”报表需求的紧迫性。

于是，应仓库、财务人员的要求在系统中开发了“进销存”报表数据输出功能，与此同时，笔者总结了其中的关键业务环节，就此撰写了一篇《国外ERP之中国财务收发存》。

时至今日，笔者已经成长为企业信息化建设的领军人物，从笔者对本企业的了解以及与其它企业的交流中得知：

财务（仓库）“进销存”数据输出依然是ERP系统应用中棘手的问题。

可能有人会说：

不就“进销存”吗？

多大点事儿！

又不是信息化战略规划。

笔者不太认同这种看法，原因是很简单：

不去解决具体的业务诉求，说什么都没用！

兔子钓鱼的故事正说明了这个观点。

第一天，小白兔去钓鱼，一无所获。

第二天，它又去钓鱼，还是如此。

第三天，兔子刚到河边，一条大鱼从河里跳出来，大叫：

你要是再敢用胡萝卜当鱼饵，老子就扁死你。

信息化建设中最忌讳：

你给的都是你自己“想”要的，而不是对方想要的。

二、困惑所在

因国外ERP系统没有类似中国式“进销存”格式的数据存储，仅是会计期间结束时物料数量、金额的简单结存。

若物料在本期间内没有任何业务发生，存储结构就继承了上一会计期间的余额，但不进行任何物料数据余额的记录。

所以，即便使用程序开发“进销存”报表，必须通过复杂的业务逻辑、数学逻辑演算后才可能得以实现。

一般情况，业务用户所浏览的“进销存”报表多是当前会计年度，顺便做出一个同期对比，这样以来，就是两年的历史数据。

若这个“进销存”报表在时间的选择期间上没有任何限制（即：

不是整月、整年固定期间），加之ERP系统年陈月久的积累，形成了海量的物料交易记录；又有复杂演算逻辑限制，使得报表运行效率极为低效。

其次，物料交易过程中，因仓储业务状态的不同，导致交易过程产生金额上的差异，这些差异金额往往以总账科目形式计入存货，很难区分差异金额是由哪个物料所产生的。

差异金额无法明细化、具体化将造成“进销存”余额的不平衡。

因此，就出现了一个效率低下、数据不正确的“进销存”报表，终端用户能够对此满意吗？

答案是不言而喻的。

三、核心技术应用

事实上，多数ERP系统提供了技术手段来解决这类问题。

我们就以SAPERP系统为例来阐述技术应用。

SAP为解决OLTP系统数据整合和实时展现的需要，特别在系统中植入了“信息结构”技术。

即：

用户根据自身的需要定义数据结构，确定数据整合逻辑及数据汇集粒度，待确定无误时激活该“信息结构”。

“信息结构”一旦被激活，任何与之相关的业务操作都会按照事先设定的逻辑要求自动刷新（添加、修改、删除等）对应的“信息结构”。

通过“信息结构”整合后的数据其存储容量将被压缩为原来的百分之一左右，这样，就解决海量数据实时汇集问题，“进销存”报表运行速度也将提高50倍左右。

分类账技术也是很关键的。

在SAPERP系统中，利用该技术对存货科目实施分类账管理，解决物料存货差异金额的明细化、具体化问题，跟踪差异金额到对应的物料；同时，也可实现数据存储压缩功效。

这样以来，“进销存”报表金额差异问题就迎刃而解了。

四、应用案例

笔者当年主持一快速消费品企业的信息化建设时，使用SAP系统“分类账”+“信息结构”的方法，成功的实现了“进销存”报表准确、快速的输出。

具体案例应用如下：

1、分类账配置

1.1定义表组（GCIN）

在对象表ZFM003O加入所需要特殊字段，由于要实现进销存，工厂和物料是必须的。

由于本公司采用了分割评估，所以需要将评估类及评估类型也加入对象表。

1.2安装表组（GCIN）

安装前尽量关闭打印机或切断打印机连接，否则会打印很多废纸。

1.3维护字段移动（GCF1）

1.4定义基本数据集（GS01）

由于此分类账只更新存货类科目，将系统存货类科目创建为一个数据集合，在后面规则里面限定在此集合内科目才更新分类账。

1.5定义规则（GCVZ）

限定分类账更新规则，在此限定存货类科目才能更新分类账。

1.6定义分类账（GCL1）

点击“分配公司代码”

点击“分配作业”

注：

“写入分类账”列不可“打勾”，否则上面更新规则失效。

点击“分类账选择”

选定分类账更新规则。

2、信息结构配置

2.1定义数据元素（SE11）

创建信息结构时可以借用系统字段，但由于描述不清晰，所以自建数据元素。

2.2扩展结构MCBEST（SE11）

点击“AppendStructure…”，将上面新建数据元素加入结构MCBEST。

2.3维护自定义字段目录（MC18）

作用：

便于创建信息结构时选择字段。

2.4维护需求（MC1N）

以需求901为例，采购相关移动类型允许更新。

其他需求和901类似。

2.5维护公式（MC1P）

数量公式：

金额公式：

2.6维护自定义信息结构（MC21）

其中：

采购入库数量配置

采购入库金额：

其他出入库配置同采购入库。

入库数量调整配置：

注：

入库数量调整不会产生更新，入库调整主要更新发票校验、修改价格等无数量更新而有价值更新业务。

入库金额调整配置：

注：

入库调整主要更新发票校验、修改价格等“无数量”更新而“有价值”更新业务。